Постановление Коллегии Администрации Кемеровской области от 25.04.2019 № 267

 

РОССИЙСКАЯФЕДЕРАЦИЯ

КЕМЕРОВСКАЯОБЛАСТЬ

 

 

КОЛЛЕГИЯАДМИНИСТРАЦИИ КЕМЕРОВСКОЙ ОБЛАСТИ

 

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

 

 

от 25 апреля 2019 г. N 267

г. Кемерово

 

Об автоматизированнойинформационной системе «Электронный документооборот Администрации Кемеровскойобласти»

 

 

 

Во исполнение распоряженияКоллегии Администрации Кемеровской области от 16.11.2018 № 539-р «Обавтоматизированной информационной системе «Электронный документооборотАдминистрации Кемеровской области», в целях повышения эффективности организацииэлектронного документооборота и делопроизводства в органах власти Кемеровской области и органах местного самоуправленияКемеровской области Коллегия Администрации Кемеровской области

 

постановляет:

 

1. Утвердить прилагаемоеПоложение об автоматизированной информационной системе «Электронныйдокументооборот Администрации Кемеровской области».

2. Определить, что:

2.1. Функции по техническому и технологическому сопровождениюфункционирования системы автоматизированной информационной системы «Электронныйдокументооборот Администрации Кемеровской области» (далее– СЭД) реализует оператор информационной системы.

2.2. Уполномоченным органом СЭД являетсяАдминистрация Кемеровской области, которая реализует следующие функции:

2.2.1. В лице департамента документационногообеспечения Администрации Кемеровской области (уполномоченный поделопроизводству) обеспечивает организацию, ведение и совершенствованиеделопроизводства на основе единой политики и принципов применения современныхинформационных технологий в работе с документами, методического руководстваорганизацией делопроизводства и контроля соблюдения порядка работы сэлектронными документами в соответствии с инструкцией по делопроизводству висполнительных органах государственной власти Кемеровской области.

2.2.2. В лице отдела по защите информацииАдминистрации Кемеровской области (уполномоченный по защите информации)формирует требования по технической защите информации.

2.2.3. В лице управления по работе собращениями граждан Администрации Кемеровской области (уполномоченный по работес обращениями граждан) обеспечивает единую системуорганизации работы с обращениями граждан, разработки инструкций,устанавливающих порядок работы с обращениями граждан.

3. Исполнительным органам государственнойвласти Кемеровской области использовать в своей работе СЭД.

4. Рекомендовать органам государственнойвласти, органам местного самоуправления муниципальных образований Кемеровскойобласти использовать в работе СЭД.

5. Настоящее постановлениеподлежит опубликованию на сайте «Электронный бюллетень Коллегии АдминистрацииКемеровской области».

6. Контроль заисполнением настоящего постановления возложить на заместителяГубернатора Кемеровской области (по экономическому развитию) Венгера К.Г. изаместителя Губернатора Кемеровской области – руководителя аппаратаАдминистрации Кемеровской области Турбабу О.В.

 

 

 

Губернатор

Кемеровскойобласти          С.Е. Цивилев

 

 

 

 

Утверждено

постановлениемКоллегии

АдминистрацииКемеровской области

от 25 апреля 2019 г. № 267

 

 

ПОЛОЖЕНИЕ

об автоматизированной информационной системе

«Электронный документооборот Администрации Кемеровскойобласти»

 

 

1. Общие положения

 

1.1. Настоящее Положениеопределяет правила организации работы с использованием автоматизированнойинформационной системы «Электронный документооборот Администрации Кемеровскойобласти» (далее – СЭД), структуру и состав участников информационноговзаимодействия с использованием СЭД.

1.2. СЭД являетсяинформационной системой Администрации Кемеровской области, предназначенной дляорганизации электронного документооборота и делопроизводства в органахгосударственной власти Кемеровской области и органах местного самоуправлениямуниципальных образований Кемеровской области в части регистрации, отправки наознакомление, обсуждения, учета и хранения, исполнениявходящих, исходящих документов, нормативных правовых актов иорганизационно-распорядительных документов, обращений граждан, поручений;подготовки и согласования проектов документов; контроля исполнения документов;построения отчетных форм.

1.3. Основная задача СЭД- это комплексная автоматизация процессов и задач, связанных с организациейдокументооборота и делопроизводства Коллегии Администрации Кемеровской области,Администрации Кемеровской области, иных органов государственной властиКемеровской области, подведомственных им учреждений, органов местногосамоуправления муниципальных образований Кемеровской области, территориальныхорганов федеральных органов исполнительной власти в Кемеровской области, иныхорганизаций, участвующих в информационном взаимодействии с органамигосударственной власти Кемеровской области, с учетом требований федеральныхзаконов от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях изащите информации», от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращенийграждан Российской Федерации», от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»,от 06.04.2011 № 63-Ф3 «Об электронной подписи», иных нормативных правовых актовРоссийской Федерации, нормативных правовых актов Кемеровской области и настоящегоПоложения.

1.4. Пользователи СЭД -Коллегия Администрации Кемеровской области, Администрация Кемеровской области,иные органы государственной власти Кемеровской области, подведомственные имучреждения, органы местного самоуправления муниципальных образованийКемеровской области, территориальные органы федеральных органов исполнительнойвласти в Кемеровской области, иные организации, участвующие в информационномвзаимодействии с органами государственной власти Кемеровской области.

 

2. Основные функции СЭД

 

2.1. Организация работыс входящими документами: получение, регистрация,ознакомление, обсуждение, вынесение резолюций, контроль исполнения, направлениев дело.

2.2. Организация работыс исходящими документами: подготовка проектов документов, согласование,подписание (утверждение), регистрация, отправка адресату, направление в дело.

2.3. Организация работыс нормативными правовыми актами Кемеровской области и распорядительнымидокументами, имеющими ненормативный характер: подготовка проектов документов,согласование, подписание (утверждение), регистрация, публикация, ознакомление,вынесение резолюций, контроль исполнения, направление в дело.

2.4.Организация работы с обращениями граждан: информационная поддержка иавтоматизация документационного обеспечения процессов рассмотрения обращенийграждан и запросов информации, обеспечение учета и регистрации обращенийграждан и организаций, передачи их на рассмотрение адресатам, вынесениерезолюций, контроль исполнения, направление в дело.

2.5.Организация работы с поручениями, содержащимися в нормативных правовых актахПрезидента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации,поручениями Президента Российской Федерации, Правительства РоссийскойФедерации, поручениями, содержащимися в нормативных правовых актах ГубернатораКемеровской области, Коллегии Администрации Кемеровской области, поручениямиГубернатора Кемеровской области, Коллегии Администрации Кемеровской области,поручениями Губернатора, содержащимися в резолюциях к входящим документам,поручениями , не связанными с документом: контрольисполнения поручения, списание в дело.

2.6. Обеспечение участияв электронном документообороте мобильных рабочих мест для членов КоллегииАдминистрации Кемеровской области.

2.7. Обеспечениевозможности актуализации справочников и классификаторов.

2.8. Обеспечениевозможности учета, поиска и аналитической обработки данных.

2.9. Обеспечениеавтоматизации формирования и рассылки уведомлений по различным событиям(действиям) с документом (проектом) документа (например, уведомления орегистрации, о визировании, о подписании, истечении срока по исполнению и др.).

2.10. Обеспечениеразграничения доступа к информации, содержащейся в СЭД.

2.11. Обеспечение учетавсех видов нормативных правовых актов и поручений.

2.12. Обеспечение учетафактов возврата проектов нормативных правовых актов и распорядительныхдокументов на доработку.

2.13. С озданиеи хранение в СЭД электронного документа, который будет иметь гриф ограничениядоступа «совершенно секретно», «секретно» или «для служебного пользования», недопускается.

 

3. Структура СЭД

 

3.1. Модули СЭД:

1) модули общегопользования:

модуль «Входящиедокументы»;

модуль «Исходящиедокументы»;

модуль «Общиесправочники»;

2) модули специальногоназначения:

модуль «Мобильноерабочее место членов Коллегии Администрации Кемеровской области»;

модуль «Канцелярия»:

а) организация работы сраспорядительными документами;

б) организация работы сослужебной корреспонденцией;

в) учет и контроль заисполнением документов;

модуль «Обращенияграждан»;

модульадминистрирования.

3.2. Интегрирование модулей СЭД с другими информационными системами:

1) порталомССТУ.РФ (Сетевой Справочный Телефонный Узел) в информационно-телекоммуникационнойсети «Интернет» для автоматической выгрузки результатов рассмотрения обращенийграждан в его специализированный раздел «Результаты рассмотрения обращений»(РРО);

2) системоймежведомственного электронного документооборота.

 

4. Организация деятельности участников информационноговзаимодействия

с использованием СЭД

 

4.1. Участникамиинформационного взаимодействия с использованием СЭД являются оператор СЭД,уполномоченный орган СЭД в лице уполномоченного по делопроизводству,уполномоченного по защите информации, уполномоченного по работе с обращениямиграждан, пользователи СЭД.

4.2. Оператор СЭД:

4.2.1. Обеспечивает техническое итехнологическое сопровождение функционирования системы.

4.2.2. Организует подключение участниковинформационного взаимодействия к СЭД путем предоставления прав доступа дляучастников информационного взаимодействия согласно направленной участникамиинформационного взаимодействия информации в соответствии с установленнымипорядком предоставления прав доступа и право-ролевой политикой.

4.2.3. По письменному запросу участниковинформационного взаимодействия обеспечивает генерацию ключей электронныхподписей, подтверждающих право подписи подписанта.

4.2.4. Обеспечивает приостановление либоаннулирование действия ключей электронных подписей при возникновении инцидентовинформационной безопасности.

4.2.5. Обеспечивает создание, ведение иподдержание в актуальном состоянии реестра ключей электронных подписейучастников информационного взаимодействия согласно информации, предоставленнойучастниками информационного взаимодействия.

4.2.6. Обеспечивает конфиденциальность присоздании и хранении ключей электронных подписей в СЭД.

4.2.7. Обеспечивает функционирование комплексапрограммно-технических средств СЭД.

4.2.8. Обеспечивает актуализацию справочников иклассификаторов, необходимых для реализации функций СЭД, согласно информации,предоставляемой участниками информационного взаимодействия.

4.2.9. Осуществляет информационную иконсультационную поддержку участников информационного взаимодействия повопросам подключения к СЭД и работе в СЭД.

4.2.10. Обеспечивает выполнение требований потехнической защите информации, содержащейся в СЭД, на основе требований поинформационной безопасности СЭД.

4.2.11. Осуществляет резервное хранение ивосстановление информации в СЭД.

4.2.12. Формирует и выдает пользователям СЭДучетные данные.

4.2.13. Определяет порядок предоставления правдоступа к информации, содержащейся в СЭД.

4.2.14. Определяетправо-ролевую политику в целях обеспечения разграничения прав доступа кинформации, содержащейся в СЭД.

4.2.15. Определяет перечни сотрудниковоператора, наделенных правом проставления электронной подписи в СЭД,обеспечивающих функционирование СЭД, перечень делопроизводителей в СЭД, переченьответственных за организационное обеспечение рассмотрения обращений граждан вСЭД.

4.2.16. В случаях возникновения правапроставления подписи, отзыва права проставления подписи, изменения правапроставления подписи, изменения фамилии, имени или отчества сотрудников,плановых изменений, касающихся сотрудников (в том числе при их увольнении),имеющих право доступа к информации, содержащейся в СЭД, принимает меры дляпредотвращения инцидентов информационной безопасности.

4.2.17. Обеспечивает неразглашение информации,содержащейся в СЭД, третьим лицам без согласования с уполномоченным органом.

4.3. Оператор СЭД имеет право:

4.3.1. Запрашивать актуальную информацию осотрудниках участников информационного взаимодействия, осуществляющихдеятельность в СЭД.

4.3.2. Изменять (приостанавливать, прекращать)право доступа к информации, содержащейся в СЭД, участников информационноговзаимодействия как по письменным запросам участников информационноговзаимодействия, так и в одностороннем порядке при выявлении инцидентовинформационной безопасности.

4.3.3. Отклонять запросы на предоставление правдоступа к информации, содержащейся в СЭД, в соответствии с право-ролевойполитикой.

4.3.4. Определять настройки сервисного модуля,включающего в себя базовые и технологические сервисы, обеспечивающие работу ивзаимодействие всех модулей СЭД, а также взаимодействие с иными информационнымисистемами.

4.3.5. Определять время проведения регламентныхработ для поддержания работоспособности СЭД в соответствии с требованиямиэксплуатационной документации.

4.4. Уполномоченный поделопроизводству в рамках своей компетенции:

4.4.1.Осуществляет контроль соблюдения установленного порядка работы с электроннымидокументами в соответствиис инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах государственнойвласти Кемеровской области .

4.4.2.Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства сиспользованием СЭД.

4.4.3. Осуществляет разработкурегламентов и инструкций делопроизводства, доводит их требования до участниковинформационного взаимодействия.

4.4.4.Поддерживает в актуальном состоянии специализированный справочник органоввласти и организаций СЭД.

4.5.Уполномоченный по делопроизводству имеет право:

4.5.1. Вносить предложения оператору СЭД онеобходимых изменениях в целях оптимизации и развития модулей СЭД.

4.5.2. Отклонять запросы на расширениеправ доступа к информации, содержащейся в СЭД, в рамках своей компетенции.

4.6. Уполномоченный позащите информации:

4.6.1. Определяет требования по информационнойбезопасности СЭД.

4.6.2. Проводит работы по внедрениюпрограммно-аппаратных средств для защиты информации от несанкционированногодоступа на рабочих местах пользователей СЭД в Администрации Кемеровскойобласти.

4.7. Уполномоченный позащите информации имеет право определять требования к защите информациина рабочих местах участников информационного взаимодействия, имеющих доступ кСЭД.

4.8. Уполномоченный по работе с обращениямиграждан в рамках своей компетенции:

4.8.1. Определяет порядок работы с информацией,размещаемой в СЭД, по согласованию с оператором СЭД.

4.8.2. Осуществляет методическое руководство поутвержденному порядку работы с информацией в СЭД.

4.8.3. Осуществляет разработку регламентов,инструкций и доводит их требования до участников информационного взаимодействияСЭД.

4.9. Уполномоченный по работе с обращениямиграждан имеет право вносить предложения оператору СЭД о необходимых измененияхв целях оптимизации и развития модулей СЭД.

4.10. Уполномоченный орган СЭД, п ользователи СЭД:

4.10.1. Назначают ответственных сотрудников,уполномоченных осуществлять информационное и техническое взаимодействие соператором СЭД, и представляют информацию об ответственных сотрудникахоператору СЭД.

4.10.2. Для авторизации пользователя СЭДиспользуют персонализированные учетные данные.

4.10.3. В целях получения прав доступа иреализации подпункта 3.2.2 настоящего Положения представляют оператору СЭДследующий перечень информации:

о сотрудниках, наделенных правом проставленияэлектронной подписи в СЭД;

о делопроизводителях в СЭД;

о сотрудниках, ответственных за организационноеобеспечение рассмотрения обращений граждан в СЭД.

4.10.4. В целях обеспечения актуальности реестраэлектронных подписей незамедлительно доводят до оператора СЭД информацию ослучаях возникновения права проставления подписи, отзыва права проставленияподписи, изменения права проставления подписи или в случае изменения фамилии,имени или отчества сотрудников.

4.10.5. За 3 рабочих дня до предполагаемогособытия доводят до оператора СЭД информацию в случае плановых изменений,касающихся сотрудников (в том числе при их увольнении), имеющих право доступа кинформации, содержащейся в СЭД.

4.10.6. По мере необходимости представляютоператору СЭД информацию для актуализации справочников и классификаторов, необходимыхдля реализации функций СЭД.

4.10.7. Обеспечивают неразглашение информации,содержащейся в СЭД, третьим лицам без согласования с оператором СЭД иуполномоченными в рамках компетенции.

4.10.8. Обеспечивают выполнение требований потехнической защите информации на рабочих местах СЭД.

4.10.9. Несут ответственность, предусмотреннуюдействующим законодательством, за полноту и достоверность информации,размещаемой в СЭД и направленной оператору СЭД.

4.11. Уполномоченный орган СЭД, п ользователи СЭД имеютправо:

4.11.1. Запрашивать у других участниковвзаимодействия права доступа к информации, содержащейся в СЭД, в объеме,необходимом для выполнения должностных обязанностей.

4.11.2. Инициировать актуализацию информации осотрудниках, осуществляющих деятельность в СЭД, представив необходимые данныеоператору СЭД.

4.11.3. Вносить предложения уполномоченныморганам СЭД и оператору СЭД о необходимых изменениях в целях оптимизации иразвития модулей СЭД.