Приложение
Административный регламент предоставления государственной услуги «Определение источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами и состава архивных документов, подлежащих приему на государственное хранение от органов государственной власти кемеровской области и местного самоуправления, организаций и граждан» 1. общие положения
1.1.Административный регламент предоставления государственной услуги "Определение источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами и состава архивных документов, подлежащих приему на государственное хранение от органов государственной власти Кемеровской области и местного самоуправления, организаций и граждан" (далее - государственная услуга) разработан в целях повышения качества предоставления и доступности результатов предоставления государственной услуги, создания комфортных условий для участников отношений, возникающих при предоставлении государственной услуги, определения сроков и порядка взаимодействия между архивным управлением Кемеровской области, государственными и муниципальными архивами, органами государственной власти Кемеровской области, юридическими и физическими лицами при ее предоставлении.
1.2.Предоставление государственной услуги осуществляется архивным управлением Кемеровской области (далее - управление). На основании решения экспертно-проверочной комиссии управления (далее - ЭПК) предоставление государственной услуги осуществляется во взаимодействии с государственными и муниципальными архивами, органами государственной власти Кемеровской области и органами местного самоуправления, организациями и гражданами, собственниками или владельцами архивных документов.
1.3.Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:
Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 25.10.2004, N 43, ст. 4169);
приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 14.05.2007, N 20);
постановлением Коллегии Администрации Кемеровской области от 16.10.2008 N 446 "Об утверждении Положения об архивном управлении Кемеровской области" (Информационный бюллетень Коллегии Администрации Кемеровской области, 2008, N 10, ч. 2).
1.4.Результатом предоставления государственной услуги является:
определение источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами;
определение состава архивных документов, подлежащих приему на государственное хранение от органов государственной власти Кемеровской области и местного самоуправления, организаций и граждан.
1.5.Описание заявителей
Заявителями при предоставлении государственной услуги являются органы государственной власти Кемеровской области и местного самоуправления, организации и граждане, государственные и муниципальные архивы.
1.6.Государственная услуга предоставляется бесплатно.
2.Требования к порядку предоставления
государственной услуги
2.1.Порядок информирования о правилах предоставления государственной услуги
2.1.1.Местонахождение управления и его почтовый адрес: 650000, г. Кемерово, ул. Красная, д. 7.
2.1.2.Электронный адрес управления: arh-upr@ako.ru, agnl@mail.ru.
2.1.3.Телефоны управления: (8-384-2) 58-30-56, 58-41-87.
2.1.4.Информация о местонахождении государственных и муниципальных архивов, с которыми осуществляется взаимодействие при предоставлении государственной услуги, их почтовом и электронном адресах, контактных телефонах дана в приложении N 1 к настоящему административному регламенту, а также на web-странице управления по электронному адресу http://www.kemobl.ru/Official/ARHUPR/strukt.asp?C115=On&n=1.
2.1.5.На информационном стенде в помещении управления размещаются:
текст административного регламента с приложениями;
блок-схема предоставления государственной услуги (приложение N 2 к настоящему административному регламенту).
2.1.6.Время работы, предоставление технического перерыва, перерыва для отдыха и питания специалистов управления устанавливается служебным распорядком с соблюдением графика (режима) работы управления.
Рабочие дни: понедельник, вторник, среда, четверг, пятница. Выходные дни: суббота, воскресенье.
Часы работы: 8.30 - 17.30. Обеденный перерыв: 12.00 - 13.00.
2.1.7.Информация о предоставляемой управлением государственной услуге предоставляется непосредственно в помещении управления, а также по телефону и электронной почте.
2.1.8.При ответах на телефонные звонки сотрудник управления подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информирует заявителя по интересующим его вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.
2.1.9.В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заявителя время для устного информирования (с учетом графика работы управления).
2.1.10.При информировании при личном обращении специалист управления обязан принять заявителя в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы управления.
2.1.11.При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заявителя в течение 30 дней со дня поступления обращения.
2.1.12.При информировании в форме ответов по электронной почте ответ на обращение направляется по электронной почте на электронный адрес заявителя в течение 30 дней со дня обращения.
2.1.13.Основанием для предоставления государственной услуги является письменное обращение заявителя в адрес управления, государственных архивов.
2.1.14.В официальном письме с возможной полнотой указываются следующие реквизиты:
2.1.14.1.Наименование должности руководителя управления или архива, которому оно адресовано.
2.1.14.2.Полное наименование юридического лица.
2.1.14.3.Юридический или фактический адрес юридического лица.
2.1.14.4.Фамилия, имя, отчество гражданина (физического лица).
2.1.15.Для получения государственной услуги органы государственной власти Кемеровской области и местного самоуправления, организации представляют в управление вместе с сопроводительным письмом следующие документы:
историческую справку с указанием значения в отрасли;
описи дел постоянного хранения и по личному составу;
предложения о решении спорных вопросов по отбору и приему документов на государственное хранение с изложением существа спора, решение экспертной комиссии организации по этому вопросу, предложения об изменении сроков хранения отдельных документов с обоснованием предлагаемых сроков хранения, решения экспертной комиссии организации по этому вопросу;
номенклатуру дел;
перечни с указанием сроков хранения (ведомственные, типовые);
инструкции по делопроизводству.
2.1.16.Для получения государственной услуги гражданин представляет в управление письмо с обоснованием:
его вклада в развитие науки, техники, культуры и других областей деятельности;
его роли в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества.
Гражданин описывает дружеские, творческие, родственные связи, указывает место работы, занимаемую должность, состав и содержание собранных архивных документов.
2.1.17.Для получения государственной услуги государственные и муниципальные архивы представляют в управление с сопроводительным письмом следующие документы:
списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов Кемеровской области;
предложения о внесении в список организаций - источников комплектования и список граждан (собственников или владельцев архивных документов) и об исключении из списка организаций - источников комплектования и граждан (собственников или владельцев архивных документов);
графики научно-технической обработки (упорядочения), представления номенклатур дел, приема на государственное хранение архивных документов;
описи дел постоянного хранения и по личному составу;
перечни копий документов, подлежащих постоянному хранению на правах подлинников;
перечни проектов (объектов) научно-технической документации, подлежащих приему в государственные архивы;
описи документов на электронных носителях, подлежащих приему на государственное хранение;
номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, положения об архивах, экспертных комиссиях (экспертно-методических комиссиях) органов государственной власти, местного самоуправления, организаций, государственных и муниципальных архивов;
акты органов государственной власти и местного самоуправления, организаций о выделении к уничтожению документов и дел, имеющих отметку "ЭПК";
проекты методических и научно-исследовательских работ по вопросам приема на государственное хранение архивных документов;
заключения на представленные документы.
2.2.Основания для отказа в предоставлении государственной услуги
Государственная услуга не предоставляется в случае ненадлежащего оформления представленных документов, либо при предоставлении неполного перечня документов, определенных пунктами 2.1.15, 2.1.16, 2.1.17 настоящего административного регламента.
2.3.Требования к удобству и комфорту места приема заявителей
2.3.1.Организация приема по информированию о выполнении государственной услуги осуществляется сотрудниками управления на рабочих местах в соответствии с графиком работы, установленным в пункте 2.1.6 настоящего административного регламента.
2.3.2.Вход в здание управления - по пропуску. Оформление пропусков осуществляется при предъявлении заявителями документов, удостоверяющих личность.
2.3.3.Место ожидания заявителей (холл управления) оборудуется местами для сидения (кресла, стулья).
3.Административные процедуры
Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
прием и регистрация документов, поступивших от органов государственной власти Кемеровской области и местного самоуправления, организаций, государственных и муниципальных архивов, граждан; принятие решения о возможности предоставления государственной услуги;
подготовка представленных документов к рассмотрению на заседании ЭПК;
определение источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами и состава архивных документов, подлежащих приему на государственное хранение от органов государственной власти Кемеровской области и местного самоуправления, организаций и граждан.
3.1.Прием и регистрация документов, поступивших от органов государственной власти Кемеровской области, местного самоуправления, организаций, государственных и муниципальных архивов, граждан.
Проверка комплектности и правильности оформления
поступивших документов
3.1.1.Основанием для предоставления государственной услуги является письменное обращение заявителя в адрес управления с комплектом документов, необходимых для предоставления государственной услуги, определенных пунктами 2.1.15, 2.1.16, 2.1.17.
3.1.2.Прием и регистрацию документов, поступивших от органов государственной власти Кемеровской области и местного самоуправления, организаций, государственных и муниципальных архивов, граждан (далее - заявители) осуществляет в течение одного рабочего дня уполномоченный сотрудник управления.
3.1.3.При приеме поступивших документов уполномоченный сотрудник управления проверяет комплектность документов, поступивших от заявителей.
3.1.4.При выявлении в ходе проверки факта представления заявителем неполного перечня документов, установленных настоящим административным регламентом, уполномоченный сотрудник готовит уведомление с обоснованием отказа в предоставлении государственной услуги за подписью начальника управления и не позднее 3 рабочих дней с момента регистрации направляет его заявителю по адресу, указанному в бланке сопроводительного письма. При этом заявителю разъясняется право на повторное обращение за государственной услугой при устранении выявленных нарушений.
3.1.5.После регистрации поступившие от заявителей документы в течение одного рабочего дня направляются уполномоченным сотрудником управления для рассмотрения членами ЭПК и принятия решения.
3.1.6.Члены ЭПК в течение 10 рабочих дней с момента поступления документов осуществляют их предварительную оценку.
3.2.Подготовка представленных документов к рассмотрению на заседании ЭПК
При отсутствии замечаний на поступившие документы члены ЭПК составляют заключения и представляют документы к рассмотрению на заседании ЭПК.
При наличии замечаний к представленным документам уполномоченный сотрудник управления уведомляет заявителя об отказе в предоставлении государственной услуги с указанием причин и разъясняет заявителю права на повторное обращение за государственной услугой при условии устранения выявленных замечаний.
3.3.Определение источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами и состава архивных документов, подлежащих приему на государственное хранение от органов государственной власти Кемеровской области и местного самоуправления, организаций и граждан
3.3.1.Определение источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами и состава архивных документов, подлежащих приему на государственное хранение от органов государственной власти Кемеровской области и местного самоуправления, организаций и граждан, осуществляется на заседаниях ЭПК, которые проводятся 1 раз в месяц (четверг последней недели месяца).
3.3.2.На представленных документах оформляется гриф согласования (или утверждения) ЭПК управления с указанием номера и даты протокола ЭПК.
3.3.3.Решение ЭПК о согласовании (или утверждении) документов после утверждения протокола заседания ЭПК начальником управления подписывается председателем ЭПК и уполномоченным сотрудником, заверяется печатью управления и направляется в течение 7 дней в адрес организации, представившей документы.
3.3.4.Общий срок предоставления государственной услуги составляет 30 дней со дня поступления пакета документов в управление.
4.Порядок и формы контроля за предоставлением
государственной услуги
4.1.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, и принятием решений осуществляется должностным лицом управления, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги.
4.2.Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения положений настоящего административного регламента.
4.3.Управление осуществляет контроль за предоставлением государственной услуги государственными архивами Кемеровской области.
4.4.Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц управления и государственных архивов Кемеровской области.
4.5.По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
4.6.Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы управления) и внеплановыми. Проверка может проводиться и по конкретному обращению заявителя.
4.7.Для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются государственные гражданские служащие управления.
4.8.Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
Справки подписываются всеми членами комиссии. Члены комиссии, не согласные с выводами комиссии, могут приложить к справке особое мнение о результатах проведенной проверки.
5.Порядок обжалования действий (бездействия) и решений,
осуществляемых (принятых) в ходе предоставления
государственной услуги
5.1.Заявитель имеет право на обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц управления, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги, в досудебном порядке путем обращения к начальнику управления или в суд в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
5.2.Заявитель может обратиться с жалобой лично или направить письменную жалобу на имя начальника управления.
В письменном обращении (жалобе) указываются:
фамилия, имя, отчество заявителя (а также фамилия, имя, отчество уполномоченного представителя в случае обращения с жалобой представителя);
полное наименование юридического лица (в случае обращения от имени юридического лица);
почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
предмет обращения (изложение сути жалобы);
сведения о способе информирования заявителя о принятых мерах по результатам рассмотрения его обращения;
личная подпись заявителя (его уполномоченного представителя) и дата составления обращения.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.
5.3.Начальник управления:
обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;
вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы от государственных органов Кемеровской области, органов местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
5.4.Ответ на жалобу подписывается начальником управления, его заместителем.
5.5.Ответ на жалобу, поступившую в управление, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
5.6.Письменная жалоба, поступившая в управление, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы с уведомлением заинтересованных лиц о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.
5.7.По результатам рассмотрения жалобы принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в удовлетворении жалобы.
5.8.Заявителю направляется письменное сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.
5.9.Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в ней вопросов.
5.10.Если заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, действия (бездействие) управления могут быть обжалованы в вышестоящие органы в досудебном и судебном порядке в соответствии с действующим законодательством.
Заместитель Губернатора -
руководитель аппарата
Администрации
Кемеровской области
Е.М.БАРАНОВ