Приложение к Постановлению от 10.08.2010 г № 341 Административный регламент
Административный регламент исполнения государственной функции «Согласование списка источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами и состава архивных документов, подлежащих приему на государственное хранение от государственных и муниципальных архивов, органов государственной власти кемеровской области и местного самоуправления, организаций и граждан» 1. общие положения
1.1.Административный регламент исполнения государственной функции "Согласование списка источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами и состава архивных документов, подлежащих приему на государственное хранение от государственных и муниципальных архивов, органов государственной власти Кемеровской области и местного самоуправления, организаций и граждан" (далее - регламент) определяет последовательность и сроки действий (административных процедур) при исполнении государственной функции "Согласование списка источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами и состава архивных документов, подлежащих приему на государственное хранение от государственных и муниципальных архивов, органов государственной власти Кемеровской области и местного самоуправления, организаций и граждан" (далее - государственная функция), разработан в целях повышения качества исполнения государственной функции, создания комфортных условий для участников отношений, возникающих при исполнении государственной функции, определения и порядка взаимодействия между архивным управлением Кемеровской области, органами государственной власти Кемеровской области, местного самоуправления, организациями и гражданами при ее исполнении.
1.2.Исполнение государственной функции осуществляется архивным управлением Кемеровской области (далее - управление). Государственная функция осуществляется во взаимодействии с органами государственной власти Кемеровской области и местного самоуправления, организациями и гражданами.
1.3.Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:
Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 25.10.2004, N 43, ст. 4169);
приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 14.05.2007, N 20);
постановлением Коллегии Администрации Кемеровской области от 16.10.2008 N 446 "Об утверждении Положения об архивном управлении Кемеровской области" (Информационный бюллетень Коллегии Администрации Кемеровской области, 2008, N 10, ч. 2).
1.4.Результатом исполнения государственной функции является:
согласование списка источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами;
отказ в согласовании списка источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами;
определение состава архивных документов, подлежащих приему на государственное хранение от государственных и муниципальных архивов, органов государственной власти Кемеровской области и местного самоуправления, организаций и граждан.
1.5.Описание заявителей
Заявителями при исполнении государственной функции являются государственные и муниципальные архивы, органы государственной власти Кемеровской области и местного самоуправления, организации и граждане.
1.6.Государственная функция исполняется бесплатно.
2.Требования к порядку исполнения государственной функции
2.1.Порядок информирования о правилах исполнения государственной функции
2.1.1.Информация о порядке исполнения государственной функции предоставляется:
а) непосредственно в помещении управления, по телефону и электронной почте, а также посредством письменного обращения, направленного по почте;
б) в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет);
в) в средствах массовой информации (областная газета "Кузбасс", сборник "Информационный бюллетень Коллегии Администрации Кемеровской области, сайт "Электронный бюллетень Коллегии Администрации Кемеровской области").
2.1.2.Информация о местонахождении управления, государственных и муниципальных архивов, с которыми осуществляется взаимодействие при исполнении государственной функции, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах дана в приложении N 1 к настоящему регламенту, а также размещается на информационном Интернет-портале органов государственной власти Кемеровской области на web-странице управления http://www.kemobl.ru/Official/ARHUPR/strukt.asp?C115=On &n=1.
2.1.3.На информационном стенде в помещении управления размещаются:
текст административного регламента с приложениями;
блок-схема исполнения государственной функции (приложение N 2 к настоящему административному регламенту).
2.1.4.Время работы, предоставления технического перерыва, перерыва для отдыха и питания специалистов управления устанавливается служебным распорядком с соблюдением графика (режима) работы управления.
Рабочие дни: понедельник, вторник, среда, четверг, пятница. Выходные дни: суббота, воскресенье.
Часы работы: 8.30 - 17.30. Обеденный перерыв: 12.00 - 13.00. Технический перерыв 11.00 - 11.15.
2.1.5.При ответах на телефонные звонки сотрудник управления подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информирует заявителя по интересующим его вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.
2.1.6.В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник может предложить заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заявителя время для устного информирования (с учетом графика работы управления).
2.1.7.При информировании посредством личного обращения специалист управления обязан принять заявителя в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы управления.
2.1.8.При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заявителя в течение 30 дней со дня поступления обращения.
2.1.9.При информировании по электронной почте ответ на обращение направляется на электронный адрес заявителя в течение 30 дней со дня поступления обращения.
2.1.10.Основанием для исполнения государственной функции является письменное обращение заявителя в адрес управления.
2.1.11.В письменном обращении с возможной полнотой указываются следующие реквизиты:
а) наименование должности руководителя управления или архива, которому оно адресовано;
б) полное наименование юридического лица;
в) юридический или фактический адрес юридического лица;
г) фамилия, имя, отчество гражданина (физического лица).
2.2.Перечень документов, необходимых для исполнения государственной функции
2.2.1.Государственные и муниципальные архивы направляют в управление для исполнения государственной функции:
а) списки источников комплектования государственных архивов Кемеровской области и муниципальных архивов с экспертным заключением, где дается обоснование целесообразности включения организаций, их видов, форм приема;
б) предложения о внесении в список организаций-источников комплектования с экспертным заключением, где дается обоснование целесообразности включения организаций, их видов, форм приема;
в) предложения об исключении из списка организаций - источников комплектования при их ликвидации с подтверждающим пакетом документов при расторжении договора с негосударственными организациями.
2.2.2.Органы государственной власти Кемеровской области и местного самоуправления, организации для определения состава архивных документов направляют в управление вместе с сопроводительным письмом следующие документы:
историческую справку с указанием значения в отрасли;
описи дел постоянного хранения и по личному составу;
предложения о решении спорных вопросов по отбору и приему документов на государственное хранение с изложением существа спора, решение экспертной комиссии организации по этому вопросу, предложения об изменении сроков хранения отдельных документов с обоснованием предлагаемых сроков хранения, решения экспертной комиссии организации по этому вопросу;
номенклатуру дел;
перечни с указанием сроков хранения (ведомственные, типовые);
инструкции по делопроизводству.
2.2.3.Гражданин для определения состава архивных документов направляет в управление письмо с обоснованием:
его вклада в развитие науки, техники, культуры и других областей деятельности;
его роли в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества;
описывает дружеские, творческие, родственные связи, указывает место работы, занимаемую должность, состав и содержание собранных архивных документов.
2.3.Основания для отказа в исполнении государственной функции
Государственная функция не исполняется в случае ненадлежащего оформления представленных документов (отсутствие реквизитов, подписи, заверенных копий документов в случаях, предусмотренных законодательством, неразборчивый текст) либо при представлении неполного перечня документов, определенных пунктами 2.2.1 - 2.2.3 настоящего административного регламента.
2.4.Требования к удобству и комфорту места приема заявителей
2.4.1.Организация приема по информированию об исполнении государственной функции осуществляется сотрудниками управления на рабочих местах в соответствии с графиком работы, установленным в пункте 2.1.4 настоящего административного регламента.
2.4.2.Вход в здание управления - по пропуску. Оформление пропусков осуществляется при предъявлении заявителями документов, удостоверяющих личность.
2.4.3.Место ожидания заявителей (холл управления) оборудуется местами для сидения (кресла, стулья).
3.Административные процедуры
Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:
прием и регистрация документов, поступивших от государственных и муниципальных архивов, органов государственной власти Кемеровской области и местного самоуправления, организаций, граждан, проверка комплектности и правильности оформления поступивших документов;
подготовка представленных документов к рассмотрению на заседании экспертно-проверочной комиссии управления (далее - ЭПК);
рассмотрение представленных документов на заседании ЭПК.
3.1.Прием и регистрация документов, поступивших от государственных и муниципальных архивов, органов государственной власти Кемеровской области, местного самоуправления, организаций и граждан. Проверка комплектности и правильности поступивших документов
3.1.1.Прием и регистрацию документов, поступивших от государственных и муниципальных архивов, органов государственной власти Кемеровской области и местного самоуправления, организаций и граждан, осуществляет в течение 1 рабочего дня уполномоченный сотрудник управления.
3.1.2.При приеме поступивших документов уполномоченный сотрудник управления проверяет комплектность документов, предусмотренных настоящим регламентом, поступивших от заявителей.
3.1.3.При выявлении в ходе проверки нарушений, указанных в подразделе 2.3 настоящего регламента, уполномоченный сотрудник управления готовит уведомление об отказе с указанием основания отказа в исполнении государственной функции за подписью начальника управления и не позднее 3 рабочих дней с момента регистрации направляет его заявителю по адресу, указанному в бланке сопроводительного письма. При этом заявителю разъясняется право на повторное обращение при устранении выявленных нарушений.
3.2.Подготовка представленных документов к рассмотрению на заседании ЭПК
3.2.1.После регистрации поступившие от заявителей документы в течение 1 рабочего дня направляются уполномоченным сотрудником управления председателю ЭПК. Председатель ЭПК рассматривает поступившие документы в течение 3 дней, определяет членов ЭПК, ответственных за рассмотрение поступивших документов, и возвращает документы уполномоченному сотруднику управления.
3.2.2.Уполномоченный сотрудник в течение 1 дня передает документы членам ЭПК, ответственным за рассмотрение поступивших документов.
3.2.3.Члены ЭПК в течение 3 рабочих дней с момента поступления документов осуществляют их предварительную оценку. При отсутствии замечаний на поступившие документы члены ЭПК составляют заключение в течение 2 рабочих дней и представляют документы к рассмотрению на заседании ЭПК.
3.2.4.При выявлении замечаний на поступившие документы члены ЭПК в течение 1 дня возвращают документы уполномоченному сотруднику архивного управления.
3.2.5.Уполномоченный сотрудник архивного управления в течение 3 дней письменно информирует заявителя о выявленных замечаниях. В случае, если по истечении 15 дней заявитель не представит в управление необходимые и правильно оформленные документы, уполномоченный сотрудник готовит уведомление с обоснованием отказа в рассмотрении документов на заседании ЭПК.
3.3.Рассмотрение представленных документов на заседании ЭПК
3.3.1.Заседания ЭПК проводятся по мере поступления документов (четверг второй и последней недели месяца).
3.3.2.Повестка дня очередного заседания ЭПК и весь комплект рассматриваемых документов передаются уполномоченным сотрудником председателю ЭПК не позднее чем за 5 дней до заседания.
3.3.3.Решение ЭПК о согласовании списка источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами и утверждения состава архивных документов, подлежащих приему на государственное хранение от государственных и муниципальных архивов, органов государственной власти Кемеровской области и местного самоуправления, организаций и граждан, после утверждения протокола заседания ЭПК начальником управления подписывается председателем ЭПК и уполномоченным сотрудником управления, заверяется печатью управления и направляется в течение 7 дней в адрес государственных и муниципальных архивов, органов государственной власти Кемеровской области и местного самоуправления, организаций и граждан, представивших документы.
3.3.4.Общий срок исполнения государственной функции составляет 30 дней со дня поступления документов.
4.Порядок и формы контроля за исполнением
государственной функции
4.1.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции, и принятием решений осуществляется должностным лицом управления, ответственным за организацию работы по исполнению государственной функции.
4.2.Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по исполнению государственной функции, проверок соблюдения и исполнения положений настоящего регламента.
4.3.Управление осуществляет контроль за исполнением государственной функции государственными архивами Кемеровской области.
4.4.Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц управления и государственных архивов Кемеровской области.
4.5.По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
4.6.Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы управления) и внеплановыми. Проверка может проводиться и по конкретному обращению заявителя.
4.7.Для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной функции формируется комиссия, в состав которой включаются государственные гражданские служащие управления.
4.8.Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
Справки подписываются всеми членами комиссии. Члены комиссии, не согласные с выводами комиссии, могут приложить к справке особое мнение о результатах проведенной проверки.
5.Порядок обжалования действий (бездействия) и решений,
осуществляемых (принятых) в ходе исполнения
государственной функции
5.1.Заявитель имеет право на обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц управления, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции в досудебном порядке, путем обращения к начальнику управления или в суд в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
5.2.Заявитель может обратиться с жалобой лично или направить письменную жалобу на имя начальника управления.
В письменном обращении (жалобе) указываются:
фамилия, имя, отчество заявителя (а также фамилия, имя, отчество уполномоченного представителя в случае обращения с жалобой представителя);
полное наименование юридического лица (в случае обращения от имени юридического лица);
почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
предмет обращения (изложение сути жалобы);
сведения о способе информирования заявителя о принятых мерах по результатам рассмотрения его обращения;
личная подпись заявителя (его уполномоченного представителя) и дата составления обращения.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.
5.3.Начальник управления:
обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;
вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в государственных органах Кемеровской области, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
5.4.Ответ на жалобу подписывается начальником управления, его заместителем.
5.5.Ответ на жалобу, поступившую в управление, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
5.6.Письменная жалоба, поступившая в управление, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы с уведомлением заинтересованных лиц о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.
5.7.По результатам рассмотрения жалобы принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в удовлетворении жалобы.
5.8.Заявителю направляется письменное сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.
5.9.Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в ней вопросов.
5.10.Если заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, действия (бездействие) управления могут быть обжалованы в вышестоящие органы в досудебном и судебном порядке в соответствии с действующим законодательством.
Начальник архивного управления
Кемеровской области
Т.В.АКИБОВА