Приложение к Постановлению от 06.04.2011 г № 202 Административный регламент
Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива" 1. общие положения
1.1.Настоящий административный регламент предоставления муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива" (далее - административный регламент) разработан в целях повышения качества исполнения и доступности результатов исполнения муниципальной услуги и определяет сроки и последовательность действий архивного отдела администрации муниципального района (далее - административные процедуры) при предоставлении муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива" (далее - муниципальная услуга).
1.2.Пользователями муниципальной услуги являются организации-источники комплектования архивного отдела администрации Ленинск-Кузнецкого муниципального района, государственные, федеральные учреждения, а также иные организации, находящиеся на территории Ленинск-Кузнецкого муниципального района на основе заключения "Соглашения об отношениях и сотрудничестве в области архивного дела".
2.Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1.Наименование муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива".
2.2.Предоставление муниципальной услуги осуществляется архивным отделом администрации Ленинск-Кузнецкого муниципального района (далее - архивным отделом).
2.3.Результатом предоставления муниципальной услуги является решение ЭПК:
- о согласовании положений об экспертной комиссии организации, архиве организации, инструкции по делопроизводству, описей дел по личному составу и иных документов по делопроизводству и архивному делу организаций-источников комплектования архивного отдела;
- о согласовании описей дел постоянного хранения, актов о выделении дел к уничтожению;
- о согласовании номенклатур дел организаций;
- об отказе согласования (возвращение на доработку) документов по архивному делу и делопроизводству.
2.4.Сроки предоставления муниципальной услуги.
Предоставление муниципальной услуги осуществляется по запросу организации-получателя муниципальной услуги в течение 30 дней со дня поступления запроса в архивный отдел, не считая времени ожидания документов от организации при дополнительной запросе.
2.5.Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации;
- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. Утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19;
- Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Федеральным законом от 06 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";
- Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 17 июня 2004 года N 290;
- Регламентом Федерального архивного агентства, утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 20 июля 2010 года N 54;
- Законом Кемеровской области от 26 марта 2007 года N 35-ОЗ "Об архивном деле";
- Уставом Ленинск-Кузнецкого муниципального района;
- Положением об архивном отделе администрации Ленинск-Кузнецкого района, утвержденным распоряжением главы Ленинск-Кузнецкого района от 23 декабря 2008 года N 937-р;
- Инструкцией по делопроизводству в администрации Ленинск-Кузнецкого района, утвержденной распоряжением главы района Ленинск-Кузнецкого района от 15.05.2008 N 356-р.
2.6.Документы, необходимые для получения муниципальной услуги.
Основанием для предоставления муниципальной услуги является предоставление в архивный отдел проектов документов по делопроизводству и архивному делу, требующих согласования:
- положения об экспертных комиссиях организаций;
- положения об архиве организаций;
- методические рекомендации, пособия и другие материалы по результатам исследований вопросов экспертизы ценности архивных документов и комплектования ими архивов организаций;
- описи дел постоянного хранения;
- описи дел по личному составу;
- номенклатуры дел организаций;
- акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;
- инструкции по делопроизводству организаций.
2.7.Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги является оформление представленных в архивный отдел документов с нарушением требований законодательства и иных нормативных правовых актов.
2.8.Муниципальная услуга "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива" является бесплатной муниципальной услугой.
2.9.Требования к помещениям, в которых предоставляются муниципальные услуги.
2.9.1.Помещение для оказания муниципальной услуги должно быть оснащено стульями, столами, компьютером с возможностью печати.
Для ожидания пользователям отводится специальное место, оборудованное стульями.
В местах предоставления муниципальной услуги предусматривается оборудование доступных мест общественного пользования (туалетов).
2.9.2.Вход в помещение архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу, должен быть оборудован информационной вывеской, содержащей следующую информацию:
- наименование;
- режим работы;
- адрес официального Интернет-сайта администрации Ленинск-Кузнецкого муниципального района - www.Lnkrayon.ru;
- телефонные номера и адреса электронной почты справочной службы органа местного самоуправления (телефоны и адреса электронной почты "горячей линии").
2.9.3.Места информирования, предназначенные для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудуются информационными стендами.
2.9.4.Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы специалистов.
2.9.5.Кабинеты приема заявителей должны быть оборудованы информационными табличками с указанием:
- номера кабинета;
- фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего предоставление услуги;
- времени приема граждан;
- времени перерыва на обед, технического перерыва.
2.9.6.Каждое рабочее место специалистов должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим и сканирующим устройствам.
2.9.7.Должностные лица имеют личные идентификационные карточки и (или) настольные таблички с указанием их фамилии, имени, отчества и должности.
2.9.8.Места для заполнения необходимых документов оборудуются стульями, столами и обеспечиваются бланками заявлений, письменными принадлежностями.
2.9.9.Места предоставления муниципальной услуги оборудуются противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.
2.10.На информационных стендах в помещении архивного отдела, предназначенном для приема документов по предоставлению муниципальной услуги, и официальном Интернет-сайте администрации муниципального района (www.Lnkrayon.ru) размещаются:
- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по предоставлению муниципальной услуги;
- текст административного регламента с приложениями;
- блок-схемы и краткое описание порядка предоставления муниципальной услуги (приложение N 2 к настоящему административному регламенту);
- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
- образцы оформления документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и требования к ним;
- данные о месте расположения, графике (режиме) работы, номерах телефонов, адресах Интернет-сайтов и электронной почты архивного отдела, в которых заявители могут получить документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги;
- схемы размещения специалистов и режим приема ими граждан;
- таблица сроков предоставления муниципальной услуги в целом и максимальных сроков выполнения отдельных административных процедур, в том числе времени нахождения в очереди ожидания, времени приема документов и т.д.;
- порядок информирования о ходе предоставления муниципальной услуги;
- порядок получения консультаций;
- порядок обжалования решения, действий или бездействия должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу.
2.11.Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги, в том числе в электронной форме.
2.11.1.Информация о муниципальной услуге предоставляется:
- непосредственно в помещениях архивного отдела на информационных стендах, при личном консультировании специалистом;
- с использованием средств телефонной связи, в том числе личное консультирование специалистом;
- с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, электронной связи: размещение на официальном Интернет-сайте администрации муниципального района (www.Lnkrayon.ru), передача информации конкретному адресату по электронной почте;
- в средствах массовой информации: публикации в районной газете "Наша знаменка", выступления по радио, на телевидении;
2.11.2.Информация о местонахождении, контактных телефонах, адресе электронной почты, официальном Интернет-сайте администрации района (www.Lnkrayon.ru), предоставляющих муниципальную услугу, приводятся в приложении N 1 к настоящему административному регламенту.
2.11.3.Использование средств телефонной связи, в том числе личное консультирование специалистом.
При ответах на телефонные звонки и устные обращения граждан специалисты подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа местного самоуправления, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок. Время разговора не должно превышать 10 - 15 минут.
Если специалист, принявший звонок, не компетентен в поставленном вопросе обратившемуся гражданину сообщается телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию. При невозможности сотрудников архивного отдела ответить на вопрос гражданина немедленно заинтересованному лицу по телефону в течение двух дней сообщают результат рассмотрения вопроса.
2.11.4.Информирование о ходе предоставления муниципальной услуги осуществляется специалистами при личном контакте с представителями юридических лиц и гражданами, а также с использованием средств сети Интернет, почтовой, телефонной связи и электронной почты.
Представители юридических лиц и граждане, обратившиеся в архивный отдел документы для предоставления муниципальной услуги, в обязательном порядке информируются специалистами:
- об обязательствах получателя муниципальной услуги;
- об условиях приостановления предоставления услуги;
- о сроке завершения оформления документов.
2.11.5.В любое время с момента приема документов для предоставления муниципальной услуги заявитель имеет право на получение любых интересующих его сведений об услуге при помощи телефона, средств сети Интернет, электронной почты или посредством личного посещения архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу.
2.11.6.Порядок получения консультаций (справок) о предоставлении муниципальной услуги:
а) консультации (справки) по вопросам предоставления муниципальной услуги предоставляются специалистами архивного отдела.
б) консультации предоставляются по следующим вопросам:
- перечня документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
- источника получения необходимых документов для предоставления муниципальной услуги (орган, организация и их место нахождения);
- времени приема и выдачи документов;
- другим вопросам по порядку предоставления муниципальной услуги.
в) консультации предоставляются при личном обращении, посредством телефона или электронной почты.
3.Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур, требования к порядку
их выполнения, в том числе особенности выполнения
административных процедур в электронной форме
Описание последовательности действий при исполнении муниципальной услуги.
3.1.1.Документы, указанные в п. 2.6, могут быть доставлены в архивный отдел посредством почтовой, курьерской связи, сотрудником организации, ответственным за делопроизводство и архив организации.
3.2.Прием и регистрацию документов, поступивших от организаций и передача их на исполнение (приложение N 2 к настоящему регламенту).
3.2.1.Прием и регистрацию документов, поступивших от организаций осуществляет секретарь ЭПК (начальник архивного отдела). Регистрация документов осуществляется в день поступления.
3.2.2.Секретарь ЭПК (начальник архивного отдела), не позднее рабочего дня, следующего за регистрацией, проверяет комплектность и правильность оформления представленных документов.
3.2.3.Если поступившие документы надлежаще оформлены и представлены в полной комплектности, секретарь ЭПК готовит заключения на представленные документы для рассмотрения (согласования) их на заседании ЭПК.
3.2.4.При выявлении в ходе проверки некомплектности документов или их неправильного оформления секретарь ЭПК информирует об этом исполнителя организации по телефону или при личном контакте.
3.2.5.В случае если по истечении 30 дней организация не представит в адрес архивного отдела необходимые документы, то осуществляются следующие действия:
Секретарь ЭПК (начальник архивного отдела) в течение 3-х рабочих дней готовит информацию с обоснованием отказа в предоставлении муниципальной услуги и направляет его председателю ЭПК.
Председатель ЭПК в течение 1-го рабочего дня визирует документы и направляет их секретарю ЭПК.
Секретарь ЭПК не позднее рабочего дня, следующего за поступлением документов, направляет его получателю муниципальной услуги по почте по адресу, указанному в бланке сопроводительного письма организации или с нарочным под роспись в получении.
3.2.6.В случае если в течение 30 дней получатель муниципальной услуги представил комплект документов, то повторно выполняется данная административная процедура.
3.3.Подготовка заключения на представленные документы к согласованию документы, рассмотрение заключения на заседании ЭПК, согласование (приложение N 3 к настоящему регламенту).
3.3.1.Представленные на согласование документы, указанные в п. 2.6 рассматриваются секретарем ЭПК в течение 5 рабочих дней ЭПК на соответствие требованиям нормативных правовых актов в области архивного дела и делопроизводства. Если представленные документы соответствуют требованиям нормативных правовых актов секретарь ЭПК готовит заключение на рассматриваемый документ и представляет документ с заключением председателю ЭПК.
3.3.2.Заключения на представленные документы представляются секретарем ЭПК не позднее, чем за 5 дней до заседания.
3.3.3.Заседания ЭПК созываются по мере накопления материалов, но не реже 2-х раз в год.
3.3.4.Председатель ЭПК принимает решение о рассмотрении вопроса на заседании ЭПК.
3.3.5.Члены ЭПК оповещаются секретарем об очередном заседании ЭПК не позднее, чем за 3 дня до заседания.
3.3.6.Повестка дня очередного заседания ЭПК составляется секретарем ЭПК. Повестка дня и материалы передаются председателю ЭПК не позднее, чем за 2 дня до заседания.
3.3.7.Заседания ЭПК протоколируются секретарем комиссии. Протокол должен быть подписан председателем и секретарем.
3.3.8.Секретарь ЭПК готовит решения в виде выписок из протокола и передает их на подпись председателю ЭПК.
3.3.9.Председатель ЭПК подписывает выписки из протокола, согласовывает представленные документы и передает документы секретарю ЭПК для подготовки их к отправке получателю муниципальной услуги, представившему документы.
3.3.10.Секретарь ЭПК не позднее рабочего дня, следующего за поступлением документов, направляет согласованный документ в адрес получателя муниципальной услуги с сопроводительным письмом, подписанным начальником архивного отдела.
3.3.11.При выявлении в ходе проверки несоответствия представленного документа требованиям нормативных правовых актов, секретарь ЭПК уведомляет по телефону об имеющихся замечаниях исполнителя организации, в случае необходимости согласовывает дату и время проведения консультаций для обсуждения и устранения имеющихся несоответствий.
3.3.12.В случае если в течение 30 дней получатель муниципальной услуги представил доработанный проект документа по архивному делу, то повторно выполняется данная административная процедура.
3.3.13.В ином случае осуществляются следующие действия:
Секретарь ЭПК в течение 3-х рабочих дней докладывает председателю ЭПК результаты рассмотрения представленного документа, готовит письменное заключение с обоснованием отказа в согласовании документа, в котором даются ссылки на нормативные правовые акты (пункты, статьи), указываются причины, послужившие основанием для принятия такого решения. Заключение оформляется на бланке и направляет председателю ЭПК.
Председатель ЭПК в течение 2-х рабочих дней визирует документы и направляет их секретарю ЭПК.
Секретарь ЭПК не позднее рабочего дня, следующего за поступлением документов, направляет документы получателю муниципальной услуги по почте по адресу, указанному в бланке сопроводительного письма организации.
4.Формы контроля за исполнением
административного регламента
4.1.Общий контроль за предоставлением муниципальной услуги осуществляется начальником архивного отдела.
4.2.Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие в пределах компетенции решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на действия (бездействие) и решения должностных лиц.
4.3.По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей, положений настоящего административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Кемеровской области начальником архивного отдела осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
4.4.Персональная ответственность специалистов, должностных лиц закрепляется в их должностных регламентах или должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства.
5.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений
и действий (бездействия) органа, предоставляющего
муниципальную услугу, а также должностных лиц
или муниципальных служащих
5.1.Заявители имеют право на обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги, в досудебном и (или) судебном порядке.
5.2.Действия (бездействие) и решения должностных лиц уполномоченных органов (каких) могут быть обжалованы в досудебном порядке путем направления жалобы в администрацию Ленинск-Кузнецкого муниципального района.
5.3.Заявители имеют право обратиться в администрацию Ленинск-Кузнецкого муниципального района с жалобой лично, направить ее по почте или через официальный сайт администрации района www.Lnkrayon.ru/send.
5.4.Личный прием заявителей проводит глава муниципального района или его заместители.
5.5.Личный прием проводится по предварительной записи.
5.6.Запись заявителей проводится при личном обращении или с использованием средств телефонной связи по номерам телефонов, которые размещаются на официальном Интернет-сайте www.Lnkrayon.ru и информационных стендах.
5.7.Специалист, осуществляющий запись заявителей на личный прием, в течение одного рабочего дня информирует заявителя о дате, времени, месте приема, должности, фамилии, имени и отчестве должностного лица, осуществляющего прием.
5.8.При обращении заявителей в письменной форме, в том числе и на официальном сайте, срок рассмотрения жалобы не должен превышать 30 дней со дня ее регистрации.
5.9.В исключительных случаях (в том числе при принятии решения о проведении проверки), а также в случае направления запроса другим органам местного самоуправления и иным должностным лицам для получения необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов, глава муниципального района вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока ее рассмотрения заявителя.
5.10.Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает либо наименование органа местного самоуправления, в которые направляет жалобу, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации жалобы, излагает суть жалобы, ставит личную подпись и дату.
5.11.Письменная жалоба в течение 3 дней с момента поступления в администрацию муниципального района подлежит обязательной регистрации в специальном журнале.
Если в жалобе содержатся вопросы или сведения, не относящиеся к компетенции уполномоченного органа муниципального образования, то она в семидневный срок со дня регистрации пересылается в орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в ней вопросов, с одновременным уведомлением заявителя о переадресации его жалобы.
5.12.Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в структурное подразделение администрации муниципального района или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется. В случае если невозможно направление жалобы на рассмотрение в структурное подразделение администрации муниципального района или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в жалобе вопросов, она возвращается заявителю с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.
5.13.По результатам рассмотрения жалобы заявителю направляется письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов, либо письменное уведомление об отказе в удовлетворении жалобы.
5.14.Если в письменной жалобе не указаны фамилия заявителя, направившего жалобу, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.
5.15.При получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, должностное лицо вправе оставить жалобу без ответа по существу поставленных в ней вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.
5.16.Если текст письменной жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
5.17.Если в письменной жалобе содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший жалобу.
5.18.Если ответ по существу поставленного в жалобе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих муниципальную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему жалобу, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
5.19.Если причины, по которым ответ по существу поставленных в жалобе вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь направить повторную жалобу.
5.20.Заявители могут сообщить о нарушении своих прав и законных интересов, противоправных решениях, действиях или бездействии должностных лиц, нарушении положений настоящего административного регламента, некорректном поведении или нарушении служебной этики по номерам телефонов администрации муниципального района 7-29-02.
5.21.Сообщение заявителя должно содержать следующую информацию:
- фамилию, имя, отчество гражданина (наименование юридического лица), которым подается сообщение, его место жительства или пребывания;
- наименование органа (организации), должность, фамилию, имя и отчество специалиста (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого нарушает права и законные интересы заявителя;
- суть нарушенных прав и законных интересов, противоправного решения, действия (бездействия);
- сведения о способе информирования заявителя о принятых мерах по результатам рассмотрения его сообщения.