Приложение к Постановлению от 19.05.2011 г № 221 Правила
Правила использования электронной цифровой подписи в автоматизированной системе «Документооборот» администрации кемеровской области 1. общие положения
1.1.Настоящие Правила использования электронной цифровой подписи в автоматизированной системе "Документооборот" Администрации Кемеровской области (далее - Правила) определяют порядок работы с электронными документами и использования электронной цифровой подписи при осуществлении исполнительными органами государственной власти Кемеровской области согласительных процедур по проектам правовых актов Губернатора Кемеровской области, Коллегии Администрации Кемеровской области в рамках автоматизированной системы "Документооборот" Администрации Кемеровской области.
1.2.Электронные документы при осуществлении согласительных процедур в автоматизированной системе "Документооборот" Администрации Кемеровской области подготавливаются, отправляются и обрабатываются в соответствии с настоящими Правилами.
1.3.Организатор автоматизированной системы "Документооборот" Администрации Кемеровской области (далее - организатор системы) и оператор автоматизированной системы "Документооборот" Администрации Кемеровской области (далее - оператор системы) определяются Коллегией Администрации Кемеровской области из числа исполнительных органов государственной власти Кемеровской области или их структурных подразделений.
1.4.Участником автоматизированной системы "Документооборот" Администрации Кемеровской области (далее - участник системы) является исполнительный орган государственной власти Кемеровской области, подключенный к автоматизированной системе "Документооборот" Администрации Кемеровской области.
2.Уполномоченные сотрудники участника автоматизированной
системы "Документооборот" Администрации Кемеровской области
2.1.Состав уполномоченных сотрудников, наделенных правом подписи документов и ответственных за получение и использование электронной цифровой подписи, утверждается правовым актом участника системы.
2.2.Уполномоченные сотрудники осуществляют формирование и подготовку электронных документов, заверение электронных документов электронной цифровой подписью, рассылку (получение) электронных документов, проверку подлинности электронной цифровой подписи в электронных документах, обработку электронных документов.
2.3.Уполномоченные сотрудники обеспечиваются оператором системы ключами и сертификатами ключей электронных цифровых подписей в порядке, определенном Положением о порядке организации выдачи ключей и сертификатов ключей электронных цифровых подписей уполномоченным сотрудникам исполнительных органов государственной власти Кемеровской области для использования в автоматизированной системе "Документооборот" Администрации Кемеровской области.
3.Оформление электронных документов
3.1.Используемые участником системы электронные документы состоят из содержательной и сопроводительной частей.
3.2.Оформление, порядок подготовки и согласования содержательной части электронного документа аналогичны порядку подготовки документа на бумажном носителе. Содержательная часть представляет собой текст проекта правового акта в электронном виде. Участник системы - автор документа несет ответственность за соответствие содержания электронного документа содержанию проекта документа на бумажном носителе.
3.3.Электронный документ на каждом этапе согласования (визирования) заверяется не собственноручной подписью, а электронной цифровой подписью соответствующего уполномоченного сотрудника участника системы.
3.4.Электронные документы заверяются электронными цифровыми подписями уполномоченных сотрудников участника системы, наделенных правом собственноручной подписи аналогичных документов на бумажных носителях.
3.5.Сопроводительная часть электронного документа содержит одну или несколько электронных цифровых подписей, заверяющих содержательную часть электронного документа, другую служебную информацию (в том числе реквизиты документа, поручения, даты направления и ответа, содержание ответа). Сопроводительная часть является неотъемлемой составляющей электронного документа и обеспечивает подтверждение его подлинности.
3.6.Электронные документы, в которых проверка подлинности электронной цифровой подписи в сопроводительной части дала отрицательный результат, к исполнению не принимаются. Участник системы, которому на исполнение был направлен такой электронный документ, сообщает об этом участнику системы - автору документа.
3.7.Электронные документы, заверенные электронной цифровой подписью до момента ввода в обращение и регистрации соответствующего ключа и сертификата ключа электронной цифровой подписи, либо в период приостановления его действия, либо после окончания срока его действия, к исполнению не принимаются. Участник системы, которому на исполнение был направлен такой электронный документ, сообщает об этом участнику системы - автору документа.
3.8.Ответственность за последствия, возникшие в результате исполнения электронного документа, заверенного подлинными электронными цифровыми подписями, возлагается на участника системы, уполномоченные сотрудники которого заверили подготовленный электронный документ.
3.9.При наличии в электронных документах служебной информации участник системы не вправе разглашать или использовать ее в целях, не связанных с гражданской службой. Участник системы, допустивший нарушение данного требования, несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4.Подготовка и рассылка электронного документа
4.1.Уполномоченный сотрудник участника системы - автор документа присваивает подготавливаемому электронному документу в его сопроводительной части реквизиты (дата создания, тип, название), добавляет файл с содержательной частью электронного документа и сопроводительную информацию.
4.2.Перечень адресатов для рассылки на согласование формируется из списка уполномоченных сотрудников участников системы.
4.3.Подготовленный электронный документ при сохранении заверяется электронной цифровой подписью уполномоченного сотрудника участника системы - автора документа и рассылается согласно перечню адресатов.
4.4.Для контроля прохождения согласования подготовленного электронного документа в его сопроводительной части по каждому адресату фиксируется дата ответа и содержание ответа, заверенное электронной цифровой подписью.
4.5.В случае обнаружения ошибок при проверке подлинности электронной цифровой подписи уполномоченный сотрудник участника системы - автора документа действует в соответствии с пунктом 3.6 настоящих Правил.
4.6.Электронный документ считается согласованным при наличии положительных ответов, заверенных электронными цифровыми подписями, всех уполномоченных сотрудников участников системы из перечня адресатов.
5.Обработка электронного документа адресатами
5.1.При получении электронного документа уполномоченный сотрудник участника системы проверяет в сопроводительной части подлинность электронной цифровой подписи, заверяющей электронный документ.
5.2.В случае обнаружения ошибок при проверке подлинности электронной цифровой подписи уполномоченный сотрудник участника системы действует в соответствии с пунктом 3.6 настоящих Правил.
5.3.В случае положительного результата проверки уполномоченный сотрудник участника системы принимает электронный документ к рассмотрению.
5.4.В сопроводительной части поступившего электронного документа содержатся перечень адресатов, получивших электронный документ, а также результаты его рассмотрения (реквизиты и содержание ответов).
5.5.Результат рассмотрения электронного документа уполномоченным сотрудником участника системы оформляется в виде ответа, заверенного электронной цифровой подписью.
5.6.При необходимости дополнительного согласования электронного документа с уполномоченными сотрудниками участников системы, не включенных в перечень адресатов, уполномоченный сотрудник участника системы формирует дополнительный перечень адресатов с поручениями.
5.7.Для контроля прохождения согласования электронного документа в его сопроводительной части по каждому дополнительному адресату фиксируется дата ответа и содержание ответа, заверенное электронной цифровой подписью.
5.8.В случае обнаружения ошибок при проверке подлинности электронной цифровой подписи уполномоченный сотрудник участника системы действует в соответствии с пунктом 3.6 настоящих Правил.
6.Регистрация, учет и хранение электронных документов
6.1.Уполномоченный сотрудник участника системы - автор документа отправляет согласованный проект правового акта на проверку организатору системы в электронном виде и на бумажном носителе. После проверки проект правового акта передается на подпись Губернатору Кемеровской области на бумажном носителе. После подписания правовой акт подлежит электронному оформлению, регистрации и рассылке.
6.2.Регистрация, учет и хранение электронных документов осуществляются сотрудниками организатора системы.
6.3.Учет зарегистрированных электронных документов осуществляется путем автоматизированного ведения электронных журналов учета с обязательным указанием следующих реквизитов:
дата и регистрационный номер электронного документа;
номер сертификатов ключей подписи уполномоченных сотрудников, заверивших электронный документ электронной цифровой подписью;
дата отправки (получения) электронного документа;
даты согласований электронного документа;
результаты согласований электронного документа.
6.4.Электронные документы хранятся в электронных архивах в оригинальном виде, то есть в том, в котором они были сформированы, отправлены или получены, с сохранением всех реквизитов электронного документа, включая все заверяющие электронные цифровые подписи.
6.5.Хранение электронных документов сопровождается хранением соответствующих журналов учета.
6.6.Срок хранения электронных документов и журналов учета соответствует сроку хранения их бумажных аналогов.
6.7.Информация, содержащаяся в электронных архивах, и средства ее обработки (хранения) защищаются от несанкционированного доступа оператором системы.
Заместитель Губернатора -
руководитель аппарата Администрации
Кемеровской области
О.В.ЕЛИНА