Постановление от 14.05.2013 г № 335-П
Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Предоставление документов для исследователей в читальный зал архива»
На основании постановления главы Тайгинского городского округа от 20.02.2012 N 106-П "О Порядке разработки административных регламентов оказания муниципальных услуг":
1.Утвердить прилагаемый административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Предоставление документов для исследователей в читальный зал архива".
2.Заведующему архивным отделом (Бедаревой А.Г.) обеспечить исполнение административного регламента.
3.Разместить настоящее постановление на официальном сайте администрации Тайгинского городского округа.
4.Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы Тайгинского городского округа - управляющий делами С.А.Прохорову.
Глава Тайгинского
городского округа
Е.П.ГУЛЯЕВА
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ
ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ИССЛЕДОВАТЕЛЕЙ В ЧИТАЛЬНЫЙ ЗАЛ АРХИВА"
1.Общие положения
1.1.Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Предоставление документов для исследователей в читальный зал архива" (далее - административный регламент) разработан в целях повышения качества исполнения и доступности результата предоставления муниципальной услуги, создания комфортных условий для потребителей муниципальной услуги, определяет порядок, сроки и последовательность действий (административных процедур) при оказании муниципальной услуги.
1.2.Заявителями муниципальной услуги являются физические и юридические лица, либо их представители, имеющие право в соответствии с законом Российской Федерации, либо в силу наделения их полномочиями выступать от их имени (далее - заявители):
- ведущие исследования по личной инициативе;
- ведущие научную работу в соответствии с планами научно- исследовательских учреждений;
- выполняющие служебное задание.
Все исследователи обладают равными правами на доступ к открытым архивным документам муниципального архива.
1.3.Требования к информированию о порядке предоставления муниципальной услуги.
1.3.1.Место нахождения архива и его почтовый адрес:
Ул. 40 лет Октября, 23, кабинет N 42, город Тайга, Кемеровская область, Россия, 652401.
1.3.2.График работы архива:
Среда, вторник, четверг - 10.00 - 12.00, 14.00 - 16.00
Понедельник, пятница - не приемные дни
Обед - 12.00 - 13.00
Суббота, воскресенье - выходные дни.
1.3.3.Прием заявителей должностным лицом архива осуществляется в соответствии с графиком приема. Вывеска с графиком приема размещается у входа в архив. Прием граждан, обратившихся в архив для предоставления муниципальной услуги, осуществляется без предварительной записи.
1.3.4.Телефон архива: (38448) 2-17-37.
1.3.5.Информирование по процедуре предоставления муниципальной услуги производится:
- по телефону;
- по письменным обращениям в архив;
- посредством личного обращения в архив;
- по официальному сайту муниципального образования Тайгинский городской округ: htth://adm.tayga.su.
При ответах на телефонные звонки должностное лицо архива подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, информирует обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.
В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, должностное лицо архива, осуществляющее устное информирование, может предложить заявителям обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо назначить другое, удобное для заявителя время для устного информирования (с учетом графика работы архива).
При информировании посредством личного обращения должностное лицо архива обязано принять заинтересованное лицо в соответствии с графиком работы архива.
Информирование о ходе исполнения муниципальной услуги осуществляется работниками архивного отдела при личном контакте с заявителями, с использованием сети Интернет, почтовой связи.
По письменным обращениям и обращениям по каналам электронной связи ответ направляется в сроки, предусмотренные действующим законодательством.
Муниципальная услуга предоставляется на бесплатной основе.
Помещение для приема заявителей оборудовано информационной табличкой с указанием:
- номера кабинета;
- фамилии, имени, отчества и должности лица, осуществляющего предоставление муниципальной услуги;
- часов приема и времени перерыва на обед.
2.Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1.Наименование муниципальной услуги: предоставление документов для исследователей в читальный зал архива.
2.2.Наименование органа местного самоуправления, исполняющего муниципальную услугу: архивный отдел администрации Тайгинского городского округа.
2.3.Описание результата исполнения муниципальной услуги.
2.3.1.Результатом предоставления муниципальной услуги являются:
- предоставление заявителю имеющегося научно-справочного аппарата;
- получение заявителем архивных документов по теме исследования;
- получение заявителем копий документов по теме исследования;
- получение рекомендации о дальнейших путях поиска документов по теме исследования.
2.4.Срок предоставления муниципальной услуги
Научно-справочный аппарат к документам архива предоставляется в день обращения. Выдача документов не должна превышать 3-х дней.
2.5.Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги, с указанием их реквизитов и источников официального опубликования
2.5.1.Предоставление муниципальной услуги "Предоставление документов для исследователей в читальный зал архива" осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
- Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 4, ст. 445; 2009, N 1, ст. 1; 2009, N 1, ст. 2);
- Гражданский кодекс Российской Федерации;
- Федеральный закон от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";
- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 10.05.2010, N 19, ст. 2291;02.08.2010, N 31, ст. 4196);
- Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (ред. от 27.07.2010) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 05.07.2010, N 27, ст. 3410; 02.08.2010, N 31, ст. 4196);
- Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ("Собрание законодательства РФ", 02.08.2010, N 31, ст. 4179; 11.04.2011, N 15, ст. 2038; 04.07.2011, N 27, ст. 3880; 12.12.2011, N 50, ст. 7343); "Российская газета", N 139, 30.06.2011; N 153, 15.07.2011);
- Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (ред. от 06.04.2011, с изм. от 21.07.2011) (Собрание законодательства Российской Федерации, 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3448; 02.08.2010, N 31, ст. 4196; 11.04.2011, N 15, ст. 2038 25.07.2011, N 30 (ч. 1), ст. 4600);
- Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 25.07.2011) "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3451; 30.11.2009, N 48, ст. 5716; 28.12.2009, N 52 (1 ч.), ст. 6439; 05.07.2010, N 27, ст. 3407; 02.08.2010, N 31, ст. 4173; 02.08.2010, N 31, ст. 4196; 06.12.2010, N 49, ст. 6409; 27.12.2010, N 52 (ч. 1), ст. 6974; 06.06.2011, N 23, ст. 3263 01.08.2011, N 31, ст. 4701);
- Федеральный закон от 21.07. 1993 N 5485-1 "О государственной тайне";
- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007);
- Закон Кемеровской области от 26.03.2007 N 35-ОЗ "Об архивном деле";
- Положение об архивном отделе администрации Тайгинского городского округа.
2.6.Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги.
2.6.1.Основанием для предоставления муниципальной услуги является личное заявление исследователя или письмо направляющей организации, поступившие в адрес архивного отдела.
2.6.2.Заявители, ведущие исследование по личной инициативе, представляют личное заявление. В личном заявлении указывается:
- наименование организации, в которую обращается пользователь, либо фамилия, имя, отчество должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица;
- фамилия, имя, отчество пользователя;
- тема и хронологические рамки исследования;
- личная подпись и дата.
2.6.3.Заявители, ведущие научную работу в соответствии с планами научно-исследовательских учреждений или выполняющие служебное задание, предоставляют официальные письма направивших их органов или организаций.
В письме направляющей организации указываются:
- наименование организации, в которую обращается пользователь, либо фамилия, имя, отчество должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица;
- фамилия, имя, отчество пользователя;
- должность, если выполняется служебное задание;
- ученое звание, ученая степень, если ведется научная работа;
- тема и хронологические рамки исследования;
- подпись руководителя.
Письмо направляющей организации оформляется на официальном бланке письма организации.
2.6.4.Все заявители при посещении читального зала предъявляют документы, удостоверяющие личность.
2.7.Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги
2.7.1.Обращение (запрос) пользователя не рассматривается по существу, если:
- отсутствие документов в архивном отделе по запрашиваемой тематике;
- неудовлетворительное физическое состояние документов, не имеющих копии в фонде пользования;
- ограничение доступа к документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну;
- ограничение доступа к документам, содержащим персональные данные;
- ограничение на использование архивных документов, установленных фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;
- заявление не содержит фамилии, имени, отчества заявителя (для юридических лиц - наименования организации), почтового и/или электронного адреса пользователя;
- не указаны необходимые сведения для проведения поисковой работы;
- текст не поддается прочтению, в этом случае пользователю направляется письмо с указанием причины отклонения запроса, в случае если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;
- ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну, в этом случае пользователю сообщается о невозможности дать ответ по существу запроса в связи с недопустимостью разглашения запрашиваемых сведений; указанная информация может быть предоставлена только при наличии у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию;
- в случае если в обращении заявителя содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения.
2.7.2.Отсрочка в предоставлении заявителям архивных документов допускается в случаях:
- необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архива (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, местного самоуправления, проведения проверки наличия документов и т.д.);
- выдачи дел и документов во временное пользование иным органам и организациям;
- выдачи архивных документов другим заявителям;
- экспонирования архивных документов на выставке.
2.8.Срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении услуги: время ожидания граждан при подаче запроса не может превышать 15 минут. Предоставление устной консультации, непосредственно в ходе личного приема, составляет не более 20 минут.
2.9.Стоимость предоставления муниципальной услуги
Архивный отдел осуществляет предоставление муниципальной услуги бесплатно.
2.10.Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к месту ожидания и приема заявителей
2.10.1.Помещение для предоставления муниципальной услуги размещается по адресу: г. Тайга, ул. 40 лет Октября, 23, кабинет N 42.
Помещение для приема заявителей оборудованы информационными табличками (вывесками) с указанием:
- номера кабинета;
- фамилии, имени, отчества и должности лица, осуществляющего предоставление муниципальной услуги;
- часов приема и времени перерыва на обед.
Места для ожидания оснащены столами, стульями, информационными стендами, обеспечены канцелярскими принадлежностями для возможности оформления запроса. На информационных стендах размещается следующая информация:
- график приема граждан;
- фамилии, имена, отчества, должности лица - специалиста архивного отдела, ответственного за предоставление муниципальной услуги, и осуществляющего прием и информирование заявителей;
- номер телефона, адрес электронной почты архивного отдела;
- перечень документов (сведений), необходимых для предоставления муниципальной услуги, бланк запроса.
Тексты информационных материалов на стендах печатаются удобным для чтения шрифтом, наиболее важные места выделяются полужирным шрифтом.
2.11.Показатели доступности и качества муниципальной услуги:
- простота и ясность изложения информационных документов;
- наличие различных каналов получения информации о предоставлении услуги;
- короткое время ожидания услуги;
- точность исполнения муниципальной услуги;
- профессиональная подготовка сотрудников, осуществляющих предоставление муниципальной услуги;
- высокая культура обслуживания заявителей;
- соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги;
- количество обоснованных жалоб.
3.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения
3.1.Состав административных процедур.
3.1.1.Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- прием, регистрация и рассмотрение обращения (запроса);
- анализ тематики исследования;
- предоставление научно-справочного аппарата для оформления заказов на выдачу дел;
- выдача архивных документов в соответствии с заказом, согласно действующим требованиям выдачи документов из архивохранилищ, предоставление возможности копирования архивных документов.
3.2.Последовательность административных процедур.
Блок-схема предоставления муниципальной услуги приводится в приложении N 4 к административному регламенту
3.3.Прием, регистрация и рассмотрение обращения (запроса).
3.3.1.Заведующий архивным отделом регистрирует и рассматривает поступившее заявление в соответствии с установленными правилами делопроизводства. Заявители, ведущие научную работу в соответствии с планами научно-исследовательских учреждений или выполняющие служебное задание, предоставляют письма направивших их органов или организаций; заявители, ведущие исследования по личной инициативе, допускаются в читальный зал на основании личных заявлений; впервые пришедшим исследователям выдается для заполнения анкета установленного образца (приложение N 3). Занесенные в анкету данные сверяются с документом, удостоверяющим личность заявителя (паспорт или документ, его заменяющий);
3.4.Анализ тематики исследований.
Анализ тематики исследования осуществляется с использованием имеющихся в архивном отделе архивных справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о хранящихся в муниципальном архиве документах.
3.5.Предоставление научно-справочного аппарата для оформления заказов на выдачу дел.
3.5.1.Научно-справочный аппарат к архивным документам (архивные описи дел, документов, справочники, и др.) предоставляются на срок не более 5-ти рабочих дней. Описи дел, документов предоставляются единовременно в количестве до 5 единиц.
3.5.2.Для выдачи документов пользователь оформляет заказ (требование) по установленной форме (приложение N 2).
3.6.Выдача архивных документов в соответствии с заказом из архивохранилищ, предоставление возможности копирования архивных документов.
3.6.1.Заявителям предоставляются архивные документы только по теме его исследования.
Архивные документы выдаются под расписку в бланке заказа за каждую представленную единицу хранения. Составляется акт о выдаче документов во временное пользование (приложение N 3). Единовременно может быть выдано 5 дел сроком до 1 месяца, особо ценные документы - сроком до 2 недель. Продление сроков использования архивных документов устанавливается заведующим архивным отделом.
После завершения работы заявители передают дела заведующему архивом для возвращения их в архивохранилища по принадлежности.
3.6.2.Перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при возврате проводится проверка наличия и физического состояния архивных документов.
Обязательной полистной проверке наличия и физического состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при их возврате подлежат:
- особо ценные документы;
- несброшюрованные архивные документы;
- дела, ранее не выдававшиеся из архивохранилища и не имеющие листов-заверителей.
3.6.3.При наличии технических возможностей для заявителей могут проводиться следующие виды копирования документов: ксерокопирование, сканирование.
Копии архивных документов выдаются заявителю без их специального заверения. При необходимости по просьбе заявителя на ксерокопии документа проставляется штамп "Копия верна" и поисковые данные архивного документа с указанием места хранения.
Муниципальная услуга считается завершенной после получения исследователем архивных документов, необходимых для проведения исследования и получения информации.
4.Порядок и формы контроля за исполнением муниципальной услуги
4.1.Порядок осуществления текущего контроля
4.1.1 Текущий контроль по соблюдению последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги и принятием решений, осуществляется заведующим архивным отделом.
Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения положений настоящего регламента.
4.1.2.По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушенных прав заявителей, по отношению к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
4.2.Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества исполнения муниципальной услуги
4.2.1.Контроль полноты и качества оказания муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела.
Проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги могут быть плановыми (осуществляется заведующим ежемесячно) и внеплановыми (проводится по обращению заявителя, в котором указано нарушение его прав сотрудниками архивного отдела).
4.2.3.По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушения прав заявителей к виновным должностным лицам архивного отдела применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.
4.3.Ответственность должностных лиц архивного отдела за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе исполнения муниципальной услуги
Должностные лица архивного отдела несут персональную ответственность за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе исполнения муниципальной услуги, в том числе за несоблюдение требований настоящего Регламента при оказании муниципальной услуги в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) архивного отдела, исполняющего муниципального услугу, а также его должностных лиц
5.1.Обжалование действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) должностными лицами архивного отдела при оказании муниципальной услуги, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.2.Предмет досудебного (внесудебного) обжалования.
Предметом досудебного (внесудебного) обжалования являются действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела, а также решения, принятые должностными лицами архивного отдела при оказании муниципальной услуги.
Заявители имеют право на обжалование также в судебном порядке.
5.3.Исчерпывающий перечень оснований для приостановления рассмотрения жалобы и случаев, в которых ответ на жалобу не дается.
5.3.1.В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
5.3.2.При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
5.3.3.В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
5.3.4.В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель государственного органа или органа местного самоуправления, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.
5.3.5.В случае если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
5.3.6.В случае если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу.
5.4.Основания для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования.
Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела, а также решения, принятые должностными лицами архивного отдела при оказании муниципальной услуги.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы или их копии.
5.5.Права заинтересованных лиц на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.
Жалоба, поступившая в орган, предоставляющий муниципальную услугу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
При устном обращении заявителя ответ на него с согласия заявителя может быть дан устно в ходе личного приема. В остальных случаях дается письменный ответ по поставленным в обращении вопросам по почтовому адресу, указанному в обращении.
5.6.Результат досудебного (внесудебного) обжалования применительно к каждой процедуре либо инстанции обжалования.
Результатом досудебного (внесудебного) обжалования является решение должностных лиц, которое должно быть мотивированным, со ссылкой на законодательство, а также содержать информацию о мерах по восстановлению нарушенных действиями (бездействием) и решениями органов или должностных лиц прав и законных интересов получателей услуг.