Постановление Администрации г. Кемерово от 23.02.2001 № 25

О Положении об архивном отделе Администрации города

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
КЕМЕРОВСКАЯ ОБЛАСТЬ
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КЕМЕРОВО
ПОСТАНОВЛЕНИЕ Утратилo силу - Постановление

Администрации г. Кемерово
от 07.03.2008 г. N 37

от 23.02.01 N 25г. КемеровоО Положении об архивномотделе Администрациигорода
В соответствии с постановлением Главы города от 14.02.2001 N 14"О структуре заместителя Главы города, руководителя аппарата":
1. Утвердить Положение об архивном отделе администрации городасогласно приложению.
2. Считать утратившим силу постановление от 20.01.97 N 13 "ОПоложении об архивном отделе администрации города".
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить назаместителя Главы города, руководителя аппарата Г.Г.Перекрестова.
Глава
города Кемерово В.В.Михайлов
Приложение
к постановлению администрации
города Кемерово
от 23 февраля 2001 г. N 25
ПОЛОЖЕНИЕ
об архивном отделе администрации города
1. Общие положения
1.1. Архивный отдел (далее по тексту - "Отдел") являетсяструктурным подразделением администрации города и непосредственноподчиняется заместителю Главы города, руководителю аппарата.
1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется КонституциейРоссийской Федерации, Основами законодательства Российской Федерацииоб Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Положением обАрхивном фонде Российской Федерации, приказами и инструкциямиФедеральной архивной службы России, законом Кемеровской области "ОбАрхивном фонде Кемеровской области и архивах", постановлениями ираспоряжениями Администрации Кемеровской области, приказами иинструкциями архивного управления Администрации Кемеровской области,Уставом города, постановлениями и распоряжениями Главы города,городского Совета народных депутатов, настоящим Положением.
1.3. Отдел осуществляет свою работу в контакте с отделами иуправлениями администрации города, учреждениями, представителямиобщественности, средствами массовой информации.
1.4. Отдел содержится за счет средств городского бюджета; имеетсвою печать для заверения архивных справок, копий, выписок издокументов.
1.5. При смене заведующего Отделом прием - передача дел иматериалов производится с участием специально созданной комиссии, актприема - передачи утверждается заместителем Главы города,руководителем аппарата.
1.6. Ликвидация или реорганизация Отдела осуществляетсяадминистрацией города по согласованию с архивным управлениемАдминистрации Кемеровской области в соответствии с законодательством.
1.7. Положение об Отделе утверждается Главой города посогласованию с архивным управлением Администрации Кемеровской области.
2. Основные задачи и функции
2.1. Основные задачи:
2.1.1. Информационное обеспечение администрации города, ееотделов и управлений, организация использования архивных документов.
2.1.2. Обеспечение сохранности и учет документов Архивного фондагорода, хранящихся в отделе.
2.1.3. Комплектование Отдела документами постоянного срокахранения.
2.1.4. Управление и организационно - методическое руководстводеятельностью ведомственных архивов и организацией документов вделопроизводстве органов местного самоуправления и муниципальныхучреждений города; содействие организациям, предприятиям и учреждениямдругих форм собственности в сохранении, комплектовании и использованиидокументов.
2.1.5. Контроль за соблюдением учреждениями, другимисобственниками документов Архивного фонда законодательства РоссийскойФедерации, правовых актов Кемеровской области, органов местногосамоуправления в области архивного дела.
2.2. Основные функции:
2.2.1. Разрабатывает основные направления, планы развитияархивного дела в городе и обеспечивает их реализацию.
2.2.2. Организует и осуществляет хранение, учет документов ипредставляет в архивное управление Администрации Кемеровской областипо установленным формам сведения о хранящихся фондах; принимает мерыпо созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению ихфизической сохранности.
2.2.3. Вносит на рассмотрение заместителя Главы города,руководителя аппарата предложения по обеспечению сохранностидокументов, хранящихся в Отделе, совершенствованию работыведомственных архивов, в том числе по личному составу, участвует вподготовке и рассмотрении проектов распорядительных документов.
2.2.4. Разрабатывает и по согласованию с архивным управлениемАдминистрации Кемеровской области представляет на утверждениезаместителя Главы города, руководителя аппарата список организаций,учреждений, документы которых подлежат передаче на постоянное хранениев Отдел; ведет систематическую работу по уточнению этого списка;организует отбор и осуществляет прием документов на хранение.
2.2.5. Проводит в установленном порядке экспертизу ценностидокументов, хранящихся в Отделе.
2.2.6. Создает и совершенствует научно - справочный аппарат кдокументам с целью оперативного использования содержащейся в нихинформации.
2.2.7. Информирует администрацию города и другие заинтересованныеорганизации о составе и содержании документов по актуальной тематике,выполняет их запросы.
2.2.8. Предоставляет в установленном порядке архивные документыучреждениям и гражданам с целью их научного и практическогоиспользования, исполняет запросы, использует документы на выставках, всредствах массовой информации.
2.2.9. Осуществляет организационно - методическое руководство иконтроль за работой ведомственных архивов, в том числе по личномусоставу, и организацию документов в делопроизводстве учреждений,входящих в список организаций - источников комплектования; ведетпофондовый и статистический учет документов учреждений.
2.2.10. Проверяет выполнение учреждениями, независимо от ихведомственной подчиненности, а также другими собственниками документовтребований законодательства Российской Федерации, законодательныхактов области, администрации города в области архивного дела иорганизации документов в делопроизводстве.
2.2.11. Рассматривает и представляет на утверждение экспертно -проверочной комиссии архивного управления Администрации Кемеровскойобласти поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения, атакже аудиовизуальную документацию.
2.2.12. Рассматривает и согласовывает положения о ведомственныхархивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел, описи дел по личномусоставу, представляемых организациями - источниками комплектования.
2.2.13. Изучает и распространяет практику работы ведомственныхархивов, проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи повопросам организации документов в делопроизводстве.
2.2.14. Рассматривает заявления и жалобы, проводит прием гражданпо вопросам, относящимся к компетенции Отдела, выдает в установленномпорядке учреждениям и гражданам справки социально - правовогохарактера, выписки из документов, архивные копии.
2.2.15. Информирует заместителя Главы города, руководителяаппарата, архивное управление Администрации Кемеровской области офактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов вучреждениях, других нарушениях законодательства об Архивном фонде иархивах.
3. Структура и организация деятельности
3.1. Отдел возглавляет заведующий, назначаемый и освобождаемый отдолжности распоряжением Главы города по представлению заместителяГлавы города, руководителя аппарата и по согласованию с архивнымуправлением Администрации Кемеровской области.
3.2. Заведующий Отделом:
3.2.1. Руководит архивным делом на территории города.
3.2.2. Разрабатывает и утверждает должностные инструкции,распределяет обязанности между специалистами Отдела, координирует иконтролирует работу специалистов.
3.2.3. Ведет вопросы планирования, отчетности, учета документовархивных фондов.
3.2.4. Осуществляет организационно - методическое руководство иконтроль за работой ведомственных архивов.
3.2.5. Ведет прием граждан, рассматривает заявления граждан,принимает меры по их исполнению.
3.2.6. Разрабатывает список учреждений, организаций и предприятий- источников комплектования Отдела.
3.3. Структура Отдела состоит из двух секторов.
3.3.1. Сектор комплектования и научно - справочного аппаратаосуществляет функции:
а) отбор и прием документов от организаций;
б) комплектование архива документами личного происхождения,аудиовизуальными документами;
в) создание и совершенствование научно-справочного аппарата кархивным фондам;
г) консультации организациям по вопросам архивного дела;
д) работа по паспортизации ведомственных архивов;
е) оформление выставок;
ж) проведение экскурсий, лекций.
3.3.2. Сектор обеспечения сохранности и справок осуществляетфункции:
а) исполнение запросов;
б) проверка наличия и состояния документов;
в) картонирование и обеспыливание дел;
г) проведение технической обработки дел;
д) заполнение листов проверок наличия и состояния дел и карточекфондов;
е) работа по обеспечению сохранности документов и порядка вархивохранилищах.
4. Права и обязанности
4.1. Отделу предоставляются права:
4.1.1. Получать от учреждений и организаций всех формсобственности необходимую информацию о работе и состоянииведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
4.1.2. Проверять ведомственные архивы и организацию документов вделопроизводстве учреждений независимо от их ведомственнойподчиненности и формы собственности.
4.1.3. Давать организациям, учреждениям в пределах своейкомпетенции обязательные для исполнения указания по устранениювыявленных недостатков в работе ведомственных архивов и организациидокументов в делопроизводстве.
4.1.4. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках идругих мероприятиях, проводимых администрацией города, егоструктурными подразделениями, архивным управлением АдминистрацииКемеровской области по вопросам организации документов вделопроизводстве и работы ведомственных архивов, участвовать в работеэкспертных комиссий учреждений.
4.1.5. Ставить перед администрацией города и правоохранительнымиорганами вопросы о привлечении руководителей и других должностных лицучреждений, независимо от их ведомственной подчиненности, к уголовной,административной и иной, установленной законодательством РоссийскойФедерации, законодательными и иными правовыми актами области,ответственности за нарушение законодательства об Архивном фонде иархивах.
4.2. Сотрудники Отдела обязаны:
4.2.1. Строго соблюдать Положение о муниципальной службе в городеКемерово, утвержденное постановлением Кемеровского городского Советанародных депутатов от 27.12.2000 N 277, правила внутреннегораспорядка, приказы и распоряжения Главы города, заместителя Главыгорода, руководителя аппарата.
4.2.2. Осуществлять полномочия в соответствии с должностнымиобязанностями.
4.2.3. Совершенствовать уровень квалификации.
5. Ответственность
5.1. Заведующий Отделом несет персональную ответственность завыполнение возложенных на Отдел задач.
5.2. Степень ответственности работников Отдела устанавливаетсядолжностными обязанностями.
Управляющий делами
Администрации г. Кемерово Н.А.Патлах