Распоряжение Администрации г. Новокузнецка от 02.06.2003 № 881
Об утверждении Положения об архивном отделе администрации города
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ КЕМЕРОВСКАЯ ОБЛАСТЬ АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА НОВОКУЗНЕЦКА РАСПОРЯЖЕНИЕот 02.06.03 N 881г. НовокузнецкОб утверждении Положения обархивном отделе администрациигорода Во исполнение распоряжения от 21.12.2001 г. N 1594 "О созданииархивного отдела в структуре администрации", в целях упорядоченияархивного хранения документов муниципальных предприятий, учреждений иорганизаций, 1. Утвердить Положение об архивном отделе администрации городасогласно приложения N 1 и ввести его в действие с 01.06.2003 г. 2. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить наруководителя аппарата Трегубова В.А. Глава города Новокузнецка С. Д. Мартин Приложение N 1 к распоряжению Главы г.Новокузнецка от 02.06.03 N 881 ПОЛОЖЕНИЕ об архивном отделе администрации города 1. Общие положения. 1.1. Архивный отдел администрации города Новокузнецка (далее -Отдел) является отраслевым структурным подразделением администрациигорода без прав юридического лица, осуществляющим руководство иуправление архивным делом в городе и выполняющим функциимуниципального архива. Методическое руководство отделом осуществляет архивное управлениеКемеровской области. Координирует работу отдела руководитель аппаратаадминистрации города. 1.2. Отдел обеспечивает хранение, комплектование, учет ииспользование архивных документов, образовавшихся и образующихся вдеятельности органов местного самоуправления, учреждений, организацийи предприятий, отнесенных к муниципальной собственности, а такжеархивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц,переданных на законном основании в муниципальную собственность. 1.3. Отдел в своей деятельности руководствуется КонституциейРоссийской Федерации, Основами законодательства Российской федерацииоб Архивном фонде Российской Федерации и архивах, другими федеральнымизаконами и нормативными правовыми актами Российской Федерации; ЗакономКемеровской области "Об архивном фонде Кемеровской области и архивах",иными законами и нормативньми актами Кемеровской области; Уставомгорода, правовыми актами органов местного самоуправления г.Новокузнецка; нормативно-методическими документами Федеральнойархивной службы России, инструкциями и приказами Архивного управленияКемеровской области, а также настоящим Положением. Положение об отделе, утверждается Главой города по согласованию сАрхивным управлением Кемеровской области. 1.4. Штатная численность отдела устанавливается и утверждаетсяГлавой города. Работники отдела являются муниципальными служащими. 1.5. Отдел имеет печать для заверения архивных справок, копий ивыписок из документов, а также штампы и бланки со своим наименованием. 1.6. Финансирование и материально-техническое обеспечение отделаосуществляется за счет средств бюджета города. 1.7. Администрация города обеспечивает отдел помещениями,отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранностидокументов; их содержание, техническое оснащение, оборудование,охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий трудаработников. 2. Основные задачи и функции 2.1. Основными задачами отдела являются: 2. 1.1. Комплектование архивного фонда города документами,имеющими для него историческое, научное, социальное, экономическое,политическое или культурное значение. 2.1.2. Учет и обеспечение сохранности архивных фондов и архивныхдокументов, находящихся на территории города и являющихсямуниципальной собственностью, а также других архивных фондов иархивных документов, принятых отделом на постоянное длительное, либовременное хранение. Архивные фонды и архивные документы, являющиесямуниципальной собственностью, входят в состав государственной частиархивного фонда Кемеровской области. 2.1.3. Организационно-методическое руководство деятельностьюведомственных архивов и организацией документов в делопроизводствеорганов местного самоуправления, муниципальных предприятий иучреждений; содействие организациям других форм собственности всохранении, комплектовании и использовании их архивов. 2.1.4. Информационное обеспечение органов местногосамоуправления; организация использования архивных документов,хранящихся в отделе; удовлетворение прав граждан и организаций наархивную информацию. 2.1.5. Контроль за соблюдением законов и иных нормативных актов вобласти архивного дела в соответствии с действующим законодательством. 2.2. Отдел, в соответствии с возложенными на него задачамиосуществляет следующие функции: 2.2.1. Разрабатывает и по согласованию с архивным управлениемКемеровской области представляет на утверждение Главы города списокорганизаций, документы которых подлежат передаче на постоянноехранение в архив; ведет систематическую работу по уточнению этогосписка; организует отбор и осуществляет прием документов на хранение. 2.2.2. Принимает на хранение документы по личному составу отликвидированных муниципальных предприятий, организаций и учреждений. 2.2.3. Организует экспертизу научной и практической ценностидокументов, отбираемых на постоянное хранение и хранящихся в отделе. 2.2.4. Представляет в архивное управление Кемеровской области поустановленным формам сведения о хранящихся в отделе архивныхдокументах; принимает меры по созданию оптимальных условий хранениядокументов и обеспечению их физической сохранности. 2.2.5. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат кдокументам, хранящимся в отделе, автоматизированныеинформационно-поисковые системы, банки и базы данных, архивныесправочники о составе и содержании документов. 2.2.6. Разрабатывает и реализует мероприятия по улучшению работыведомственных архивов, внедрению государственного стандартаорганизационно-распорядительной документации и организации документовв делопроизводстве органов местного самоуправления и муниципальныхорганизаций. 2.2.7. Проводит проверки состояния делопроизводства иведомственного хранения документов, в том числе по личному составу,ведет в установленном порядке их учет в организациях - источникахкомплектования отдела. 2.2.8. Рассматривает и представляет на утверждениеэкспертно-проверочной комиссии архивного управления Кемеровскойобласти поступившие от организаций описи дел постоянного хранения, атакже аудиовизуальную и электронную документацию. 2.2.9. Рассматривает и согласовывает положения о ведомственныхархивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел, представляемыеорганизациями - источниками комплектования архивного фонда города, атакже описи дел по личному составу организаций, документы которыхподлежат приему в отдел в установленном порядке. 2.2.10. Оказывает организационно-методическую помощьведомственным архивам и делопроизводственным службам, по просьбесоздавших их предприятий, организаций и учреждений, изучает, обобщаети распространяет положительный опыт их работы, проводит совещания,семинары, консультации по вопросам организации и методики работы сдокументами. 2.2.11. Информирует органы местного самоуправления, другиезаинтересованные организации о составе и содержании хранящихся вотделе архивных документов по актуальной тематике, исполняет запросыюридических лиц на архивную информацию, в том числе на договорнойоснове. 2.2.12. Организует работу пользователей архивными документами,изготавливает копии архивных документов по их запросам, готовитматериалы для документальных выставок и средств массовой информации,организует и проводит встречи с общественностью. 2.2.13. Исполняет социально-правовые и иные запросы граждан,выдает архивные справки, заверенные копии и выписки из документов;рассматривает заявления, предложения и жалобы граждан и организаций,проводит прием граждан. 2.2.14. Проверяет выполнение физическими лицами, предприятиями,учреждениями и организациями города требований законодательстваРоссийской Федерации в области архивного дела и организации документовв делопроизводстве. 2.2.15. Информирует уполномоченные органы о фактах утраты, порчи,незаконного уничтожения документов в учреждениях, предприятиях иорганизациях города, других нарушениях законодательства об архивномфонде и архивах для привлечения виновных лиц к ответственности вустановленном законом порядке. 3. Права Отделу для выполнения возложенных на него задач и функцийпредоставляется право: 3.1. Представлять администрацию города по всем вопросам, входящимв компетенцию отдела. 3.2. Запрашивать и получать от организаций-источниковкомплектования отдела, независимо от их ведомственной подчиненности,необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов,организации документов в делопроизводстве. 3.3. Давать в пределах своей компетенции организациям,находящимся на территории города, обязательные для исполнения указанияпо вопросам работы ведомственных архивов и организации документов вделопроизводстве. 3.4. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссииорганизаций, для участия в решении вопросов сохранности документов. 3.5. Создавать на общественных началах совет, утверждаемый Главойгорода, для рассмотрения организационно-методических и практическихвопросов архивного дела. 4. Организация работы 4.1. Отдел возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемый отдолжности Главой города. 4.2. Начальник архивного отдела руководит его деятельностью инесет персональную ответственность за выполнение возложенных на негозадач и функций, отчитывается о своей работе перед руководителемаппарата администрации города и в установленном порядке - передархивным управлением Кемеровской области. 4.3. Деятельность отдела организуется в соответствии с основныминаправлениями развития архивного дела на основе годовых планов работы,утверждаемых Главой города. 4.4. При смене начальника отдела прием и передача делосуществляется специально созданной комиссией по акту, утверждаемомуруководителем аппарата администрации города, который передается вархивное управление Администрации Кемеровской области. 4.5. Реорганизация или ликвидация отдела осуществляется Главойгорода в установленном порядке. Руководитель аппарата Администрации г. Новокузнецка В.А.Трегубов