Распоряжение Администрации г. Березовский от 25.10.2000 № 551-р
О регламенте администрации города
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ КЕМЕРОВСКАЯ ОБЛАСТЬ АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА БЕРЕЗОВСКОГО РАСПОРЯЖЕНИЕот 25.10.00 N 551-рг. БерезовскийО регламенте администрации города 1. Утвердить прилагаемый регламент администрации города. 2. Обязать комитеты, отделы и другие структурные подразделенияобеспечить соблюдение требований регламента установленного порядкаработы с документами, контроля за их исполнением. 3. Признать утратившим силу распоряжение администрации города от24.02.92 N 107 "О регламенте работы администрации г. Березовского". Глава города Н.Н. Марков УТВЕРЖДЕН распоряжением администрации города от 25.10.2000 N 551-р РЕГЛАМЕНТ Администрации города Березовский Администрация города является исполнительным органом городскогосамоуправления Березовского и возглавляется Главой города. Глава города руководит деятельностью городской Администрации напринципах единоначалия на основании во исполнение КонституцииРоссийской Федерации, федеральных законов, актов Президента РоссийскойФедерации и Правительства Российской Федерации, распоряжений ипостановлений Кемеровской области, актов областного и городскогоСоветов народных депутатов, принятых в пределах их полномочий, иУстава города. 1. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТЫ 1.1. В целях обеспечения выполнения возложенных на Администрациюгорода обязанностей разрабатывается квартальный план работы.Предложения по нему вносятся руководителями подразделенийАдминистрации города управляющему делами за 20 дней до началаквартала, предварительно завизировав их у заместителя Главы города всоответствии с распределением обязанностей. Согласованный план не позднее, чем за 7 дней до началапланируемого периода вносится на рассмотрение Главе города. 1.2. Квартальный план работы состоит из разделов: - вопросы, выносимые на рассмотрение городского Совета депутатов; - вопросы, выносимые на рассмотрение совещательных органов приГлаве города (коллегию); - вопросы, рассматриваемые на расширенных аппаратных совещаниях; - вопросы, рассматриваемые на совещаниях у заместителей Главы; - организационные мероприятия, проводимые Администрацией города; - культурно-массовые и спортивные мероприятия. Ответственность за своевременную и качественную подготовкувопросов, включенных в план, несут заместителя Главы города,руководители структурных подразделений, указанные в плане. Контроль за выполнением квартального плана работы Администрациигорода осуществляет управляющий делами. 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛНЕНИЯ АКТОВ ПРЕЗИДЕНТА И ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, АДМИНИСТРАЦИЕЙ ОБЛАСТИ И ГОРОДА, ОБЛАСТНОГО И ГОРОДСКОГО СОВЕТОВ НАРОДНЫХ ДЕПУТАТОВ 2.1. Документы Президента и Правительства Российской Федерации,Администрации и Совета народных депутатов Кемеровской области,поступившие в Администрацию города, регистрируются ведущимспециалистом по делопроизводству и представляются Главе города, а вслучае его отсутствия первому заместителю или заместителю,исполняющему обязанности Главы города, для рассмотрения и принятиярешения в день их поступления. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то работу поего исполнению координирует должностное лицо, указанное в поручениипервым. Доклад о выполнении такого поручения и ответ автору обращенияо выполнении дается им же. Документы, направленные заместителям Главы города, руководителямструктурных подразделений администрации города для ознакомленияподлежат возврату в суточный срок, а с целью исполнения - 3-дневныйсрок ведущему специалисту по делопроизводству. Документы и поручения исполняются в указанные в них сроки. Срокисполнения поручения, если он не определен в поручении,устанавливается в один месяц и исчисляется в календарных днях с датыподписания документа, поручения. Поручения, имеющие в тексте пометку "срочно", исполняются в 2-дневный срок, требующие дополнительного изучения поставленныхвопросов, - в течение 10 дней. В 10-дневный срок исполняются порученияс пометкой "оперативно". 2.2. Контроль за исполнением документов Президента иПравительства Российской Федерации, Администрации и Совета народныхдепутатов области осуществляется лично Главой города, егозаместителями, управляющим делами. Организационная работаосуществляется главным специалистом по работе с населением иобщественностью. Еженедельно распечатываются контрольные карточки о наступающихсроках исполнения документов и направляются в адрес исполнителей. В случае необходимости срок исполнения документов может бытьизменен или продлен. Снятие с контроля документов может быть произведено Главой городаили его заместителем на основании письменной информации (справки) обисполнении. Информация с визой руководителя о снятии документа с контроляпередается главному специалисту по работе с населением иобщественностью. Если исполнение правительственного или областного документазавершилось выпуском постановления и распоряжения, то для снятия его сконтроля достаточно указать дату и номер изданного документа. Главный специалист по работе с населением и общественностьюежемесячно до 5 числа следующего за отчетным месяца готовитаналитическую справку о ходе выполнения актов Президента иПравительства Российской Федерации, Администраций области и города ипредставляет ее Главе города, его заместителям, управляющему делами. 2.3. Рассмотрение поступающих документов других правительственныхорганов (министерств), должностных лиц, Администрации ПрезидентаРоссийской Федерации или областной Администрации, предприятий иорганизаций города производится Главой города, его заместителями вдень их поступления. Вся поступающая корреспонденция регистрируется вжурнале входящей документации. Ведущим специалистом по делопроизводству осуществляетсяеженедельное информирование ответственных лиц о предстоящих срокахисполнения документов. Ежемесячно управляющему делами и заместителям Главы городапредставляется информация о невыполненных входящих документах. Контроль за исполнением поступающих документов осуществляетсялицами, определенными в резолюциях Главы города и его заместителей всоответствии с распределением обязанностей, а также руководителямисоответствующих служб. Доставка исполнителям поступившей корреспонденции производитсяведущим специалистом по делопроизводству в день поступлениядокументов. 3. ПОДГОТОВКА ПРОЕКТОВ ДОКУМЕНТОВ ГЛАВЫ ГОРОДА И ОРГАНИЗАЦИЯ ИХ ИСПОЛНЕНИЯ 3.1. Глава города издает в пределах своей компетенциипостановления и распоряжения, которые обязательны к исполнению всемиучреждениями, организациями, предприятиями, должностными лицами игражданами на территории города и вступают в силу с моментаподписания, если иное не определено в самом тексте документа. 3.2. Подготовка проекта распоряжения или постановления Главыгорода включает: - поручение Главы города о подготовке проекта, данное вписьменном виде или устно должностному лицу; - проработку вопроса об актуальности и содержании документа всоответствующих подразделениях Администрации города; - определение Главой города либо должностным лицом, которомупоручена подготовка проекта распоряжения или постановления, кругаорганизаций и должностных лиц, осуществляющих подготовку проектадокумента, его экспертизу и согласование; - организацию сбора необходимых письменных заключений(экспертиз), их анализ и последующую доработку документа снеобходимыми организациями и должностными лицами; - финансово-экономическое обоснование намечаемых мер собязательным указанием источников финансирования; - содержание поручения управлениям, комитетам, отделам,организациям должны быть завизированы их руководителями изаместителями Главы города, в компетенцию которых входит решениеуказанных в проекте вопросов; - в случае несогласия с проектом или отдельными пунктамиприлагается мотивированное заключение, подписанное руководителеморганизации; - правовую экспертизу проекта документа осуществляет юридическаяслужба Администрации города, результат которой оформляется вписьменном виде в течение 1-3 дней в зависимости от степени сложностидокумента. Если проект документа целом или его части противоречатдействующему законодательству, то на основании заключения юридическойслужбы он дорабатывается авторами проекта; - ответственность за качественную подготовку документов несетзаместитель Главы города, согласно распределению обязанностей, а такжеруководители организаций и подразделений, на которые была возложенаподготовка проекта документа. 3.3. При подготовке проектов постановлений и распоряжения Главыгорода должны строго соблюдаться требования стандартов наорганизационно-распорядительную документацию, основных положенийЕдиной государственной системы делопроизводства и Инструкции подокументационному обеспечению и делопроизводству Администрации областии города. Документ должен иметь заголовок, отражающий содержание, сжатуюпреамбулу, сроки исполнения и фамилии должностных лиц, ответственныхза исполнение содержащихся в тексте поручений, указание опредставлении информации и фамилии лица, отвечающего за исполнениедокумента в целом. 3.4. При необходимости в проекте распоряжения указывается напризнание утратившими силу ранее принятых по этому вопросу документов,если вновь принимаемое распоряжение исключает их действие, делаетсяссылка на документы, его автора, дату, номер и заголовок, еслидокумент принимается во исполнение документа вышестоящих органов. 3.5. Проекты постановлений и распоряжений Администрации городапосле их надлежащего оформления передаются на рассмотрение ивизирование управляющему делами. 3.6. Постановления и распоряжения подписывает Глава города илилицо, официально исполняющее обязанности Главы города. Распорядительные документы на подпись Главе города представляетведущий специалист по делопроизводству, обращениям граждан ежедневно. 3.7. Контроль за выполнением распоряжений и постановленийАдминистрации города осуществляют заместители Главы города всоответствии с распределением обязанностей. 3.8. По вопросам утверждения и назначения кадров управляющемуделами представляются: личное заявление гражданина, поступающего намуниципальную службу, документ, удостоверяющий личность, трудоваякнижка, документы об образовании и профессиональной подготовке,декларация о доходах и имуществе для предоставления в государственнуюналоговую службу, медицинское заключение о состоянии здоровья.Заявление регистрируется руководителем структурного подразделения изаместителем Главы города в соответствии с распределениемобязанностей, проект приказа - юридической службой и управляющимделами. Вопросы утверждения, назначения кадров и освобождения отдолжности рассматриваются Главой города. 3.9. Размножение и рассылка принятых и подписанных распоряжений,приказов производится ведущим специалистом по делопроизводству всоответствии со списком, подписанным должностным лицом, ответственнымза подготовку документа. 3.10. Получение и отправка служебной и иной корреспонденцииосуществляется через приемную администрации в соответствии сИнструкцией по работе с документами. Оперативные документы Главыгорода могут быть переданы через факс и электронную почту. В случае направления документа нескольким адресатам исполнительобязан представить требуемое количество экземпляров, на каждом изкоторых обязательно указывается адрес, а если информация передаетсяфаксом, то номер факса. 3.11. Публикация документов Администрации города в средствахмассовой информации осуществляется по распоряжению Главы города илиуправляющего делами. Подготовка документа к публикации производитсяпресс-секретарем Главы города. 4. ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ СОВЕЩАТЕЛЬНЫХ ОРГАНОВ ПРИ ГЛАВЕ ГОРОДА 4.1. Совещательные органы при Главе города (коллегия) создаются иупраздняются распоряжением Главы города. 4.2. Проекты документов, подготовленные управлениями и отделами,в соответствии с требованиями раздела 3 настоящего регламента за 4 днядо установленной даты проведения заседания коллегии представляютсяуправляющему делами для предварительного обсуждения заместителямиГлавы города, а за 2 дня - передаются членам коллегии дляознакомления. После рассмотрения на совещательном органе документ в 3-дневныйсрок дорабатывается авторами, если это поручено совещательным органоми сдается управляющему делами. 5. ПРОВЕДЕНИЕ СЕМИНАРОВ И СОВЕЩАНИЙ 5.1. Семинары, совещания и другие мероприятия с приглашениемруководителей хозяйственных организаций и иных лиц проводятся порешению Главы города, его заместителей. Приглашение участников,ведение протоколов, подготовка необходимых материалов осуществляетсяструктурными подразделениями Администрации, ответственными запроведение мероприятия в соответствии с планом работы Администрации. Устанавливается следующий порядок ведения совещаний: Ежедневно 7.45 - совещание заместителей Главы города,управляющего делами, пресс-секретаря, при необходимости Главой городаприглашаются руководители других служб города; понедельник 8.30 аппаратное совещание руководителей структурныхподразделений Администрации города; первый понедельник месяца 8.30 - расширенное аппаратное совещаниеруководителей структурных подразделений Администрации города,руководителей предприятий и служб города 6. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИЙ, БРИФИНГОВ, ВСТРЕЧ С ПРЕДСТАВИТЕЛЯМИ СРЕДСТВ МАССОВОЙ ИНФОРМАЦИИ 6.1. В соответствии с действующим законодательством Администрациягорода информирует население города о своей деятельности черезсредства массовой информации. 6.2. Глава города или по его поручению заместители Главы,руководители структурных подразделений еженедельно проводят встречи спредставителями средств массовой информации. 7. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА, РАССМОТРЕНИЯ ЖАЛОБ, ЗАЯВЛЕНИЙ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ ГРАЖДАН 7.1. Организация устного приема, рассмотрение письменных жалоб,заявлений и предложений граждан возлагается на ведущего специалиста поделопроизводству, обращениям граждан в соответствии сзаконодательством Российской Федерации и Положением о порядкеорганизации рассмотрения обращений граждан. Вопросы по обращениям граждан решаются в тесном взаимодействии совсеми подразделениями Администрации города. 7.2. Прием граждан осуществляют Глава города, его заместители,руководители структурных подразделений по утвержденному графику. Навсех обратившихся на личный прием к Главе города заводятся контрольныерегистрационные карточки, в которых проставляется исполнитель,резолюция и срок исполнения поручения. Карточки регистрируются ведущимспециалистом по делопроизводству и их копии направляются исполнителям.Ответ представляется в письменной форме. 7.3. После регистрации письменных обращений от населения ведущийспециалист по делопроизводству, обращениям граждан представляет их длярассмотрения Главе города. Контроль за исполнением письменных обращений возлагается назаместителей Главы города, руководителей структурных подразделений;организационно-техническая работа по контролю - на ведущегоспециалиста по делопроизводству, обращениям граждан. 7.4. По итогам работы с обращениями граждан в Администрациигорода готовится ежемесячный отчет до 5 числа следующего за отчетныммесяца. Периодически материалы о работе с обращениями гражданнаправляются в средства массовой информации. 8. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА С ГОРОДСКИМ СОВЕТОМ ДЕПУТАТОВ Взаимодействие Администрации города с городским Советомосуществляется в соответствии с законодательством РоссийскойФедерации, Кемеровской области, правовыми актами органов местногосамоуправления и Уставом города. Координация работы по обеспечению взаимодействия Главы города сгородским Советом депутатов осуществляется управляющим делами. 9. МАШИНОПИСНЫЕ И КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫЕ РАБОТЫ 9.1. Выполнение машинописных работ, формирование распорядительныхдокументов в электронном виде, тиражирование материалов для аппаратаАдминистрации осуществляют машинистки. 9.2. Исполнение машинописных работ производится в порядкепоступления материалов. Срочные материалы печатаются вне очереди поуказанию управляющего делами или ведущего специалиста поделопроизводству. 9.3. Передаваемые для печатания документы должны быть написаныразборчиво, чернилами черного или синего цвета на одной стороне листа.Сокращения допускаются только общепринятые. Документы, подготовленныес нарушением этих требований, в работу не принимаются и возвращаютсяавтору. 9.4. Изготовление бланков и других документов через типографию,обеспечение бумагой и другими канцелярскими товарами осуществляеткомендант администрации. Содержание в рабочем состоянии печатной имножительной техники в аппарате Администрации города осуществляетотдел информационных технологий. 9.5. Разрешение на размножение документов дается в письменномвиде управляющим делами или ведущим специалистом по делопроизводству.Размножение документов производится в порядке поступления. Срочныематериалы размножаются вне очереди по указанию управляющего делами. 9.6. На копирование и размножение передаются первые экземплярыматериалов или рукописных текстов, отвечающих техническим требованиям. 10. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ГЕРБОВОЙ ПЕЧАТИ 10.1. Гербовая печать хранится у ведущего специалиста поделопроизводству и в бухгалтерии Администрации города. Ставится надокументы, подписанные Главой города, его заместителями и главнымбухгалтером. 10.2. Проставление гербовой печати на факсимиле запрещается. 10.3. Другие печати, штампы, необходимые в работе Администрациигорода изготавливаются по заказу управляющего делами, учитываются пооттискам в журнале и выдаются под роспись руководителю подразделения,хранятся в сейфах. 11. ПОРЯДОК ВРУЧЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ НАГРАД РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И НАГРАД КЕМЕРОВСКОЙ ОБЛАСТИ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА 11.1. Вручение государственных наград производится Главой городапо мере их поступления. 11.2. Государственные награды по поручению Главы города могутвручаться его заместителями и управляющим делами Администрации свыездом в трудовые коллективы. 11.3. Церемония вручения наград проходит в торжественнойобстановке с исполнением атрибутов государственной власти (герб, флаг,исполнение государственного гимна Российской Федерации). Церемонии вручения предшествует краткое вступительное слово Главыгорода. Зачитывает Указы Президента Российской Федерации управляющийделами. 12. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЖУРСТВА В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА 12.1. Дежурство по городу ведется в субботу, воскресенье ипраздничные дни ответственными работниками аппарата Администрации с 8до 24 часов. Организация дежурства (составление графика дежурства,инструктирование) возлагается на управляющего делами. Круглосуточное дежурство осуществляет центральная диспетчерскаяслужба "05", которая в аварийных ситуациях ставит в известность ослучившемся ответственного дежурного по городу, руководителейхозяйственных подразделений, соответствующих структурных подразделенийадминистрации, заместителя Главы города, курирующего данный вопрос. Висключительных случаях извещается Глава города. 13. ТЕЛЕФОННЫЕ СПРАВОЧНИКИ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА Составление и изготовление справочников служебных и домашнихтелефонов руководящих работников Администрации города и ее структурныхподразделений и организаций города, своевременное внесение изменений вних возлагается на ведущего специалиста по кадрам. Обновление ихпроизводится 2 раза в год. 14. РЕЖИ РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ 14.1. Рабочий день аппарата Администрации и структурныхподразделений начинается в 8 часов и продолжается до 17 часов сперерывом на обед с 12 до 13 часов. 14.2. Заместители Главы города, руководители структурныхподразделений должны сообщать в свою приемную, отдел и в обязательномпорядке в приемную Главы города о своем местонахождении ипредполагаемом времени отсутствия на рабочем месте (в кабинете), освоем отъезде в командировку, об уходе в отпуск, об отсутствии в связис болезнью или по другим причинам. 14.3. Во всех подразделениях аппарата уход работников с рабочегоместа должен производиться с ведома руководителя и контролироватьсяим. 14.4. Работники аппарата Администрации города выезжают вкомандировки на основании приказа Главы города. Приказ готовится на основании вызова или извещения ведущимспециалистом по кадрам. О результатах командировки работник докладывает Главе города илируководителю структурного подразделения. 14.5. Отпуск работникам аппарата предоставляется в соответствии сприказом Главы города и утвержденным графиком на основании письменногозаявления, согласованного с руководителем структурного подразделения изаместителем Главы города, поданного управляющему делами за 7-10 днейдо начала отпуска. 14.6. Работник обязан в течение 3 дней сообщить ведущемуспециалисту по кадрам сведения об изменениях своего домашнего адреса,служебного и домашнего телефона. 14.7. Всем работникам, принятым в штат аппарата Администрациигорода, руководителям структурных подразделений Администрации города,назначенным на должность распоряжением Главы города выдаются служебныеудостоверения. При увольнении удостоверения подлежат возврату.