Постановление Администрации г. Мыски от 17.11.2010 № 45-н
Об утверждении Административных регламентов предоставления муниципальных услуг (функций) Архивным отделом Администрации города Мыски
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ КЕМЕРОВСКАЯ ОБЛАСТЬ АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА МЫСКИ ПОСТАНОВЛЕНИЕот 17.11.10 N 45-нг. МыскиОб утверждении Административных регламентовпредоставления муниципальных услуг (функций)Архивным отделом Администрации города Мыски В целях повышения эффективности и качества деятельности пореализации прав и законных интересов физических и юридических лиц, 1. Утвердить Административный регламент предоставлениямуниципальной услуги "Организация хранения, комплектования, учета ииспользования документов Архивного фонда РФ и других архивныхдокументов в архивном отделе Администрации города Мыски" согласноприложению 1; 2. Утвердить Административный регламент предоставлениямуниципальной услуги "Оформление и выдача архивных справок, выписок икопий на основании архивных документов" согласно приложению 2. 3. Отделу экономического анализа и прогнозирования развитиятерритории Администрации города Мыски (Е.Б. Морозова) внестисоответствующие изменения в Сводный реестр муниципальных услуг(функций) на территории муниципального образования "Мысковскийгородской округ". 4. Настоящее Постановление вступает в силу с моментаопубликования (обнародования) в установленном порядке. 5. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить назаместителя Главы города по экономическим вопросам Глазкова В.В. И.о. Главы города Мыски А.В. Бельницкий Приложение N 1 к Постановлению Администрации города Мыски от 17.11.2010 N 45-н Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Организация хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в архивном отделе Администрации города Мыски". 1. Общие положения 1.1. Административный регламент предоставления муниципальнойуслуги "Организация хранения, комплектования, учета и использованиядокументов Архивного фонда РФ и других архивных документов вАдминистрации города Мыски" (далее регламент) определяет сроки ипоследовательность действий (административных процедур) при исполнениимуниципальной функции в Администрации города Мыски по организациихранения, комплектования и учета документов Архивного фонда РФ идругих архивных документов в Администрации города Мыски. 1.2. Исполнитель муниципальной услуги - архивный отделАдминистрации города Мыски. 1.3. Осуществление муниципальной услуги осуществляется всоответствии с: Конституцией Российской Федерации; Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципахорганизации местного самоуправления в Российской Федерации"; Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ" Об архивном деле вРоссийской Федерации"; Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденнымПостановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 N 290; Регламентом Федерального архивного агентства, утвержденнымПриказом Федерального архивного агентства от 09.03.2005 N 17; Законом Кемеровской области от 26.03.2007 N 35-ОЗ "Об архивномделе"; Правилами организации хранения, комплектования, учета ииспользования документов Архивного фонда Российской Федерации и другихархивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеяхи библиотеках, организациях Российской академии наук; утвержденнымиПриказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РоссийскойФедерации от 18.01.2007 N 19; Уставом муниципального образования "Мысковский городской округ"; Положением об Администрации города Мыски, утвержденнымРаспоряжением Главы муниципального образования "Мысковский городскойокруг" от 29.12.1997 N 985р. Положением об архивном отделе Администрации города Мыски,утвержденным Распоряжением Администрации города Мыски от 19.03.2008N 17-4-к; Инструкцией по делопроизводству в Администрации г. Мыски,утвержденной Постановлением Администрации г. Мыски от 21.08.2006N 895. Постановлением Администрации г. Мыски от 23.07.2010 N 16-н"Об утверждении порядка разработки и утверждения Административныхрегламентов предоставления (осуществления) муниципальных услуг натерритории муниципального образования "Мысковский городской округ". 1.4. Результатом муниципальной услуги является: 1.4.1. Общее комплектование архивного отдела Администрации городаМыски документами Архивного фонда РФ и другими архивными документами. 1.4.2. Обеспечение учета и сохранности документов Архивного фондаРФ и других архивных документов в Администрации города Мыски. 1.4.3. Обеспечение использования документов Архивного фонда РФ идругих архивных документов в Администрации города Мыски: - информирование руководства и структурных подразделенийорганизации, а также других организаций о наличии в архиве тех илииных документов и их содержании; - исполнение запросов граждан и организаций; - подготовка ответов на запросы; - использование документов в средствах массовой информации; - подготовка информационных мероприятий: выставок, семинаров идр.; - выдача документов во временное пользование. 1.5. Получатели муниципальной услуги: - источники комплектования архивного отдела Администрации городаМыски (органы местного самоуправления и муниципальные организации); - источники комплектования архивных фондов Кемеровской области, вотношении которых органы местного самоуправления наделены отдельнымигосударственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету ииспользованию архивных документов, относящихся к государственнойсобственности Кемеровской области и находящиеся на территориимуниципального образования "Мысковский городской округ"; - граждане Российской Федерации; - негосударственные организации с заключенным договором. 2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги 2.1. Получение информации о правилах исполнения муниципальнойуслуги 2.1.1. Для получения информации о порядке исполнениямуниципальной услуги граждане и организации обращаются в архивныйотдел: - по телефону - 8(38474)2-01-04; - в письменном виде по почтовому адресу: 652840 Кемеровскаяобласть, г. Мыски, ул. Серафимовича,4, кабинет N 23; - в электронном виде по адресу электронной почты:www.myskiadmin.ru; - при личном обращении в архивный отдел. 2.1.2. График приема граждан архивным отделом: понедельник,вторник, четверг с 9-00 до 12-00; 2.2. Общие сроки исполнения муниципальной услуги 2.2.1. Общие сроки при осуществлении комплектования архивногоотдела документами Архивного фонда РФ и другими архивными документами: - уточнение источников комплектования архивного отдела -ежегодно; - составление проекта списка источников комплектования - непозднее 1 ноября текущего года; - согласование номенклатуры дел на очередной год - ежегодно, ноне позднее 10 ноября года предшествующего; - определение состава документов, подлежащих приему в архивныйотдел ежегодно; - прием документов в архивный отдел от источников комплектования- в сроки, установленные планом-графиком, который утверждаетсязаместителем Главы города по общим вопросам. 2.3. Требования к местам исполнения муниципальной услуги Нормативные условия хранения архивных документов обеспечиваютсясозданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного,температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиеническогорежимов в помещении архива, применением специальных средств хранения иперемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, папки, коробаи др.), установленных п.2.11 Приказа Минкультуры от 18.01.2007 N 19. 3. Административные процедуры для обеспечения комплектованияархивного отдела архивными документами Перечень административных процедур для обеспечения комплектованияархивного отдела документами Архивного фонда РФ и другими архивнымидокументами: - определение источников комплектования архивного отдела; - определение состава документов, подлежащих приему в архивныйотдел; - организация передачи документов в архивный отдел. 3.1. Определение источников комплектования архивного отдела 3.1.1. Источниками комплектования архивного отдела являются: - структурные подразделения Администрации г. Мыски; - Мысковский городской Совет народных депутатов; - избирательная комиссия; - муниципальные учреждения и предприятия; - организации, источники комплектования архивных фондовКемеровской области, в отношении которых органы местногосамоуправления наделены отдельными полномочиями по хранению,комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихсяк государственной собственности Кемеровской области; - организации и граждане на основании заключенного сАдминистрацией города договора; - негосударственные организации, временно хранящие документыАрхивного фонда РФ, относящиеся к муниципальной собственности, вслучае, если источником комплектования архивного отдела являлись ихпредшественники - государственные и муниципальные организации. 3.1.2. Прект списка источника комплектования архивного отделасоставляется, а также уточняется и дополняется архивным отделом поустановленной форме не позднее 1 ноября предшествующего года. Проект списка источников комплектования архива рассматривается назаседании Экспертной комиссии Администрации г. Мыски, а затемутверждается заместителем Главы города Мыски по общим вопросам. 3.1.3. Архивный отдел ведет наблюдательное дело на каждуюорганизацию (предприятие) источник комплектования архива в котороевключаются документы, характеризующие его правовой статус идеятельность, а также работу архивного отдела и организацию документовв делопроизводстве. 3.2. Определение состава документов, подлежащих приему в архивныйотдел 3.2.1. Архивный отдел комплектуется делами постоянного,временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу. 3.2.2. Дела постоянного срока хранения, временного хранения сосроками до 10 лет принимаются на хранение в архивный отдел: - от структурных подразделений Администрации г. Мыски; - от Мысковского городского Совета народных депутатов; - от Избирательной комиссии города Мыски. 3.2.3. Сроки хранения документов определяются "Перечнем типовыхуправленческих архивных документов, образующихся в деятельностигосударственных органов, органов местного самоуправления иорганизаций, с указанием сроков хранения", утвержденным приказомМинкультуры России от 25.08.2010 N 556. 3.2.4. Архивный отдел оказывает необходимую методическую ипрактическую помощь организациям, источникам комплектования архивногоотдела по составлению номенклатуры дел, описей, подготовке дел дляпередачи на хранение. 3.3. Организация передачи документов в архивный отдел и их учетаи сохранности 3.3.1. Прием документов осуществляется постоянно в сроки,определенные планом-графиком приема документов, утвержденным зам.главы города по общим вопросам. Прием архивных документов оформляется Актом приема-передачидокументов. Акт составляется в 2-х экземплярах: один - остается вархиве, другой - в источнике комплектования. Вместе с архивнымидокументами в архив передаются три экземпляра описи дел документов. При первом приеме архивных документов от источника комплектованияпринимается также историческая справка о нем и его фонде, котораязатем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях,структуре источника комплектования. 3.3.2. При приеме архивных документов проводится проверка ихфизического, санитарно-гигиенического, технического состояния,комплектности учетных документов. 3.3.3. При ликвидации организаций, образовавшиеся в процессе ихдеятельности документы по личному составу, а также архивные документы,сроки временного хранения которых не истекли, поступают в архивныйотдел в соответствии с действующим законодательством. 3.3.4. Основанием для отказа в предоставлении муниципальнойуслуги в приеме документов являются: - решение экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК)администрации города в соответствии с действующим законодательством вархивном деле. 3.3.5. Муниципальная услуга по приему документов на хранениеявляется бесплатной. 3.3.6. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачейархивных документов на постоянное хранение, в том числе с ихупорядочением, транспортировкой, выполняются за счет средствисточников комплектования, передающих указанные документы. 4. Порядок и формы контроля за предоставлением муниципальнойуслуги Контроль за соблюдением последовательности действий попредоставлению муниципальной услуги и принятием в ходе еепредоставления решений осуществляется начальником архивного отделаадминистрации города. 5. Порядок обжалования действий (бездействия) должностного лица,а также принимаемого им решения при предоставлении муниципальнойуслуги 5.1. Действия (бездействия) и решения должностного лица архивногоотдела администрации города, осуществляемые (принятые) в ходепредоставления муниципальной услуги могут быть обжалованы получателеммуниципальной услуги во внесудебном порядке и (или) в суде. 5.2. В административном порядке получатели муниципальной услугивправе обратиться с жалобой на решение или действие (бездействие),осуществляемое (принятое) в ходе предоставления муниципальной услугина основании настоящего регламента, к главе города. 5.3. Порядок судебного обжалования действия (бездействия) ирешений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальнойуслуги, определяется законодательством Российской Федерации. Заместитель Главы города по общим вопросам И.А. Кузовкова Приложение N 2 к Постановлению Администрации города Мыски от 17.11.2010 N 45-н Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Оформление и выдача архивных справок, выписок и копий на основании архивных документов" в архивном отделе Администрации города Мыски 1. Общие положения. 1.1. Административный регламент предоставления муниципальнойуслуги "Выдача архивных справок, выписок и копий на основании архивныхдокументов", разработан в целях повышения качества и доступности,создания комфортных условий для получения муниципальной услуги,определяет сроки и последовательность действий (административныхпроцедур) при предоставлении муниципальной услуги. 1.2. Муниципальная услуга предоставляется архивным отделомАдминистрации города Мыски и является бесплатной муниципальнойуслугой. 1.3. Предоставление муниципальной услуги по выдаче архивныхсправок, выписок и копий архивных документов на основанииорганизационно-распорядительных документов, документов по личномусоставу ликвидированных предприятий, связанных с социальной защитойграждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а такжеполучение льгот в соответствии с законодательством РоссийскойФедерации, осуществляется в соответствии с: Конституцией Российской Федерации; Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципахорганизации местного самоуправления в Российской Федерации"; Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле вРоссийской Федерации"; Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотренияобращений граждан Российской Федерации"; Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденнымпостановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 N 290; Регламентом Федерального архивного агентства, утвержденнымприказом Федерального архивного агентства от 09.03.2005 N 17; Правилами организации хранения, комплектования, учета ииспользования документов Архивного фонда Российской Федерации и другихархивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеяхи библиотеках, организациях Российской академии наук; утвержденнымиПриказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РоссийскойФедерации от 18.01.2007 N 19; Законом Кемеровской области от 26.03.2007 N 35-ОЗ "Об архивномделе"; Уставом муниципального образования "Мысковский городской округ"; Положением об Администрации г. Мыски, утвержденным РаспоряжениемГлавы города Мыски от 29.12.1997г N 985р; Положением об архивном отделе Администрации г. Мыски,утвержденным Распоряжением Администрации города Мыски от 19.03.2008N 17-4-к; Инструкцией по делопроизводству в Администрации г. Мыски,утвержденной Постановлением Администрации г. Мыски от 21.08.2006N 895. Постановлением Администрации г. Мыски от 23.07.2010 N 16-н"Об утверждении порядка разработки и утверждения Административныхрегламентов предоставления (осуществления) муниципальных услуг натерритории муниципального образования "Мысковский городской округ". 1.4. Конечным результатом предоставления муниципальной услугиявляются: предоставления заявителям информационных писем, архивныхсправок, архивных копий, тематический перечень, архивных документов,отказ в предоставлении муниципальной услуги. 1.5. Заявителями на предоставление муниципальной услуги являютсяграждане, органы государственной власти, органы местногосамоуправления, организации и общественные объединения (далее -заявители): физические и юридические лица, имеющие право всоответствии с законодательством Российской Федерации либо в силунаделения их заявителями полномочиями выступать от их имени. 2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги 2.1. Порядок информирования о правилах предоставлениямуниципальной услуги. Информация о муниципальной услуге предоставляется начальником илиспециалистом архивного отдела непосредственно в помещении архивногоотдела, а также по телефону, электронной почте, почтовой связи. 2.2. Архивный отдел администрации города расположен по адресу:652840, Кемеровская область, г. Мыски, ул. Серафимовича, 4, кабинет23, телефон 2-01-04. 2.3. Сведения о графике работы архивного отдела администрациигорода сообщаются по телефону 2-01-04, а также имеются на официальномсайте Администрации г. Мыски в сети Интернет myski@adm68mail.ru,дополнительно размещены на табличке у входа в архивный отдел, удежурного на вахте при входе в здание администрации. 2.4. Режим работы архивного отдела: понедельник - пятница с 8-00до 17-00, перерыв на обед с 13-00 до 14-00, выходные дни: суббота,воскресенье. 2.5. Часы приема заявителей: понедельник, вторник, четверг с 9-00до 12-00. 2.6. Время ожидания консультации не более 30 минут. Время, отведенное для информации заявителя услуги - не более 15минут. 2.7. При устном обращении (лично или по телефону) специалистыотдела обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам организациирассмотрения обращений (запросов), связанных с информационнымобеспечением заявителей на основе документов архивного отдела. Приемосуществляется без предварительной записи в порядке очередности. 2.8. Требования к форме и характеру взаимодействия должностныхлиц с заявителями муниципальной услуги при ответе на телефонныезвонки, устные обращения: - при ответах на телефонные звонки и устные обращения специалистархивного отдела подробно и в корректной форме информирует заявителейпо вопросам предоставления муниципальной услуги; - ответ на телефонный звонок начинается с информации онаименовании органа, в который позвонил заявитель, фамилии, имени,отчества и должности специалиста, принявшего телефонный звонок; - во время разговора специалисты четко произносят слова, избегаютпараллельных разговоров с окружающими людьми и не прерывают разговорпо причине поступления звонка на другой аппарат; - в конце консультирования специалист кратко подводит итог иперечисляет действия, которые следует предпринять заявителю. 2.9. Информация о сроке завершения оформления документов ивозможности их получения сообщается заявителю при подаче документов. 2.10. По результатам предоставления муниципальной услугисоставляются: архивная справка, архивная выписка, архивная копия собозначением названия информационного документа "Архивная справка","Архивная выписка", "Архивная копия" - архивная справка - документ, составленный на бланке отдела,имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию опредмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единицхранения тех архивных документов, на основании которых он составлен; - архивная копия - копия, дословно, воспроизводящая текстдокумента, с указанием, номеров листов единицы хранения, заверенная вустановленном порядке, имеет юридическую силу; - архивная выписка - документ, имеющий юридическую силу, дословновоспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся копределенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра иномеров листов единицы хранения. 2.11. Текст в архивной справке дается в хронологическойпоследовательности событий с указанием видов архивных документов и ихдат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов. 2.12. В архивной справке несовпадение отдельных данныхвоспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, арасхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени,отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в текстесправки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала"). 2.13. Архивная справка, Архивная выписка и Архивная копия вслучае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архиввыдаются под расписку при предъявлении паспорта или иногоудостоверяющего личность документа; доверенному лицу - припредъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. 2.14. Условия и сроки предоставления муниципальной услуги: - обращения (запросы) заявителей услуги, поступившие в отдел,исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. В случаеневозможности исполнения запроса в данный срок, начальник архивногоотдела администрации города вправе продлить срок рассмотренияобращения (запроса) не более чем на 30 дней, при этом заявителюнаправляется письмо с информацией о продлении срока рассмотренияобращения (запроса) с указанием срока продления; - обращения (запросы), поступившие из органов государственнойвласти, местного самоуправления исполняются в соответствии сдействующим законодательством. - выдача готовых архивных справок, архивных копий, архивныхвыписок осуществляется в дни и часы приема, указанные в пункте 2.5регламента. 2.15. Перечень оснований для отказа в предоставлениимуниципальной услуги. - по запросам, поступившим в архивный отдел администрации города,которые не могут быть исполнены без дополнительных сведений,исполнение запроса приостанавливается, заявителям муниципальной услугинаправляется уведомление о необходимости предоставления дополнительныхсведений. При получении необходимых сведений - заявка исполняется. - не подлежат рассмотрению запросы, не содержащие фамилии, имя,отчества, почтового адреса гражданина. Также не принимаются крассмотрению запросы, содержащие ненормативную лексику иоскорбительные высказывания. 2.16. Требования к оборудованию мест оказания муниципальнойуслуги: - прием заявителей муниципальной услуги осуществляется согласнографика работы архивного отдела администрации города, указанному впункте 4 настоящего регламента; - места предоставления муниципальной услуги оборудуютсясредствами пожаротушения и оповещения о возникновении чрезвычайнойситуации; 3. Административные процедуры 3.1. Организация предоставления муниципальной услуги включает всебя следующие административные процедуры: - регистрация запросов; - анализ тематики поступивших запросов; - направление запросов на исполнение; - подготовка, оформление и направление подготовленных документовзаявителям. 3.2. Основанием для начала предоставления муниципальной услугиявляется обращение заявителя услуги в архивный отдел администрациигорода с заявлением (запросом). 3.3. Запрос заявителя услуги рассматривается при наличии взапросе наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имя,отчества), почтового адреса заявителя, указания темы (вопроса),хронологии запрашиваемой информации. 3.4. Поступившие запросы регистрируются специалистом архивногоотдела в журнале регистрации архивных запросов, в течение 3 дней содня поступления Регистрация запроса является основанием для начала действий попредоставлению муниципальной услуги. 3.5. Начальник архивного отдела администрации города осуществляетанализ тематики поступивших запросов. 3.6. При этом определяется: - степень полноты информации, содержащейся в запросе инеобходимой для его исполнения; - местонахождение архивных документов, необходимых для исполнениязапроса; - возможность исполнения запроса. 3.7. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архивномотделе администрации города архивных документов, в течение 7 дней смомента его регистрации направляется в другой архив или организацию,где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этомзаявителю услуги или заявителю услуги дается соответствующаярекомендация. 3.8. По итогам анализа тематики поступивших запросов онираспределяются между исполнителями. 3.9. Конечным результатом предоставления муниципальной услугиявляется архивная справка, архивная копия, архивная выписка,заверенные в установленном порядке. 4. Порядок и формы контроля за предоставлением муниципальнойуслуги. 4.1. Контроль за предоставлением муниципальной услугиосуществляется в форме плановых и внеплановых проверок полноты икачества предоставления муниципальной услуги. 4.2. Текущий контроль за соблюдением последовательностидеятельности по предоставлению муниципальной услуги и принятием в ходеее предоставления решений осуществляется начальником отдела. 4.3. Переодичность проверок устанавливается начальником архивногоотдела администрации города и носит плановый (осуществляется наосновании годовых планов работы) и внеплановый характер (поконкретному обращению). 4.4. Контроль за полнотой и качеством предоставлениямуниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление иустановление нарушений прав получателей услуги, принятие решений обустранении соответствующих нарушений. 4.5. Специалисты архивного отдела несут ответственность зарешения и действия (бездействие), принимаемые в ходе предоставлениямуниципальной услуги, в соответствии с действующим законодательством. 5. Порядок обжалования действий (бездействия) должностного лица,а также принимаемого им решения при предоставлении муниципальнойуслуги 5.1. Действия (бездействие) и решение должностного лица архивногоотдела администрации города, осуществляемые (принятые) в ходепредоставления муниципальной услуги, могут быть обжалованы заявителеммуниципальной услуги в административном порядке и (или) в суд. 5.2. В административном порядке заявители муниципальной услугивправе обратиться с жалобой на решение или действие (бездействие)должностного лица, осуществляемого (принятое) в ходе предоставлениямуниципальной услуги в соответствии с настоящим регламентом, к Главегорода. 5.3. Порядок судебного обжалования действия (бездействия) ирешений должностного лица, осуществляемых (принятых) в ходепредоставления муниципальной услуги, определяется законодательствомРоссийской Федерации. Заместитель Главы города по общим вопросам И.А. Кузовкова