Постановление Администрации Юргинского района от 24.11.2010 № 26-мна
Об утверждении Административного регламента по предоставлению муниципальной услуги архивным отделом Администрации Юргинского района
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ КЕМЕРОВСКАЯ ОБЛАСТЬ ПОСТАНОВЛЕНИЕ АДМИНИСТРАЦИЯ ЮРГИНСКОГО РАЙОНАот 24.11.10 N 26-МНАг. ЮргаОб утверждении Административногорегламента по предоставлениюмуниципальной услуги архивнымотделом Администрации Юргинскогорайона Во исполнение Постановления Правительства РФ от 15.06.2009 N 478"О единой системе информационно-справочной поддержки граждан иорганизаций по вопросам взаимодействия с органами исполнительнойвласти и органами местного самоуправления с использованиеминформационно-телекоммуникационной сети Интернет" и распоряженияКоллегии Администрации Кемеровской области от 07.08.2009 N 758-р"О дополнительных мерах по разработке и внедрению в деятельностьорганов исполнительной власти Кемеровской области административныхрегламентов исполнения государственных функций и услуг", постановляю: 1. Утвердить прилагаемый Административный регламент попредоставлению муниципальной услуги архивным отделом АдминистрацииЮргинского района "Организация информационного обеспечения органовгосударственной власти, органов местного самоуправления, юридическихлиц и граждан (выдача архивных справок, выписок, копий документов)".(Приложение N 1) 2. Опубликовать данное постановление в газете "Юргинскиеведомости". 3. Контроль за исполнением данного Постановления возложить наУправляющего делами - руководителя аппарата С.П. Столярову. И.о. Главы Юргинского района Б.М. Редаков Приложение N 1 к Постановлению Администрации Юргинского района от 24.11.2010 г. N 26-МНА АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ архивным отделом Администрации Юргинского района "Организация информационного обеспечения органов государственной власти, органов местного самоуправления, юридических лиц и граждан (выдача архивных справок, выписок, копий документов)" 1. Общие положения Административный регламент предоставления архивным отделомАдминистрации Юргинского района муниципальной услуги (далее -Регламент) по организации информационного обеспечения органовгосударственной власти, органов местного самоуправления, юридическихлиц и граждан разработан в целях повышения качества предоставления идоступности муниципальной услуги, создания комфортных условий дляполучателей муниципальной услуги. Настоящий Регламент определяет срокии последовательность действий (административных процедур) архивногоотдела Администрации Юргинского района, осуществляющего полномочия вобласти предоставления информации органам государственной власти,органам местного самоуправления, юридическим лицам и гражданам (далее- получатели услуги). 1.1. Предоставление муниципальной услуги по выдаче архивныхсправок осуществляется в соответствии с: Конституцией Российской Федерации (Собрание законодательстваРоссийской Федерации, 2009, N 4); Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле вРоссийской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации,2004, N 43); Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотренияобращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательстваРоссийской Федерации, 2006, N 19); Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступак информации о деятельности государственных органов и органов местногосамоуправления" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009,N 7); Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РоссийскойФедерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организациихранения, комплектования, учета и использования документов Архивногофонда Российской Федерации и других архивных документов вгосударственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках,организациях Российской академии наук (зарегистрирован в Министерствеюстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059,Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти2007, N 20); Постановлением Юргинского районного Совета народных депутатов от06.10.2005 N 30 "Положение об архивном отделе Администрации Юргинскогорайона". 1.2. Предоставление муниципальной услуги по организацииинформационного обеспечения органов государственной власти, органовместного самоуправления, юридических лиц и граждан реализует архивныйотдел Администрации Юргинского района (далее - муниципальный архив). 1.3. Муниципальная услуга по выдаче архивных справок, выписок,копий документов оказывается органам государственной власти, органамместного самоуправления, юридическим лицам и гражданам (далее -заявитель). 1.4. Заявителями, обращающимися за предоставлением муниципальнойуслуги, являются: получатели муниципальной услуги в соответствии с пунктом 1.2.настоящего Регламента; представители получателей муниципальной услуги, действующие наосновании доверенности, оформленной в соответствии с законодательствомРоссийской Федерации; законные представители получателей муниципальной услуги(опекуны). 1.5. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно. 2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги 2.1. Результатом предоставления муниципальной услуги является: - архивная справка; - архивная выписка; - архивная копия; - запрос уточняющих сведений (при необходимости); - ответ об отсутствии запрашиваемых сведений; - уведомление о направлении соответствующих запросов наисполнение по принадлежности в другие органы и организации. 2.2. Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги 2.2.1. Адреса, справочные телефоны для консультаций и графикработы муниципального архива, участвующего в предоставлениимуниципальной услуги: - почтовый адрес: 652050, Кемеровская обл., г. Юрга, ул.Машиностроителей, 37; - электронный адрес: adm_r@yrg.kuzbass.net - контактный телефон: (384 51) 4 42 82; - факс: (384 51) 4 04 00; - график работы: понедельник - пятница с 08.30 до 17.30; выходныедни - суббота, воскресенье; перерыв с 13.0 до14.00. 2.2.2. Консультация по процедуре предоставления муниципальнойуслуги проводится муниципальным архивом: по телефонам, указанным в пункте 2.2.1. настоящего Регламента; при личном обращении. 2.2.3. Информация об адресах, телефонах для справок, адресахэлектронной почты муниципального архива содержится так же наофициальном сайте Администрации Юргинского района www.yurgregion.ru 2.2.4. Стенд, содержащий информацию о графике (режиме) работы попредоставлению данной муниципальной услуги, размещается при входе впомещение Администрации Юргинского района. 2.2.5. Информирование получателей услуги о порядке предоставлениямуниципальной услуги осуществляется специалистом муниципальногоархива, предоставляющим муниципальную услугу (при личном обращении, потелефону или письменно, включая электронную почту). Консультирование осуществляется по следующим вопросам: - график (режим) работы, адрес, контактная информациямуниципального архива, участвующего в предоставлении муниципальнойуслуги и осуществляющего прием и консультирование заявителей повопросам предоставления муниципальной услуги; - перечень документов, необходимых для получения муниципальнойуслуги; - сроки принятия решений о предоставлении муниципальной услуги; - порядок обжалования решений о предоставлении муниципальнойуслуги; - иные вопросы. Время ожидания в очереди для получения от специалистамуниципального архива, участвующего в предоставлении муниципальнойуслуги, информации о процедуре предоставления муниципальной услуги приличном обращении получателя услуги не должно превышать 20 минут. Письменные обращения получателей услуги о порядке предоставлениямуниципальной услуги, включая обращения, поступившие по электроннойпочте, рассматриваются руководителем муниципального архива попредоставлению муниципальной услуги, с учетом времени подготовкиответа заявителю в срок, как правило, не превышающий 10 дней с моментарегистрации обращения. 2.2.6. Требования к форме и характеру взаимодействия должностныхлиц с получателями муниципальной услуги при ответе на телефонныезвонки, устные или письменные обращения: - при ответах на телефонные звонки и устные обращения специалистмуниципального архива подробно и в корректной форме информируетобратившихся по вопросам предоставления муниципальной услуги; - ответ на телефонный звонок начинается с информации онаименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени,отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок; - во время разговора специалист четко произносит слова, избегаетпараллельных разговоров с окружающими людьми и не прерывает разговорпо причине поступления звонка на другой аппарат; - специалист, осуществляющий устное консультирование, принимаетвсе необходимые меры для ответа, в том числе и с привлечением другихспециалистов; - в случае если специалист, к которому обратился заявитель, неможет ответить на данный вопрос в настоящий момент, то он предлагаетзаявителю назначить другое удобное для заявителя время консультации; - в конце консультирования специалист кратко подводит итог иперечисляет действия, которые следует предпринять заявителю; - в письменном обращении заявителем в обязательном порядкеуказываются: наименование муниципального архива, в которыйнаправляется письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество,почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ либоуведомление о переадресации обращения; - ответ на письменное обращение дается в простой, четкой,понятной форме. 2.3. При обращении за предоставлением муниципальной услугизаявителями предоставляются следующие документы: 2.3.1. Физические лица при личном обращении для получениямуниципальной услуги предоставляют: заявление о выдаче справки (согласно приложению N 1 к настоящемуРегламенту) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность получателямуниципальной услуги. 2.3.2. Интернет-обращения (запросы) граждан могут содержатьследующие реквизиты: фамилия, имя, отчество заявителя; почтовый адресместа жительства; изложение существа обращения; дата отправленияписьма. 2.3.3. Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах,предоставляются уполномоченному лицу на основании доверенности,заверенной в установленном порядке. 2.3.4. Юридические лица: письмо - запрос, содержащее полное наименование юридическоголица, его реквизиты, изложение существа запроса, а также другиесведения или соответствующие документы, необходимые для исполнениязапроса. 2.3.5. Документы, предоставляемые для получения муниципальнойуслуги, должны соответствовать следующим требованиям: - тексты документов написаны разборчиво; - фамилия, имя, отчество заявителя написаны полностью исоответствуют паспортным данным; - в документах не должно быть подчисток, приписок, зачеркнутыхслов и иных не оговоренных исправлений; - все имеющиеся исправления скреплены печатью и заверены подписьюуполномоченного лица; - документы исполнены синими или черными чернилами (пастой) отруки, имеют подписи; - документы не могут иметь повреждений, наличие которых непозволяет однозначно истолковать их содержание. За предоставление недостоверных сведений, заявитель несетответственность в соответствии с действующим законодательством. 2.4. Сроки предоставления муниципальной услуги 2.4.1. Архивная справка (выписка, копия) готовится в срок до 10дней со дня регистрации заявления получателя услуги. В исключительныхслучаях руководитель муниципального архива, участвующего впредоставлении муниципальной услуги, вправе продлить срок рассмотрениязаявления на 20 дней с письменным уведомлением об этом получателяуслуги. 2.4.2. В том случае, если в заявлении получателя услугизапрашиваются документы, не относящиеся к составу архивных документов,хранящихся в муниципальном архиве, такие заявления в течение 3 дней содня их регистрации направляются по принадлежности в соответствующуюорганизацию, где могут храниться необходимые документы. 2.4.3. Одновременно с направлением запросов на исполнение попринадлежности в соответствующие организации, муниципальный архивписьменно уведомляет об этом заявителя. 2.4.4. В том случае, если запрос не может быть исполнен,заявителю направляется письмо с объяснением причин: отсутствиезапрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительныхсведений для исполнения запроса и т.д. При этом заявителю могут бытьданы рекомендации о местах хранения документов, необходимых дляисполнения запроса, адреса соответствующих государственных архивов. 2.5. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальнойуслуги 2.5.1. Не подлежат рассмотрению заявления в случае отсутствияфамилии, имени, отчества, почтового адреса заявителя. 2.5.2. В случае отсутствия у заявителя документальноподтвержденных прав на получение сведений, составляющихгосударственную тайну, или конфиденциальную информацию, заявителюсообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в немвопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. 2.5.3. При получении письменного заявления, в котором содержатсянецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы, получателю услугисообщается о недопустимости злоупотребления правом, а заявление посуществу вопроса остается без рассмотрения. 2.5.4. Если в заявлении содержится вопрос, на который заявителюранее многократно давались письменные ответы по существу, и при этомне приводятся новые доводы или обстоятельства, руководительмуниципального архива вправе принять решение о безосновательностиочередного запроса и прекращение переписки по данному вопросу приусловии, что указанное обращение и ранее направляемые обращениянаправлялись в один и тот же муниципальный архив, или одному и тому жедолжностному лицу. О данном решении уведомляется заявитель,направивший обращение. 2.5.5. Письмо-запрос не подлежит рассмотрению, если в нем неуказаны реквизиты и наименование юридического лица, отсутствуютнеобходимые сведения для проведения поисковой работы. 3. Административные процедуры 3.1. Описание последовательности действий при предоставлениимуниципальной услуги 3.1.1. Исполнение муниципальной услуги включает в себя следующиеадминистративные процедуры: - прием заявлений и проверку документов получателей услуги; - регистрацию документов в журнале регистрации; - поиск необходимых сведений; - подготовка ответа получателю услуги и копий запрашиваемыхдокументов (при необходимости); - оформление в установленном порядке копий документов. 3.1.2. Прием заявлений и проверка представленных документов: 3.1.2.1. Основанием для начала исполнения административнойпроцедуры по приему заявлений и проверке документов является обращениеполучателя услуги в муниципальный архив с предоставлением полногокомплекта документов, необходимых для предоставления муниципальнойуслуги. 3.1.2.2. Ответственным за выполнение данной административнойпроцедуры является специалист муниципального архива, который решениемГлавы района делегирован на исполнение процедур по предоставлениюданной муниципальной услуги (далее - специалист). 3.1.2.3. Время выполнения данной процедуры - не более 10 минут. 3.1.2.4. Результатами выполнения данной процедуры являются: - проверка представленных заявления и документов, удостоверяющихличность заявителя; - прием документов от получателей услуги либо отказ в приемедокументов. 3.1.2.5. При отсутствии у заявителей необходимых документов илипри несоответствии представленных документов требованиям, указанным впункте 2.3.5. настоящего Регламента, специалист уведомляет заявителейо наличии выявленных обстоятельств, препятствующих приемупредставленных документов. В этом случае специалист объясняетзаявителям суть выявленных несоответствий в представленных документахи предлагает принять меры по их устранению, указывая действия и ихпоследовательность, которые должны совершить заявители. По просьбезаявителей специалист может указать перечень действий в письменномвиде. 3.1.3. Регистрация документов в журнале регистрации заявлений 3.1.3.1. Основанием для начала исполнения административнойпроцедуры по регистрации документов в журнале регистрации являетсяфакт завершения административной процедуры по приему заявлений ипроверке документов. 3.1.3.2. Получение документов от заявителя фиксируется в журналерегистрации. 3.1.3.3. Журнал регистрации должен содержать следующие сведения: - порядковый номер; - дату обращения; - фамилию, имя, отчество; - адрес места жительства; - содержание обращения; - дату подготовки архивной справки и (или) ответа получателюуслуги; - примечание. Нумерация в журнале регистрации ведется ежегодно,последовательно, начиная с первого номера со сквозной нумерацией. Всеисправления в журнале регистрации должны быть оговорены надписью"Исправленному верить" и подтверждены печатью. 3.1.3.4. Время выполнения данной административной процедурысоставляет не более 5 минут. 3.1.4. Поиск в архиве необходимых сведений и подготовка ответа 3.1.4.1. Основанием для начала исполнения административнойпроцедуры по поиску необходимых сведений и подготовке ответа являетсяфакт завершения административной процедуры по регистрации документов вжурнале регистрации. 3.1.4.2. Ответственным за выполнение данной административнойпроцедуры является специалист муниципального архива. 3.1.4.3. Время выполнения данной процедуры составляет не более 3дней. 3.1.4.4. Результатами данной процедуры могут являться: - запрос уточняющих сведений (при необходимости); - письмо с отказом в исполнении заявления с объяснением егопричин; - архивная справка; - архивная выписка; - архивная копия. 3.1.4.5. Оформление архивных справок (выписок, копий)осуществляется в установленном порядке. 3.1.4.6. Текст в архивной справке дается в хронологическойпоследовательности событий с указанием видов архивных документов и ихдат. Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями,изложенными в запросе, не является препятствием для включения их вархивную справку при условии, что совпадение всех остальных сведенийне вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которыхговорится в архивных документах. В справке эти данные воспроизводятсятак, как они изложены в архивных документах, а расхождения,несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества,инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки вскобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала"). В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления,комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивныхдокументов, на основании которых составлена справка. В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номералистов единиц хранения архивных документов, печатные издания,использовавшиеся для составления справки. В архивной справке, объем которой превышает один лист, листыдолжны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью. Архивная справка, предназначенная для использования на территорииРоссийской Федерации, подписывается ответственным лицом и заверяетсяпечатью архива. Архивная справка, предназначенная для направления за рубеж,подписывается Управляющим делами-руководителем аппарата АдминистрацииЮргинского района, ответственным лицом и заверяется гербовой печатьюАдминистрации Юргинского района. При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивныхдокументов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные вархивной справке. 3.1.4.7. В архивной выписке название архивного документа, егономер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстовархивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные позапросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в текстеархивного документа отдельных слов обозначаются многоточием. После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номералистов единиц хранения. Аутентичность архивных выписок удостоверяетсяподписью руководителя муниципального архива и печатью. 3.1.4.8. На обороте каждого листа архивной копии проставляютсяархивные шифры и номера листов единиц хранения. Все листы архивнойкопии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью и подписьюуполномоченного должностного лица. 3.1.5. Подписанный уполномоченным должностным лицом ответпередается заявителю, где в журнале регистрации заявлений делаетсяотметка о подготовке ответа, которая должна содержать дату, номерподготовленного ответа и может содержать краткое описание конечногорезультата: положительный или отрицательный ответ. 3.1.6. Ответ выдается заявителю на руки или направляется почтовымотправлением. 3.2. Порядок обжалования действий (бездействия) должностных лиц ирешений, принятых в ходе исполнения муниципальной услуги 3.2.1. Порядок досудебного (внесудебного) обжалования 3.2.1.1. Заявители имеют право на досудебное (внесудебное)обжалование действий (бездействия) должностных лиц и решений, принятых(осуществляемых) в ходе предоставления муниципальной услуги. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования не исключаетвозможность обжалования действий (бездействия) и решений, принятых(осуществляемых) в ходе предоставления муниципальной услуги, всудебном порядке. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования неявляется для заявителей обязательным. 3.2.1.2. Предметом досудебного (внесудебного) обжалованияявляются: незаконные, необоснованные действия должностных лиц (истребованиедокументов, не предусмотренных нормативными правовыми актами,нарушение сроков рассмотрения заявления о предоставлении муниципальнойуслуги и т.п.); бездействие должностных лиц (оставление заявления опредоставлении муниципальной услуги без рассмотрения и т.п.); решения должностных лиц об отказе в приеме и рассмотрениидокументов, в предоставлении муниципальной услуги, о приостановлении ипрекращении предоставления муниципальной услуги. 3.2.1.3. Основаниями для оставления обращения граждан без ответаявляются: отсутствие указания на фамилию гражданина, направившегообращение, и почтового адреса гражданина, направившего обращение, покоторому должен быть направлен ответ; обращение содержит нецензурные либо оскорбительные выражения,угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членамего семьи; текст письменного обращения не поддается прочтению; в письменном обращении содержится вопрос, на который гражданинумногократно давались письменные ответы по существу в связи с ранеенаправляемыми в одно и то же структурное подразделение Администрациирайона, или одному и тому же должностному лицу обращениями, и при этомв обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства; ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может бытьдан без разглашения сведений, составляющих государственную или инуюохраняемую федеральным законом тайну. В случае оставления обращения без ответа по существу поставленныхв нем вопросов, гражданину, направившему обращение, сообщается опричинах отказа в рассмотрении обращения либо о переадресацииобращения. В случае, если причины, по которым ответ по существу поставленныхв обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены,гражданин вправе вновь направить обращение в соответствующееструктурное подразделение Администрации района или соответствующемудолжностному лицу. 3.2.1.4. Основанием для начала процедуры досудебного(внесудебного) обжалования являются обращения заявителей в органыместного самоуправления и организации, участвующие в предоставлениимуниципальной услуги, в письменной форме. 3.2.1.5. Заявители имеют право на получение информации идокументов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы. Приэтом документы, ранее поданные заявителями в органы местногосамоуправления и организации, участвующие в предоставлениимуниципальной услуги, выдаются по их просьбе в виде выписок или копий. 3.2.1.6. Обращение может быть адресовано заявителем Главе района. 3.2.1.7. Срок рассмотрения обращения, поступившего вустановленном порядке, не должен превышать тридцати дней со днярегистрации обращения. В исключительных случаях срок рассмотрения обращения может бытьпродлен, но не более чем на тридцать дней, при этом необходимоуведомить о продлении срока рассмотрения обращения гражданина, егонаправившего. 3.2.1.8. Результатом досудебного (внесудебного) обжалованияявляются: признание жалобы обоснованной (направление в организации,участвующие в предоставлении муниципальной услуги, требования обустранении выявленных нарушений и о привлечении к ответственности всоответствии с законодательством Российской Федерации должностноголица, ответственного за действия (бездействие); признание жалобы необоснованной (направление заявителюписьменного мотивированного отказа в удовлетворении жалобы). 3.3. Порядок судебного обжалования 3.3.1. Действия (бездействие) и решения, принятые(осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной услуги, могутбыть обжалованы в порядке искового производства. 3.3.2. Исковое заявление подается в городской суд в сроки,установленные гражданско-процессуальным законодательством РоссийскойФедерации. Приложение N 1 к Административному регламенту по предоставлению муниципальной услуги архивным отделом Администрации Юргинского района Образец Архивный отдел Администрации Юргинского района Начальнику _______________________________ (Ф.И.О. заявителя) проживающего (ей) _____________ _______________________________ Контактный телефон ____________ Заявление. Прошу выдать архивную копию (справку, выписку) ________________________________________________________________________________________ (указать вид документа)______________________________________________________________________ (содержание обращения)____________________________________________________________________________________________________________________________________________ _______________ _________________________________ Дата заполнения Подпись Исполненный документ получен ____________________________________ (дата) (подпись)