Постановление Администрации г. Калтана от 26.03.2012 № 45-п
Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги "Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов"
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ КЕМЕРОВСКАЯ ОБЛАСТЬ АДМИНИСТРАЦИЯ КАЛТАНСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА ПОСТАНОВЛЕНИЕот 26.03.12 N 45-пг. КалтанОб утверждении административногорегламента предоставлениямуниципальной услуги "Хранение,комплектование (формирование),учет и использование архивныхдокументов и архивных фондов" В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальныхуслуг", с целью обеспечения доступности и качественного предоставлениямуниципальной услуги "Хранение, комплектование (формирование), учет ииспользование архивных документов и архивных фондов" для получателеймуниципальной услуги в Муниципальном казенном учреждении "АрхивКалтанского городского округа": Утвердить прилагаемый административный регламент предоставлениямуниципальной услуги "Хранение, комплектование (формирование), учет ииспользование архивных документов и архивных фондов" согласноприложению. Муниципальному казенному учреждению "Архив Калтанского городскогоокруга" (Н.С. Калистратова) обеспечить соблюдение настоящегоадминистративного регламента при предоставлении муниципальной услуги. Опубликовать постановление в газете "Калтанский вестник". Разместить постановление и текст регламента на официальном сайтеадминистрации Калтанского городского округа. Контроль за исполнением постановления возложить на управляющегоделами - руководителя аппарата администрации Калтанского городскогоокруга Л.В. Русалееву. Глава Калтанского городского округа И.Ф. Голдинов УТВЕРЖДЕН постановлением администрации Калтанского городского округа от 26.03.2012 N 45-п АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ предоставления муниципальной услуги "Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов" Общие положения Настоящий административный регламент предоставления муниципальнойуслуги "Хранение, комплектование (формирование), учет и использованиеархивных документов и архивных фондов" (далее - Регламент), разработанв целях повышения качества предоставления и доступности результатовпредоставления муниципальной услуги, определяет сроки ипоследовательность действий (далее - административных процедур) припредоставлении муниципальной услуги. Наименование муниципальной услуги - "Хранение, комплектование(формирование), учет и использование архивных документов и архивныхфондов". Предоставление муниципальной услуги осуществляется Муниципальнымказенным учреждением "Архив Калтанского городского округа" (далее -муниципальный архив или учреждение). В процессе предоставления муниципальной услуги муниципальныйархив взаимодействует с: архивным управлением Кемеровской области, органами местного самоуправления Калтанского городского округа, предприятиями, учреждениями, организациями, расположенными натерритории Калтанского городского округа. Пользователями муниципальной услуги являются юридические илифизические лица, обратившиеся на законных основаниях в Муниципальноеказенное учреждение "Архив Калтанского городского округа". Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствиис: Конституцией Российской Федерации; Федеральным законом Российской Федерации от 06.10.2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления вРоссийской Федерации" Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивномделе в Российской Федерации"; приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РоссийскойФедерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правилорганизации хранения, комплектования, учета и использования документовАрхивного фонда Российской Федерации и других архивных документов вгосударственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках,организациях Российской академий наук"; приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РоссийскойФедерации от 10.09.2007 г. N 1273 "Об утверждении форм учетных и иныхдокументов по организации хранения, комплектования, учета ииспользования документов Архивного фонда Российской Федерации и другихархивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеяхи библиотеках, организациях Российской академии наук"; приказом Росархива от 11.03.1997 г. N 11 "Об утвержденииРегламента государственного учета документов Архивного фондаРоссийской Федерации"; приказом Государственной архивной службы России от 11.03.1997 г.N 11 "Об утверждении Регламента государственного учета документовАрхивного фонда Российской Федерации"; приказом Федеральной архивной службы России от 23.10.2000 г.N 64 "Об утверждении Временного порядка автоматизированногогосударственного учета документов Архивного фонда РоссийскойФедерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах"; Законом Кемеровской области от 26 марта 2007 года N 35-ОЗ "Обархивном деле" Уставом учреждения, Инструкцией по делопроизводству учреждения. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальнойуслуги. 1.7.1. Прием документов на постоянное хранение от организаций-источников комплектования архива и от физических лиц-источниковкомплектования архива документами личного происхождения осуществляетсяпри наличии следующих документов: - описи дел постоянного хранения, утвержденной экспертнопроверочной комиссией (далее - ЭПК) архивного управления Кемеровскойобласти (приложение N 4); - исторической справки (при первом приеме документов); дополнениек исторической справке в случае изменения в составе фонда, названии,структуре, функциях, подчиненности организации за соответствующийпериод; - договора о передаче документов на хранение (для организацийнегосударственных форм собственности и физических лиц); - заявления о приеме документов в архив (от физических лиц). 1.7.2. Прием документов от организаций, ликвидированных безправопреемника или объявленных банкротами, осуществляется при наличииследующих документов: - документа, подтверждающего ликвидацию или банкротствоорганизации; - описи дел постоянного хранения, утвержденной ЭПК архивногоуправления Кемеровской области (приложение N 4) - описи дел по личному составу, согласованной ЭПК администрацииКалтанского городского округа (приложение N 5); - договора о передаче документов на хранение (Приложение N 3). 1.7.3. Для заключения договора необходимо предоставить следующиедокументы: а) копии учредительных документов юридического лица; б) копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе; в) копию свидетельства о внесении записи в ЕГРЮЛ; г) юридический адрес, банковские реквизиты; д) документы, подтверждающие полномочия директора или иного лица,представляющего интересы организации по доверенности; паспорт - дляфизических лиц, индивидуальных предпринимателей; е) перечень дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения,а также дел по личному составу, планируемых к передаче в муниципальныйархив. Результатом предоставления муниципальной услуги является: комплектование (формирование) муниципального архива документамиорганизаций-источников комплектования, ликвидированных организаций идокументами личного происхождения граждан; полный комплект учетных документов архива; создание и совершенствование системы научно-справочного аппарата(НСА) архива (опись дел, документов, картотека); сохранность архивных документов; выявление документов Архивного фонда Российской Федерации,находящихся в неудовлетворительном состоянии, неисправимо поврежденныхи снятие с учета неисправимо поврежденных архивных документов; доступ пользователей к архивным документам. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги Порядок информирования о правилах предоставления муниципальнойуслуги. Информация о правилах предоставления муниципальной услуги, атакже о ходе ее предоставления можно получить непосредственно вмуниципальном архиве: при личном обращении заявителя; по письменному обращению заявителя; с использованием средств телефонной связи; посредством электронной почты. Информация о порядке предоставления муниципальной услуги такжеразмещается на информационных стендах в помещении муниципальногоархива, где осуществляется предоставление муниципальной услуги. Информирование о месте оказания услуги. Место нахождение муниципального архива: 652740, Кемеровская область, г. Калтан, ул. Горького, 26; телефон: 8 (38472) 3-04-11. адрес электронной почты: kaltan-arhiv@mail.ru Прием граждан осуществляется по графику: вторник и четверг с 8-00 до 17-00, обеденный перерыв: с 12-00 до 13-00. выходные дни: суббота, воскресенье. Время и дата приема документов предварительно согласовывается соспециалистом, непосредственно осуществляющим прием документов.Санитарный день - последняя пятница месяца. Главный специалист муниципального архива осуществляетконсультирование (посредством телефона или лично) по вопросампредоставления муниципальной услуги. Он должен корректно и внимательноотносится к заявителям, не унижая их чести и достоинства.Консультирование должно проводиться без больших пауз, лишних слов иэмоций. Во время разговора необходимо говорить четко, избегать"параллельных разговоров" с окружающими людьми и не прерывать разговорпо причине поступления звонка на другой аппарат. При консультировании по телефону работник муниципального архивадолжен назвать свою фамилию, имя, отчество, должность, а затем ввежливой форме четко и подробно проинформировать обратившегося поинтересующим его вопросам. Консультации предоставляются по: перечням документов, необходимым для предоставления услуги: (обоформлении сдаваемых документах; составлении описи сдаваемыхдокументов; написания исторической справки для ликвидированныхпредприятий и др.); вопросам времени и места приема документов; срокам предоставления услуги; порядку обжалования действий (бездействий) и решенийосуществляемых и принимаемых в ходе предоставления услуги. Если специалист, принявший телефонный звонок, не может ответитьна поставленные вопросы самостоятельно, телефонный звонок должен бытьпереадресован (переведен) на директора учреждения или же обратившемусягражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можнополучить необходимую информацию. Продолжительность устного информирования каждогозаинтересованного лица составляет не более 10 минут. Информирование заявителей в письменной форме о порядкепредоставления муниципальной услуги осуществляется путем направленияответа почтовым отправлением, электронной почтой в зависимости отспособа обращения Заявителя за информацией или способа доставкиответа, указанного в письменном обращении Заявителя. Ответ на обращение Заявителя представляется в простой, четкойформе и должен содержать ответы на поставленные вопросы, указаниефамилии и номера телефона исполнителя. Ответ подписывается директором учреждения и направляетсяЗаявителю в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня регистрацииобращения. Основными требованиями к информированию являются: достоверность иполнота предоставляемой информации, четкость в изложении информации,удобство и доступность получения информации, наглядность формпредоставляемой информации, оперативность. Условия и сроки предоставления муниципальной услуги. 2.2.1. Срок исполнения муниципальной услуги: 2.2.1.1. Прием документов на постоянное хранение от организаций-источников комплектования, а также от физических лиц-источниковкомплектования муниципального архива документами личного происхожденияосуществляется в течение 1 (одного) дня согласно графику передачи делпостоянного хранения в муниципальный архив, утвержденномураспоряжением администрации Калтанского городского округа. 2.2.1.2. Прием документов по личному составу от организаций,ликвидированных без правопреемника или объявленных банкротами,осуществляется в зависимости от объема передаваемых документов от 1(одного) до 10 (десяти) дней. 2.2.1.3. Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий,соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации храненияархивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающихподдержание их в нормальном физическом состоянии, осуществляетсясистематически. Один раз в год проводится обеспыливание пылесосомстеллажей и средств хранения (коробов, папок, упаковок). Один раз вмесяц предусматривается санитарный день в целях проведения санитарно-гигиенических работ. 2.2.1.4. Проверка наличия и состояния архивных документовпроводится в плановом порядке, но не реже 1 раза в 10 лет. В случаестихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, врезультате которых могут быть утрачены или повреждены архивныедокументы, а также при смене директора архива проводится внеочереднаяединовременная проверка наличия и состояния всех документов архива илиих отдельных частей (групп). 2.2.1.5. Выдача архивных документов из архивохранилищ вовременное пользование производится на срок: до одного месяца - пользователям в читальный зал и работникамархива; до трех месяцев - фондообразователям; до шести месяцев - судебным, правоохранительным и инымуполномоченным органам. 2.2.1.6. Ведение основных (обязательных) и вспомогательныхучетных документов, обязательных архивных справочников (опись дел,документов, каталог) осуществляется систематически. Перечень оснований для приостановления предоставления или отказав предоставлении муниципальной услуги. В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования,учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерацииоснованием для приостановления предоставления или отказа впредоставлении муниципальной услуги является: отсутствие упорядоченности документов, передаваемых на хранение, ненадлежащее оформление представленных документов (нарушениетребований, установленных Правилами организации хранения,комплектования, учета и использования документов Архивного фондаРоссийской Федерации); наличие в представленных документах исправлений, серьезныхповреждений, не позволяющих однозначно истолковать их содержание, отсутствие полного пакета документов, необходимых дляпредоставления муниципальной услуги (п. 1.7.1. -1.7.3. настоящегоРегламента), наличие правопреемника или вышестоящего органа организации вслучае ее ликвидации, включение организации в список источников комплектования другогомуниципального или государственного архива, отсутствие в муниципальном архиве соответствующих условий приемаи хранения документов, температурно-влажностных и санитарно-гигиенических норм. Требования к оформлению и размещению помещений архива. Требования к оформлению входа в здание муниципального архива. Муниципальная услуга предоставляется в помещении Муниципальногоказенного учреждения "Архив Калтанского городского округа". Расположение здания (строения), в котором находится муниципальныйархив, должно осуществляться с учетом пешеходной доступности дляпользователей. Помещение, в котором расположен муниципальный архив, должно бытьоборудовано отдельным входом для свободного доступа пользователей, ацентральный вход в здание (помещение) - информационной табличкой(вывеской), содержащей следующую информацию: полное наименование; местонахождение; режим работы. Вход в здание должен быть оборудован осветительными приборами. Требования к местам предоставления муниципальной услуги. Помещение, выделенное для предоставления муниципальной услуги,должно соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам инормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПин 2.2.2/2.4.1340-03"и "Гигиенические требования к естественному, искусственному исовмещенному освещению жилых и общественных зданий. СанПиН2.2.1/2.1.1.1278-03". Помещение муниципального архива, в котором предоставляетсямуниципальная услуга, должно быть оснащено телефоном, оборудованосредствами пожаротушения, пожарной сигнализацией. В помещении архива должен быть сектор для информирования,ожидания и приема заявителей, оборудованный стульями, столом иписьменными принадлежностями для записи информации, образцамизаполнения заявлений. Информация, необходимая для получениямуниципальной услуги, располагается на стенде, выполняется четкопосредством электронного печатного устройства. Прием получателей муниципальной услуги осуществляется в рабочемкабинете муниципального архива. Рабочее место должностного лица, предоставляющего муниципальнуюуслугу, оборудовано компьютером и оргтехникой, позволяющимисвоевременно и в полном объеме организовать предоставлениемуниципальной услуги. Ответственным за предоставление муниципальной услуги, выделяютсябумага, расходные материалы и канцтовары в количестве, достаточном дляпредоставления муниципальной услуги. Организация приема по информированию о предоставлениимуниципальной услуги осуществляется главным специалистом на рабочемместе в соответствии с графиком работы архива. Для свободного получения информации о должностных лицах,предоставляющих муниципальную услугу, работники муниципального архиваобеспечиваются личными нагрудными идентификационными карточками суказанием фамилии, имени, отчества и должности либо настольнымитабличками аналогичного содержания. Для приема документов отводится помещение, оборудованное стульямии столами для возможности оформления и проверки документов. Лица, непосредственно обеспечивающие предоставление услуги:директор учреждения, главный специалист. Другие положения, характеризующие требования к предоставлениюмуниципальной услуги. Прием документов Архивного фонда Российской Федерации и другихархивных документов от организаций-источников комплектованиямуниципального архива на муниципальное хранение в архив по истечениисрока их временного хранения и ликвидированных государственныхорганов, органов местного самоуправления, государственных имуниципальных организаций производится бесплатно. Прием архивных документов на муниципальное хранение от иныхорганизаций и граждан, осуществляется на договорной основе в порядкереализации платных работ и услуг при наличии свободных площадей вархивохранилищах. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивныхдокументов на муниципальное хранение, в том числе с их упорядочением итранспортировкой, выполняются за счет средств организаций и граждан,передающих документы. Административные процедуры Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующиеадминистративные процедуры: прием на постоянное хранение в архив от организаций - источниковкомплектования документов Архивного фонда Российской Федерации поистечении сроков их временного хранения; прием документов Архивного фонда Российской Федерации и другихархивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, отликвидированных государственных органов, органов местногосамоуправления, государственных и муниципальных организаций; прием документов по личному составу от ликвидированныхнегосударственных организаций; прием документов от граждан; обеспечение сохранности архивных документов (противопожарный,охранный, температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиеническийрежимы хранения архивных документов); проверка наличия и состояния архивных документов и организациярозыска необнаруженных документов; выдача архивных документов из архивохранилища во временноепользование. Последовательность административных действий (процедур) попредоставлению муниципальной услуги отражена в блок - схеме,представленной в Приложении N 1 к настоящему административномурегламенту. 3.1. Прием на постоянное хранение в архив от организаций -источников комплектования документов Архивного фонда РоссийскойФедерации по истечении сроков их временного хранения. Ежегодно в срок до 15 декабря формируется план работымуниципального архива на следующий год, приложением к которомуявляется график согласования номенклатур дел, упорядочения и передачина хранение в муниципальный архив документов организаций-источниковкомплектования (далее - график). Перечень дел, подлежащих приему на хранение в архив, определяетсяноменклатурой дел организации на год, утвержденной руководителеморганизации, и один раз в пять лет согласованной в установленномпорядке экспертно-проверочной комиссией администрации Калтанскогогородского округа. Документы, включенные в состав Архивного фонда РоссийскойФедерации, по истечении установленных законодательством сроковвременного хранения в источниках комплектования передаются на хранениев муниципальный архив в упорядоченном состоянии с соответствующимнаучно-справочным аппаратом. Документы территориальных органов, федеральных органовгосударственной власти и федеральных организаций передаются нахранение в архив на основании заключенных договоров. В определенные графиком сроки муниципальный архив организуетприем документов на хранение в установленном порядке. Муниципальный архив за месяц до установленного срока в письменнойформе информирует источники комплектования о предстоящих сроках иобъемах передачи на хранение документов. В исключительных случаях по просьбе источника комплектования,изложенной в письменной форме, и по согласованию с архивом возможнакорректировка сроков приема документов в пределах календарного года. Документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются вмуниципальный архив по утвержденным ЭПК описям дел, документов;документы по личному составу - по согласованным ЭПК описям дел,документов. При приеме архивных документов проводится проверка ихфизического, санитарно-гигиенического состояния и комплектностиучетных документов. При приеме проводится сверка поступивших от организации архивныхдокументов с описью дел, хранящейся в наблюдательном деле организации.Прием дел производится поединично, с полистной проверкой. На всехэкземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивныхдокументов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описидел, документов, в ней делается новая итоговая запись. Номераотсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются вакте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к актусправке. Организация - источник комплектования принимает меры порозыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченныеподлинные архивные документы могут быть заменены их копиями. В муниципальный архив передаются 3 экземпляра описей дел,документов, первый из которых является страховым. По итогам сверки поступивших на хранение документов с описью делсоставляется акт приема-передачи документов на хранение в 2-хэкземплярах (приложение N 2). Один экземпляр акта подшивается в делофонда, другой - остается в организации-источнике комплектования. Прием документов Архивного фонда Российской Федерации и другихархивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, отликвидированных государственных органов, органов местногосамоуправления, государственных и муниципальных организаций Документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются вмуниципальный архив в упорядоченном состоянии по утвержденным ЭПКописям дел, документов; документы по личному составу - посогласованным ЭПК описям дел, документов на основании заключенногодоговора (приложение N 3). При приеме архивных документов проводится проверка ихфизического, санитарно-гигиенического состояния и комплектностиучетных документов. При приеме проводится сверка поступивших от организации архивныхдокументов с описью дел. Прием дел производится поединично, сполистной проверкой. На всех экземплярах описи дел, документовделаются отметки о приеме архивных документов в архив. При отсутствииединиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делаетсяновая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причиныотсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранениеи в прилагаемой к акту справке. Организация принимает меры по розыскуне поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинныеархивные документы могут быть заменены их копиями. В муниципальный архив передаются 3 экземпляра описей дел,документов, первый из которых является страховым. По итогам сверки поступивших на хранение документов с описью делсоставляется акт приема-передачи документов на хранение в 2-хэкземплярах (приложение N 2). Один экземпляр акта подшивается в делофонда, другой - передается ликвидационной комиссии (ликвидатору). Прием документов по личному составу от ликвидированныхнегосударственных организаций в муниципальный архив осуществляется вупорядоченном состоянии по согласованным ЭПК описям дел, документов наосновании заключенного договора в порядке, установленном п. 3.2.2. -3.2.6. настоящего Регламента. Прием документов от граждан Документы от граждан поступают в муниципальный архив и включаютсяв состав Архивного фонда Российской Федерации в соответствии сдоговором дарения, по завещанию, по решению суда. Прием указанных документов в архив осуществляется на основаниирешения ЭПК архивного управления Кемеровской области по результатамрассмотрения сдаточной описи и заключения эксперта и оформляется актомприема на хранение документов личного происхождения. При отрицательном решении вопроса о приеме архивом указанныхархивных документов, а также возврате по результатам экспертизыценности их части из числа находившихся в архиве, составляется актвозврата документов в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается вархиве, другой вместе с документами (их частью) возвращаетсясобственнику или владельцу Обеспечение сохранности архивных документов Архивные документы должны храниться в условиях, обеспечивающих ихзащиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды иисключающих утрату документов. Охранный режим обеспечивается выборомместа размещения архива в здании, соблюдением порядка доступа вархивохранилища. Хранилища в рабочее время должны быть закрыты наключ. Доступ в хранилище имеют только сотрудники муниципальногоархива. В хранилищах запрещается применение огня, нагревательныхприборов, размещение посторонних объектов. Каждое хранилищеоборудовано системой пожарной сигнализации, огнетушителями. Постоянное хранение документов осуществляется в темноте. Все видыработ проводятся при ограниченных или технологически необходимыхуровнях освещения. Для защиты документов применяется хранение впапках, коробах, в оберточной бумаге, которая подлежит замене приизносе. В архивохранилищах должен поддерживаться оптимальныйтемпературно-влажностный режим, учитывающий специфику видовдокументов, что для бумажных документов составляет: температуравоздуха - 17-19 градусов, относительная влажность воздуха - 50-55%.Резкие колебания температуры и влажности в хранилище не допускаются. Впомещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятияпо оптимизации климатических условий на основе рационального отопленияи проветривания помещений, использования средств осушения илиувлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительнойвлажности воздуха до 80-90% предпринимаются обязательные меры понормализации климатических условий (интенсивное проветривание,осушение хранилищ, устранение причин повышения влажности).Температурно-влажностный режим в хранилищах контролируется путемизмерения параметров воздуха два раза в неделю, при нарушениях режимовхранения - ежедневно. Показания приборов фиксируются в регистрационномжурнале. Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях,исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли.В помещениях хранилищ необходимо проводить систематическую влажнуюуборку. Не реже 1 раза в год проводится обеспыливание стеллажей исредств хранения. Два раза в год (в начале и по окончанииотопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищподвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых иплесневых грибов. Для проведения санитарно-гигиенических работ одинраз в месяц планируется санитарный день. Проверка наличия и состояния архивных документов и организациярозыска необнаруженных документов В начале проверки наличия и состояния архивных документовпроводится выверка учетных документов, которая включает: - установление полноты учетных документов на проверяемые архивныефонды и архивные документы, сверку их сопоставимых показателей; - уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел,документов (книге учета и описания); - проверку правильности составления итоговых записей. При проверке наличия единиц хранения, архивные документы которыхучтены по внутренним описям, проводится сверка наличия архивныхдокументов с внутренней описью, а также сверка наличия листов вединицах хранения, подлежащих хранению в несброшюрованном (безподшивки) виде. Единицы хранения с уникальными документами обязательнопроверяются полистно. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов иобнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличияи состояния архивных документов и в акте проверки наличия и состоянияархивных документов. Одновременно с актом проверки наличия и состояния архивныхдокументов при необходимости составляются акт о технических ошибках вучетных документах; акт об обнаружении архивных документов; акт онеисправимых повреждениях документов и другие акты. По окончании проверки наличия и состояния архивных документов вконце описи дел проставляется штамп "проверено", дата, должность иподпись лица, производившего проверку. В случае обнаружения в итоговойзаписи описи дел, документов неучтенных литерных и пропущенныхпорядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядкомединиц хранения, итоговая запись пересоставляется. На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивныхдокументов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженныхархивных документов. Результаты проверки физического состояния архивных документовзаносятся в книгу учета физического состояния архивных документов. После проверки наличия и состояния архивных документов короба сархивными документами опечатываются. Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверкиналичия и состояния архивных документов, организуется с моментавыявления их отсутствия, и проводится в течение одного года какнепосредственно в архиве, так и в других организациях. Архивныедокументы, причины отсутствия которых подтверждены документально,снимаются с учета в установленном порядке. На архивные документы, необнаруженные в ходе розыска, составляется акт о не обнаружениидокументов, пути розыска которых исчерпаны, и подробная справка опроведении розыска, которые вместе с актом проверки наличия исостояния архивных документов представляются на ЭПК администрацииКалтанского городского округа для принятия окончательного решения оснятии с учета таких архивных документов. При выявлениинеобоснованного отсутствия архивных документов осуществляется ихоперативный розыск. В случае безрезультатности розыска отсутствующиеархивные документы включаются в картотеку необнаруженных документовдля дальнейшего их розыска Выдача архивных документов из архивохранилища во временноепользование. Выдачу архивных документов из архивохранилища и прием их обратно,в том числе полистную проверку наличия и состояния архивных документовперед выдачей их из архивохранилища и при возврате, производитспециалист муниципального архива. Отметка о проведенной полистнойпроверке ставится в листе-заверителе. Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилищавключает: - выемку архивных документов; - сверку архивного шифра и заголовков с описью дел, документов; - полистную проверку архивных дел. На место выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описейдел, документов подкладывается карта-заместитель. Архивные документы,выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр,пронумерованные листы, лист-заверитель и лист использованиядокументов. Выдача архивных документов из архивохранилища регистрируется вкниге выдачи архивных документов. При возвращении архивных документов в архивохранилищеосуществляется полистная проверка их физического состояния. В книгевыдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивныхдокументов в присутствии возвратившего их фондообразователя. Есливыявлены повреждения возвращаемых документов, составляется акт впроизвольной форме, который подписывается специалистом муниципальногоархива и лицом, возвращающим архивные документы, и представляется нарассмотрение директора учреждения. Порядок и формы контроля за предоставлением муниципальной услуги Контроль за предоставлением муниципальной услуги осуществляетуправляющий делами - руководитель аппарата администрации Калтанскогогородского округа. Непосредственный контроль за соблюдением специалистомпоследовательности действий, определенных административнымипроцедурами по предоставлению муниципальной услуги, осуществляетдиректор Муниципального казенного учреждение "Архив Калтанскогогородского округа". Контроль полноты и качества предоставления муниципальной услугивключает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушенийправ пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовкуответов на обращения, содержащие жалобы на решения, действия(бездействие) специалиста архива, ответственного за предоставлениемуниципальной услуги. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушенийправ заявителей и положений настоящего административного регламента,осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности всоответствии с действующим законодательством Российской Федерации; Персональная ответственность специалиста, ответственного запредоставление муниципальной услуги закрепляется в должностнойинструкции в соответствии с требованиями законодательства. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятиемрешений по рассмотрению обращений заявителей определены Федеральнымзаконом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращенийграждан в Российской Федерации". Порядок обжалования действий (бездействия) должностного лица, атакже принимаемого им решения при предоставлении муниципальной услуги Заявители имеют право обратиться с жалобой лично или направитьписьменное обращение, жалобу (претензию). В случае необходимости вподтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобедокументы и материалы либо их копии. Жалоба на действие (бездействие) специалиста, ответственного запредоставление муниципальной услуги подается директору Муниципальногоказенного учреждения "Архив Калтанского городского округа". Жалоба на действие (бездействие) директора архива, а такжепринятое директором архива решение по жалобе на действия (бездействие)специалиста архива подается управляющему делами - руководителюаппарата администрации Калтанского городского округа. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней содня регистрации. В исключительных случаях (в том числе при принятиирешения о проведении проверки) начальник отдела вправе продлить срокрассмотрения обращения не более чем на 30 (тридцать) дней, уведомив опродлении срока его рассмотрения заявителя. По результатам рассмотрения жалобы ответственным лицомпринимается решение об удовлетворении требований заявителя либо оботказе в удовлетворении жалобы. Письменный ответ, содержащийрезультаты рассмотрения обращения, направляется заявителю. Если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя,направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен бытьнаправлен ответ, ответ на обращение не дается. При получении письменного обращения, в котором содержатсянецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью иимуществу должностного лица, а также членов его семьи, Муниципальноеказенное учреждение "Архив Калтанского городского округа" вправеоставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросови сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимостизлоупотребления правом. Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ наобращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившемуобращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению. Если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, накоторый заявителю многократно давались письменные ответы по существу всвязи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении неприводятся новые доводы или обстоятельства, уполномоченное на тоответственное лицо вправе принять решение о безосновательностиочередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данномувопросу. О данном решении уведомляется заявитель, направившийобращение. Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не можетбыть дан без разглашения сведений, составляющих государственную илииную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившемуобращение, сообщается о невозможности дать ответ по существупоставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашенияуказанных сведений. Если причины, по которым ответ по существу поставленных вобращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены,заявитель вправе вновь направить повторное обращение. Результатом досудебного (внесудебного) обжалования является ответпользователю вышестоящего должностного лица. Пользователю направляется сообщение о принятом решении идействиях, осуществленных в соответствии с принятым решением. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные вней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (впределах компетенции) по существу поставленных вопросов. Заявители вправе обжаловать решения, принятые в ходепредоставления муниципальной услуги, действия или бездействие лицМуниципального казенного учреждения "Архив Калтанского городскогоокруга", в судебном порядке. Обжалование решений, принятых в ходе предоставления муниципальнойуслуги, действий или бездействия должностных лиц в судебном порядкепроизводится в суде общей юрисдикции. Гражданин вправе обратиться всуд с заявлением в течение 3-х месяцев со дня, когда ему сталоизвестно о нарушении его прав и свобод. Управляющий делами - руководитель аппарата администрации Калтанского городского округа Л.В. Русалеева