Распоряжение Коллегии Администрации Кемеровской области от 27.12.2007 № 1440-р
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Кемеровской областиОб утверждении Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Кемеровской области
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ КЕМЕРОВСКАЯ ОБЛАСТЬ КОЛЛЕГИЯ АДМИНИСТРАЦИИ КЕМЕРОВСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕот 27.12.07 N 1440-рг. КемеровоОб утверждении Инструкции поделопроизводству в исполнительныхорганах государственной властиКемеровской области (В редакции Распоряжений Коллегии Администрации Кемеровской области от 01.06.2012 г. N 481-р) В целях совершенствования системы документационного обеспечениядеятельности исполнительных органов государственной власти Кемеровскойобласти и установления единого порядка ведения делопроизводства: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству висполнительных органах государственной власти Кемеровской области(далее - Инструкция). 2. Департаменту документационного обеспечения АдминистрацииКемеровской области (Т.Н. Вовченко) обеспечить практическое применениеИнструкции во всех структурных подразделениях АдминистрацииКемеровской области и иных исполнительных органах государственнойвласти Кемеровской области, установить контроль за соблюдением еетребований. 3. Руководителям исполнительных органов государственной властиКемеровской области назначить ответственных за делопроизводство,ознакомить работников подразделений с Инструкцией и обеспечить еесоблюдение. 4. Считать утратившими силу: распоряжение Администрации Кемеровской области от 28.12.2001 N980-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в АдминистрацииКемеровской области"; распоряжение Администрации Кемеровской области от 09.08.2002 N546-р "О внесении изменений в распоряжение Администрации области от28.12.2001 N 980-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству вАдминистрации Кемеровской области"; распоряжение Администрации Кемеровской области от 15.11.2002 N768-р "О внесении изменений в распоряжение Администрации области от28.12.2001 N 980-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству вАдминистрации Кемеровской области"; распоряжение Коллегии Администрации Кемеровской области от12.05.2006 N 534-р "О внесении изменений в распоряжение Администрацииобласти от 28.12.2001 N 980-р "Об утверждении Инструкции поделопроизводству в Администрации Кемеровской области". 5. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителяГубернатора - руководителя аппарата Администрации Кемеровской областиЕ.М. Баранова. 6. Распоряжение вступает в силу с 01.01.2008. Губернатор Кемеровской области А.М. Тулеев Утверждена распоряжением Коллегии Администрации Области от 27.12.2007 N 1440-р ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Кемеровской области (В редакции Распоряжений Коллегии Администрации Кемеровской области от 01.06.2012 г. N 481-р) 1. Общие положения 1.1. Настоящая Инструкция определяет единую систему веденияделопроизводства в исполнительных органах государственной властиКемеровской области (далее - органы исполнительной власти),устанавливает основные требования к подготовке документов, правила ипорядок работы с документами несекретного характера. Инструкция разработана в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003"Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации", с учетом приказаМинистерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от08.11.2005 N 536 "О Типовой инструкции по делопроизводству вфедеральных органах исполнительной власти", требованиями Инструкции поделопроизводству в Аппарате Правительства Российской Федерации. 1.2. Делопроизводство в органах исполнительной власти отраслевойи специальной компетенции и структурных подразделенияхАдминистрации Кемеровской области осуществляется с использованиемавтоматизированной системы "Документооборот", предназначенной дляподготовки, учета, регистрации и контроля за прохождением иисполнением документов. 1.3. Методическое руководство организацией делопроизводства иконтроль за соблюдением требований настоящей Инструкции вАдминистрации Кемеровской области (далее - Администрация области)осуществляет заместитель Губернатора - руководитель аппаратаАдминистрации области и департамент документационного обеспеченияАдминистрации области (далее - департамент документационногообеспечения). 1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства,за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы сдокументами в иных органах исполнительной власти возлагается на ихруководителей. Руководитель органа исполнительной власти назначаетответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учети прохождение документов в установленные сроки, информируетруководство о состоянии их исполнения. 1.5. При работе с подлинниками документов не разрешается вноситьв них исправления, делать пометки, за исключением случаев,предусмотренных настоящей Инструкцией. Работать с документами внеслужебных помещений запрещается. 1.6. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, можетиспользоваться только в служебных целях и в соответствии сполномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этойинформацией. 1.7. С содержанием служебных документов могут быть ознакомленытолько лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация,раскрывающая содержание указанных документов, не подлежитнесанкционированному разглашению (распространению). 1.8. Взаимодействие с представителями средств массовойинформации, передача им какой-либо служебной информации или документовосуществляется в установленном порядке управлением по работе сосредствами массовой информации Администрации области (а в отдельныхслучаях - по разрешению заместителя Губернатора - руководителяаппарата Администрации области). 1.9. По фактам утраты документов или разглашения содержащейся вних служебной информации заместителем Губернатора - руководителемаппарата Администрации области назначается служебное расследование, орезультатах которого информируется Губернатор Кемеровской области(далее - Губернатор области). 1.10. Сотрудники органов исполнительной власти несут персональнуюответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции,сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейсяв них служебной информации. 1.11. В органах исполнительной власти могут разрабатываться непротиворечащие настоящей Инструкции методические документы,конкретизирующие отдельные вопросы организации и веденияделопроизводства. 1.12. Все документы в органах исполнительной властиподготавливаются в соответствии с общими требованиями по оформлениюдокументов (приложение N 1). 2. Прием, регистрация и распределение поступающей корреспонденции 2.1. Корреспонденция, поступающая на имя Губернатора области иего заместителей, принимается и регистрируется в отделе служебнойкорреспонденции департамента документационного обеспечения. В органах исполнительной власти осуществляется самостоятельнаярегистрация входящих и исходящих документов. Телефонограммы, направленные в адрес Губернатора области,принимаются отделом служебной корреспонденции департаментадокументационного обеспечения, в адрес органов исполнительной власти -работниками приемных. Регистрация писем, телеграмм граждан, писем глав муниципальныхобразований и депутатов всех уровней по обращениям гражданосуществляется в управлении по работе с обращениями гражданАдминистрации Кемеровской области. 2.2. Все конверты (бандероли), за исключением конвертов, имеющихпометку "Вручить лично" или "Лично", вскрываются. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю илипересылаются по принадлежности. При недостаче документов или приложений к ним составляется акт в3 экземплярах: первый экземпляр остается в департаментедокументационного обеспечения, второй приобщается к поступившемуматериалу, третий - посылается отправителю. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда толькопо ним можно установить адрес отправителя или время отправки иполучения документов. 2.3. Поступившие документы распределяются на регистрируемые инерегистрируемые. В отделе служебной корреспонденции департамента документационногообеспечения документы регистрируются в автоматизированной системе"Документооборот" в день их поступления путем заполнения электроннойрегистрационной карточки и проставления регистрационного штампаустановленного образца в нижней правой части лицевой стороныдокумента. Информация о зарегистрированных документах передается вэлектронные базы данных соответствующих подразделений. Данные о зарегистрированных документах хранятся в системе"Документооборот" не менее 5 лет. 2.4. Распределение поступающей корреспонденции осуществляетсяотделом служебной корреспонденции департамента документационногообеспечения в соответствии с распределением обязанностей междузаместителями Губернатора области. Руководители органов исполнительной власти с учетом важностиподнимаемых в документах вопросов готовят и представляют Губернаторуобласти предложения по их решению. 2.5. Документы передаются в органы исполнительной власти в деньрегистрации, а имеющие пометки "Срочно" или "Вручить немедленно" -незамедлительно. Пакет с пометкой "Вручить лично" вскрывается самим адресатом илиуполномоченным им лицом. Документы, требующие особого внимания (постановления,распоряжения, законы, протоколы поручений Губернатора), передаются подподпись. 2.6. Поступившие в органы исполнительной власти документы,зарегистрированные в отделе служебной корреспонденции департаментадокументационного обеспечения, учитываются работниками службыделопроизводства соответствующего органа исполнительной власти вавтоматизированной системе "Документооборот". Документы, подготовленные в органах исполнительной власти ииспользуемые внутри подразделения, относятся к категории внутреннихдокументов. Переписка по вопросам текущей деятельности между органамиисполнительной власти ведется без регистрации документов в отделеслужебной корреспонденции департамента документационного обеспечения.Документы органов исполнительной власти, адресованные Губернаторуобласти и его заместителям, направляются через отдел служебнойкорреспонденции департамента документационного обеспечения и подлежатрегистрации. 2.7. Передача зарегистрированного документа из одногоподразделения Администрации области в другое производится через отделслужебной корреспонденции департамента документационного обеспечения.Переадресация зарегистрированных документов производится с согласиялица, поручившего рассмотреть документ, или по договоренности междуруководителями органов исполнительной власти. Информация опереадресации документа вносится в базу данных автоматизированнойсистемы "Документооборот". 2.8. Зарегистрированные в системе "Документооборот" и поступившиев органы исполнительной власти документы ежедневно сверяются службойделопроизводства соответствующего подразделения с электроннымикарточками этих документов в базе данных. При этом проверяетсяправильность сведений о документах, внесенных в электронную базуданных. О несоответствии количества поступивших документов количествуэлектронных карточек в 3-дневный срок со дня регистрации сообщается вотдел служебной корреспонденции департамента документационногообеспечения. Документы, поступившие из других организаций на имя Губернатораобласти или его заместителей непосредственно в подразделения, должныбыть в обязательном порядке направлены на регистрацию в отделслужебной корреспонденции департамента документационного обеспечения. 2.9. О поступивших в органы исполнительной власти документахдокладывается руководителю, и согласно его резолюции документыпередаются работникам на исполнение. 2.10. В поручениях, как правило, устанавливается конкретный срок(календарная дата) их исполнения. Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению вмесячный срок. Если последний день исполнения поручения приходится нанерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочийдень. В поручении могут быть указания "Срочно" или "Оперативно",которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срокисполнения. Если для выполнения поручения устанавливается срок более одногомесяца, то в тексте поручения может быть определен иной порядокдоклада о ходе его исполнения (периодичность доклада о ходе исполненияи т.п.). Обращения депутатов всех уровней по вопросам, связанным с ихдепутатской деятельностью, должны рассматриваться исполнителямибезотлагательно. В случае необходимости проведения в связи собращением депутата дополнительной проверки или дополнительногоизучения каких-либо вопросов следует сообщить об этом депутату в 3-дневный срок со дня получения его обращения. Окончательный ответдепутату представляется Администрацией области не позднее 20 дней содня поступления его обращения в Администрацию области. 2.11. Исполнители не реже одного раза в неделю докладывают о ходеисполнения документов руководителю органа исполнительной власти ирегулярно представляют информацию об этом в службу делопроизводстваподразделения, которая вносит соответствующие данные в электронныекарточки документов. 2.12. Служба делопроизводства органа исполнительной власти нереже одного раза в месяц сверяет наличие документов, находящихся усотрудников этого подразделения на исполнении. Исполненные документы передаются работниками в службуделопроизводства подразделения в 10-дневный срок для формирования делв соответствии с утвержденной номенклатурой дел. 3. Порядок работы с актами Президента Российской Федерации,органов государственной власти Российской Федерации 3.1. Поступившие в Администрацию области федеральныеконституционные законы, федеральные законы, указы и распоряженияПрезидента Российской Федерации, постановления Государственной ДумыФедерального Собрания Российской Федерации, постановления,распоряжения и поручения Правительства Российской Федерации (далее -документы органов государственной власти Российской Федерации), кромесекретных документов, регистрируются в отделе учета и контроля заисполнением документов департамента документационного обеспечения.Документы регистрируются в автоматизированной системе"Документооборот" в день их поступления путем заполнения электроннойрегистрационной карточки и проставления регистрационного штампаустановленного образца в нижней правой части лицевой стороныдокумента. Информация о зарегистрированных документах передается вэлектронные базы данных соответствующих подразделений. Данные о зарегистрированных документах хранятся в системе"Документооборот" не менее 5 лет. 3.2. Отдел учета и контроля за исполнением документовдепартамента документационного обеспечения готовит проекты резолюцийпо поступившим документам и передает их на рассмотрение Губернаторуобласти (в его отсутствие - лицу, его замещающему). 3.3. Документы органов государственной власти РоссийскойФедерации после их рассмотрения Губернатором области возвращаются вотдел учета и контроля за исполнением документов департаментадокументационного обеспечения. 3.4. В соответствии с резолюцией Губернатора области подлинникдокумента направляется на ознакомление должностным лицам, которым даныпоручения. Исполнитель ставит свою подпись с указанием даты и возвращаетдокумент в отдел учета и контроля за исполнением документовдепартамента документационного обеспечения. Документы, направленныедля ознакомления, подлежат возврату в суточный срок, а с цельюисполнения - в 3-дневный срок. На подлинниках документов органов государственной властиРоссийской Федерации писать резолюции, делать пометки не разрешается. 3.5. Если в соответствии с поручением Губернатора областиисполнение документа возложено на нескольких должностных лиц, токоординация и ответственность за его выполнение возлагается надолжностное лицо, указанное в резолюции первым. 3.6. Должностные лица, которым даны поручения, проводятнеобходимую организаторскую работу, разрабатывают мероприятия повыполнению (контролю за исполнением) документа, обеспечивают сбор иобработку требуемой информации, подготовку итоговой информации(справки, отчеты), а также вносят при необходимости на рассмотрениеГубернатору области согласованные с курирующим заместителемГубернатора области предложения о внесении необходимых изменений вдействующие акты Коллегии Администрации области или принятиисоответствующего постановления или распоряжения Коллегии Администрацииобласти. 3.7. О выполнении поручения по документу органа государственнойвласти Российской Федерации должностными лицами в установленный срокпредставляется Губернатору согласованная с курирующим заместителемГубернатора области итоговая информация либо подготовленный исогласованный в установленном порядке проект постановления илираспоряжения Коллегии Администрации области. Если в поручении Губернатора области не определен срокисполнения, оно выполняется в сроки, установленные в пункте 2.11настоящей Инструкции, кроме случаев, когда в документе органагосударственной власти Российской Федерации установлен конкретный срокпредставления в его адрес соответствующей информации. 3.8 Учетную и аналитическую работу по контролю за исполнениемпоручений Президента и Правительства Российской Федерации осуществляетотдел учета и контроля за исполнением документов департаментадокументационного обеспечения. 3.9. Информация по выполнению документа органа государственнойвласти Российской Федерации, направляемая в его адрес, должна бытьнапечатана на бланке установленной формы, согласована ссоответствующим заместителем Губернатора области и не позднее чем за 5календарных дней до истечения установленного в документе срокапредставлена на подпись Губернатору области. 3.10. Подписанная информация, направляемая в органгосударственной власти Российской Федерации, должна иметь исходящийрегистрационный номер, дату отправления и ссылку на дату ирегистрационный номер документа органа государственной властиРоссийской Федерации, на который дается ответ. 3.11. Поручение Губернатора области, данное во исполнениедокумента органа государственной власти Российской Федерации,считается исполненным после выполнения предусмотренных этим документоммероприятий (принятия соответствующего постановления или распоряженияКоллегии Администрации области, направления в данный органсоответствующей информации, предложений или других материалов). 3.12. Порядок выполнения поручений Губернатора области, первогозаместителя Губернатора области, заместителей Губернатора области поисполнению документов министерств и ведомств Российской Федерациианалогичен порядку выполнения поручений по документам ПрезидентаРоссийской Федерации, органов государственной власти РоссийскойФедерации. 3.13. После исполнения поручения по нормативному правовому актуПрезидента Российской Федерации, органа государственной властиРоссийской Федерации подлинник данного документа с отметкой овыполнении поручения хранится в отделе учета и контроля за исполнениемдокументов департамента документационного обеспечения, затем вустановленном порядке сдается в архив. 4. Особенности работы с законопроектами 4.1. Разработка проектов законов Кемеровской области (далее -законопроекты) осуществляется в соответствии с примерным перечнемзаконодательных актов, утверждаемым распоряжением КоллегииАдминистрации области. 4.2. Контроль за выполнением пунктов перечня законодательныхактов, предусматривающих разработку законопроектов, осуществляютруководители органов исполнительной власти в соответствии с вопросами,отнесенными к сфере их ведения. 4.3. Подготовленный в соответствии с требованиями ЗаконаКемеровской области от 23.06.2003 N 33-ОЗ "О законодательнойдеятельности в Кемеровской области", Правил по юридико-техническомуоформлению проектов законов Кемеровской области, утвержденныхпостановлением Совета народных депутатов Кемеровской области от28.03.2007 N 2164, согласованный и оформленный в соответствии стребованиями настоящей Инструкции (приложение N 2) законопроектпередается разработчиком в департамент документационного обеспечениядля включения в повестку очередного заседания Коллегии Администрацииобласти. 4.4. К законопроекту должны быть приложены: 4.4.1. Пояснительная записка, содержащая: наименование субъекта права законодательной инициативы иразработчиков законопроекта; правовое основание принятия законопроекта; обоснование необходимости принятия законопроекта, его цели иосновные положения; состояние законодательства в данной сфере правовогорегулирования; перечень законов области, подлежащих признанию утратившими силу,отмене, приостановлению, изменению или дополнению в связи с принятиемданного закона; предложения о разработке подзаконных актов, принятие которыхнеобходимо для реализации данного закона. Пояснительная записка подписывается заместителем Губернатораобласти, курирующим данную отрасль. 4.4.2. Прогноз социально-экономических и иных последствий егопринятия, подписанный заместителем Губернатора области, курирующимданную отрасль. 4.4.3. Финансово-экономическое обоснование, если реализациязакона области затрагивает доходную или расходную части областногобюджета. 4.4.4. Справка согласования с визами заместителей Губернатораобласти, руководителей заинтересованных органов исполнительной властии федеральных органов государственной власти, начальника правовогоуправления Администрации области и приложением упомянутых в справкезамечаний. Законопроекты, имеющие отрицательные заключениязаместителей Губернатора, правового управления Администрации области,возвращаются ответственному исполнителю для доработки либо подготовкиотзыва на отрицательное заключение. 4.5. После обсуждения законопроекта на заседании КоллегииАдминистрации области заместитель начальника управления общественныхотношений Администрации области представляет Губернатору областизаконопроект с прилагаемыми документами для решения вопроса о внесенииего в порядке законодательной инициативы в Совет народных депутатовКемеровской области. 4.6. Одобренный законопроект с приложениями и письмом Губернатораобласти направляется в Совет народных депутатов Кемеровской области. 4.7. Закон Кемеровской области (далее - закон), принятый Советомнародных депутатов Кемеровской области и поступивший Губернаторуобласти, в течение одного дня направляется в правовое управлениеАдминистрации области для подготовки мотивированных предложений оподписании или отклонении закона. В случае отрицательного заключенияправовое управление готовит служебную записку и проект письмаГубернатора области в Совет народных депутатов Кемеровской области оботклонении закона и представляет их Губернатору области не позднее чемза три дня до окончания срока, установленного пунктом 1 статьи 33Устава Кемеровской области. 4.8. Подписанный Губернатором области закон передается в отделраспорядительных документов департамента документационного обеспечениядля регистрации, размножения, рассылки и хранения. К законуприлагается справка согласования. 4.9. Обнародование подписанных Губернатором области законовобеспечивает управление общественных отношений Администрации области иуправление по работе со средствами массовой информации Администрацииобласти. 5. Подготовка и оформление проектов актов Коллегии Администрацииобласти и Губернатора области 5.1. Акты, имеющие нормативный правовой характер, издаются вформе постановлений Коллегии Администрации области. Акты, не имеющиенормативного характера, издаются в форме распоряжений КоллегииАдминистрации области. Решения Губернатора области нормативного характера оформляютсяпостановлениями Губернатора области. Решения Губернатора области пооперативным, организационным, кадровым и другим вопросам принимаются вформе распоряжений Губернатора области. Коллегия Администрации области вправе принимать обращения,заявления и иные акты, не имеющие нормативного правового характера. 5.2. Подготовка и оформление проектов постановлений ираспоряжений Коллегии Администрации области, постановлений ираспоряжений Губернатора Кемеровской области (далее - постановления ираспоряжения) производятся в установленном порядке и в соответствии сприложением N 3 к настоящей Инструкции. 5.3. Подготовка проекта постановления или распоряжения включает: поручение Губернатора области, данное в виде письменного илиустного распоряжения должностному лицу или нескольким лицам, оподготовке проекта; проработку вопроса об актуальности и содержании документа всоответствующих органах исполнительной власти; определение Губернатором области либо должностным лицом, которомупоручена подготовка проекта распоряжения или постановления, кругаорганизаций и должностных лиц, осуществляющих подготовку проектадокумента, его экспертизу и согласование; организацию сбора необходимых письменных заключений (экспертиз),их анализ и последующую доработку проекта документа; согласование (получение виз) доработанного проекта документа снеобходимыми организациями, должностными лицами, исполнителями. 5.4.Проекты документов, содержащие поручения органам исполнительной властии должностным лицам, должны быть согласованы руководителями этихподразделений. 5.5. Ответственность за подготовку распорядительных документовнесут руководители органов исполнительной власти, которым порученаподготовка проекта. 5.6. Проекты постановлений Коллегии Администрации областивносятся для рассмотрения на заседании Коллегии Администрации областив соответствии с текущим планом работы Администрации области. Целесообразность подготовки и внесения для рассмотрения назаседании Коллегии Администрации области проектов постановленийКоллегии Администрации области по оперативным и внеплановым вопросампредварительно согласовывается с первым заместителем Губернатораобласти или заместителем Губернатора - руководителем аппаратаАдминистрации области. 5.7. Не допускается принятие повторных постановлений,распоряжений, если не выполнены ранее принятые (кроме случаев, когданеобходимость принятия нового постановления, распоряжения продиктованаизменением обстоятельств). 5.8. Проекты постановлений и распоряжений подлежат согласованию,которое оформляется на отдельном листе (справка согласования) визами: руководителя подразделения - исполнителя документа, а такжеруководителей подразделений, к сфере ведения которых относятсязатрагиваемые проектом вопросы; заместителя Губернатора области, курирующего данное направлениедеятельности или данный орган исполнительной власти; начальника главного финансового управления Кемеровской области -заместителя Губернатора области (на документах, требующих финансовогообеспечения); начальника правового управления Администрации области; начальника отдела распорядительных документов департаментадокументационного обеспечения; заместителя Губернатора - руководителя аппарата Администрацииобласти. Проекты постановлений и распоряжений Коллегии Администрацииобласти, вносимые для рассмотрения на заседании Коллегии Администрацииобласти, подлежат согласованию со всеми заместителями Губернатораобласти - членами Коллегии. 5.9. Виза включает наименование должности визирующего, личнуюподпись, расшифровку подписи (инициалы имени, отчества и фамилия) и вобязательном порядке - дату визирования. Срок экспертизы документаустанавливается до 3 дней, в исключительных случаях - до 5 дней взависимости от степени подготовки документа, его сложности. 5.10. Имеющиеся у должностного лица возражения или замечания попроекту постановления или распоряжения излагаются, как правило, в видеотдельного документа и прилагаются к проекту. 5.11. Если в ходе проработки проекта распорядительного документавозникла необходимость внесения в него изменений принципиальногохарактера, то он подлежит возвращению представившему его органуисполнительной власти, организации для доработки и повторногосогласования. Повторного согласования не требуется, если при доработке в проектраспорядительного документа внесены уточнения, не меняющие егосодержания. 5.12. На подпись Губернатору области представляются те проектыраспорядительных документов, в отношении которых в процессесогласования устранены все замечания. 5.13. Ответственность за качество подготовки проектовраспорядительных документов, их согласование с заинтересованнымисторонами несут руководители органов исполнительной власти, которыеготовят и вносят эти документы. 5.14. В распорядительных документах должны быть указаны: точные наименования организаций - исполнителей или фамилии ихруководителей и сроки выполнения заданий; поручения о контроле; указания о признании утратившими силу распорядительных документовлибо их отдельных пунктов, если вновь принимаемый документ исключаетдействие ранее принятых. Делается ссылка на исходные документы, егоавторов, дату, номер и заголовок, если документ принимается воисполнение документов вышестоящих органов. 5.15. Распорядительные документы подписывает Губернатор областиили лицо, его официально замещающее. Абзац. (Исключен - Распоряжение Коллегии АдминистрацииКемеровской области от 01.06.2012 г. N 481-р) Право подписи распоряжений по кадровым вопросам может бытьделегировано Губернатором области заместителю Губернатора -руководителю аппарата Администрации области. 5.16. Подписанные постановления, распоряжения регистрируютсяраздельно в пределах календарного года в отделе распорядительныхдокументов департамента документационного обеспечения. 5.17. Датой распорядительного документа является дата егоподписания Губернатором области. Датой совместного постановления илираспоряжения является наиболее поздняя дата подписания. 5.18. Регистрационный номер документа, составленного совместнодвумя и более организациями, состоит из регистрационных номеровдокумента каждой из этих организаций, проставляемых через косую чертув порядке указания авторов в документе. 5.19. Отделом распорядительных документов департаментадокументационного обеспечения в 3-дневный срок производитсятиражирование и рассылка документов в соответствии с указателемрассылки, оформленным исполнителем на оборотной стороне справкисогласования, причем распорядительные документы, изменяющие,дополняющие или отменяющие ранее принятые, направляются тем органам иорганизациям, которым посылались ранее принятые документы.Муниципальным образованиям осуществляется дополнительно электроннаярассылка. Если распорядительные документы направляются организациям, невходящим в утвержденные указатели рассылки, то исполнитель долженвнести в указатель рассылки наименования этих организаций и ихпочтовые адреса. 5.20. Каждый экземпляр рассылаемого документа заверяется простойкруглой печатью (без изображения государственной символики) КоллегииАдминистрации области, находящейся в отделе распорядительныхдокументов департамента документационного обеспечения, дляудостоверения его соответствия подлиннику. 5.21. Для заверения соответствия копии документа подлиннику нижереквизита "Подпись" проставляют надпись "Верно", указывают должностьлица, заверившего копию, личную подпись, заверенную указанной вышепечатью, расшифровку подписи, дату заверения. 5.22. Замена разосланных экземпляров распорядительных документовили их отдельных частей может быть произведена только с разрешениязаместителя Губернатора - руководителя аппарата Администрации области. 6. Оформление приказов органов исполнительной власти 6.1 Приказами оформляются решения нормативного характера, а такжепо оперативным, организационным, кадровым вопросам в деятельностиоргана исполнительной власти. 6.2. Подготовка и оформление приказов производится вустановленном порядке и в соответствии с приложением N 4. 6.3. Изменения, дополнения, отмену приказов производят толькопосредством издания новых приказов. Обеспечение качественнойподготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованнымисторонами возлагается на руководителей подразделений органовисполнительной власти, которые готовят и вносят проекты. 6.4. Для подписания представляется полностью подготовленныйпроект приказа. Проекты приказов и приложений к ним визируются исполнителем ируководителем подразделения органа исполнительной власти, внесшимпроект, руководителями подразделений органов исполнительной власти,которым в проекте предусматриваются задания и поручения. Приказы подписывает руководитель органа исполнительной власти, ав его отсутствие - лицо, его замещающее. Внесение изменений вподписанный приказ, а также в согласованный проект документа недопускается. 6.5. Проекты приказов по кадровым вопросам в Администрацииобласти готовит управление кадров и государственной службыАдминистрации области на основании: поручений Губернатора области, первого заместителя Губернатораобласти, заместителя Губернатора - руководителя аппарата Администрацииобласти; служебных записок, заданий, ходатайств, представленийруководителей органов исполнительной власти с визой курирующегозаместителя Губернатора области; заявлений о приеме, переводе, отпуске, увольнении с визойруководителя органа исполнительной власти, курирующего заместителяГубернатора области, резолюцией Губернатора области. 6.6. Приказы по кадровым и организационным вопросам подписываетГубернатор области или лицо, официально его замещающее, а такжезаместитель Губернатора - руководитель аппарата Администрации области. Приказы по вопросам хозяйственной деятельности Администрацииобласти подписывает управляющий делами Администрации области или егозаместитель. 6.7. Подписанные приказы передаются в управление кадров игосударственной службы Администрации области для регистрации.Оригиналы приказов хранятся в управлении кадров и государственнойслужбы Администрации области. Копии приказов заверяются печатью управления кадров игосударственной службы Администрации области. 6.8. Контроль соответствия проектов приказов требованиям,установленным настоящей Инструкцией, осуществляет управление кадров игосударственной службы Администрации области. 7. Оформление доверенности 7.1. Доверенность - документ, удостоверяющий передачу полномочийГубернатора области, Коллегии Администрации области, Администрацииобласти, органов исполнительной власти на представление интересов илисовершение каких-либо действий конкретному лицу. Срок действия доверенности не может превышать 3 лет. Если срок вдоверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня еевыдачи. 7.2. Доверенность оформляется в соответствии с общимитребованиями по оформлению документов и приложением N 5 к настоящейИнструкции. 8. Порядок подготовки договоров (соглашений) 8.1. Текст договора (соглашения) должен фиксировать соглашениесторон об установлении каких-либо отношений и регулирует этиотношения. 8.2. Проекты договоров и соглашений Администрации областиготовятся подразделениями или должностными лицами на основаниипоручений Губернатора области, первого заместителя Губернатораобласти, заместителей Губернатора области и оформляются в соответствиис приложениями N 6, 7 к настоящей Инструкции. 8.3. Перед подписанием проект договора передается насогласование, которое оформляется на отдельном листе - справкесогласования. Договоры и соглашения за подписью Губернатора областиили его первого заместителя (до их подписания) должны бытьзавизированы заместителями Губернатора области, руководителямисоответствующих подразделений и иных заинтересованных органовисполнительной власти области и в обязательном порядке начальникомправового управления Администрации области, а связанные срасходованием средств областного бюджета - начальником главногофинансового управления Кемеровской области. 8.4. Подготовленный и согласованный проект договора (соглашения)Губернатор области подписывает, как правило, одновременно суполномоченным представителем другой стороны. Количество экземпляровдоговора обусловлено количеством сторон, их подписавших, но не менеедвух экземпляров. Все экземпляры договора должны содержать имеющиесяприложения, подлинные подписи уполномоченных должностных лиц и оттискипечатей. 8.5. Договоры и соглашения могут подписываться такжезаместителями Губернатора области или должностными лицами, которымпредоставлено право подписи данных документов (в пределахустановленных полномочий) на основании доверенностей, подписанныхГубернатором области. 8.6. Регистрация, формирование в дело, хранение всех договоров,соглашений и документов о пролонгации договоров, изменении ирасторжении их, подписанных Губернатором области, осуществляютсяотделом международного протокола департамента документационногообеспечения. 8.7. Договоры по обеспечению хозяйственной деятельности органовисполнительной власти имеет право подписывать управляющий деламиАдминистрации области или лицо, его замещающее. 9. Организационное, документационное и информационное обеспечениезаседаний и совещаний 9.1. Подготовка и проведение заседаний Коллегии Администрацииобласти и совещаний при Губернаторе области, оформление принятыхрешений осуществляется в соответствии с Регламентом КоллегииАдминистрации области. 9.2. По результатам рассмотрения вопросов на заседаниях КоллегииАдминистрации области принимаются решения, которые оформляютсяпротоколами. 9.3. Протокол оформляется департаментом документационногообеспечения в соответствии с требованиями, установленными настоящейИнструкцией, согласно образцу (приложение N 8) и представляется наподпись председательствовавшему на заседании Коллегии Администрацииобласти. 9.4. Принятые на заседаниях Коллегии Администрации областирешения доводятся до исполнителей в виде выписок из соответствующихпротоколов, оформленных согласно образцу (приложение N 8). 9.5. Подлинники протоколов заседаний Коллегии Администрацииобласти, подписанные председательствовавшим на заседании, хранятся вдепартаменте документационного обеспечения. 9.6. Подготовка материалов к совещаниям при Губернаторе области иоформление решений по результатам рассмотрения вопросов осуществляетсяорганами исполнительной власти и заместителями Губернатора всоответствии с распределением обязанностей. 9.7. Организация совещаний, проводимых заместителями Губернатораобласти, возлагается на курируемые органы исполнительной власти. Проект протокола совещания составляется секретариатом с участиемподразделений в соответствии с вопросами, входящими в сферу ихведения. Проект протокола совещания визируется готовившими егосотрудниками, руководителями соответствующих подразделений,подписывается председательствовавшим на совещании, регистрируется ирассылается соответствующим секретариатом. Подлинники протоколов хранятся в деле в подразделении, готовившемматериалы к совещанию. 10. Организация исполнения (контроля за выполнением) актовКоллегии Администрации области, Губернатора области, других документови поручений 10.1. Контролю подлежит исполнение: постановлений и распоряжений Губернатора области; постановлений и распоряжений Коллегии Администрации области; поручений Губернатора области, содержащихся в протоколахзаседаний Коллегии Администрации области, аппаратных совещаний; приказов, распоряжений и поручений, содержащихся в оформленныхрезолюциях Губернатора области или его заместителей по рассмотреннойслужебной корреспонденции и обращениям граждан; других документов, требующих решения или ответа. 10.2. Ответственность за своевременное и полное выполнениепостановлений, распоряжений и поручений Губернатора области,постановлений, распоряжений Коллегии Администрации области несутруководители подразделений. Если в соответствии с постановлением, распоряжением илипоручением Губернатора области, постановлением, распоряжением КоллегииАдминистрации области выполнение либо контроль за исполнениемдокумента или поручения возложен на несколько подразделений(должностных лиц), то координация работы и ответственность завыполнение возлагается на подразделение (должностное лицо), указанноев распоряжении, приказе, резолюции первым. 10.3. Организационную работу по контролю за исполнениемдокументов осуществляют советники заместителей Губернатора области илилица, ответственные за организацию контроля в структурныхподразделениях. Они незамедлительно вносят в электронные карточкитекущую информацию о ходе исполнения контролируемых документов ипоручений. Учетную и аналитическую работу по контролю за исполнениемпостановлений и распоряжений Губернатора области, поручений, данныхГубернатором области на аппаратных, селекторных и других совещаниях,постановлений и распоряжений Коллегии Администрации областиосуществляет отдел учета и контроля за исполнением документовдепартамента документационного обеспечения. Учетную и аналитическую работу по контролю за исполнениемпоручений, содержащихся в оформленных резолюциях рассмотреннойслужебной корреспонденции, осуществляет отдел служебнойкорреспонденции департамента документационного обеспечения, а пообращениям граждан - управление по работе с обращениями гражданАдминистрации области. 10.4. Отдел учета и контроля за исполнением документовдепартамента документационного обеспечения постоянно анализируетсоблюдение сроков исполнения находящихся на контроле постановлений,распоряжений и поручений Губернатора области, постановлений ираспоряжений Коллегии Администрации области и информирует заместителяГубернатора - руководителя аппарата Администрации области о состоянииисполнительской дисциплины и ходе исполнения документов и поручений. 10.5. Руководители подразделений по каждому взятому на контрольдокументу и поручению определяют конкретных работников, ответственныхза организацию систематического контроля за их выполнением. В подразделениях по каждому находящемуся на контроле документу ипоручению разрабатывается план по организации (проверке) ихисполнения, который согласовывается с руководителем подразделения, апо наиболее важным и перспективным вопросам - и с курирующимзаместителем Губернатора области. 10.6. На каждый поставленный на контроль документ вподразделениях заводится контрольное дело. В нем содержатся:контролируемый документ (или его копия), контрольная карточка, планмероприятий подразделения по организации и проверке исполнениядокумента, проверочный материал и информация о ходе выполнениядокумента, итоговая справка (информация) подразделения о результатахисполнения находящегося на контроле документа и другие материалы. 10.7. Руководители подразделений обеспечивают своевременноевыполнение всех находящихся на контроле документов и поручений, принеобходимости вносят соответствующие предложения, направленные насвоевременное решение поставленных задач. Если возникает необходимость продления или изменения срокаисполнения отдельных пунктов постановления, распоряжения Губернатораобласти, постановления и распоряжения Коллегии Администрации областиили утвержденных мероприятий, подразделения обязаны не позднее чем за3 календарных дня до истечения установленного срока представлять наимя Губернатора области или его первого заместителя обоснованнуюписьменную просьбу, согласованную с курирующим заместителемГубернатора области, о новом сроке выполнения поручения. При получениисогласия на изменение срока делается соответствующая отметка вэлектронной базе данных. 10.8. Сроки исполнения документов, поручений исчисляются всоответствии с требованиями пункта 2.10 настоящей Инструкции. 10.9. Об итогах выполнения находящихся на контроле постановлений,распоряжений и поручений Губернатора области, постановлений,распоряжений и поручений Коллегии Администрации области вустановленные для их исполнения сроки подразделения (должностные лица)готовят и представляют на рассмотрение Губернатору области или первомузаместителю Губернатора письменную информацию, завизированнуюкурирующим заместителем Губернатора области. Если постановление, распоряжение или поручение Губернатораобласти, постановление, распоряжение или поручение КоллегииАдминистрации области исполняют несколько подразделений (должностныхлиц), то обобщенную информацию, согласованную с соответствующимзаместителем Губернатора, Губернатору области представляеткоординирующее подразделение (должностное лицо) за подписьюсоответствующих руководителей подразделений (должностных лиц). Итоговая информация об исполнении постановления или распоряженияГубернатора области, постановления либо распоряжения КоллегииАдминистрации области должна содержать сведения о своевременности иполноте выполнения каждого пункта и поставленных задач, фактическиеданные, характеризующие достигнутые результаты, нерешенные вопросы суказанием причин и виновных лиц, намеченные и осуществляемые меры поустранению имеющихся недостатков, а также предложения о снятиипостановления или распоряжения с контроля или продлении срока еговыполнения. 10.10. Решение о снятии с контроля нормативного правового актаГубернатора области, Коллегии Администрации области принимаетГубернатор области или заместители Губернатора на основаниипредставленной итоговой информации по его выполнению. Информация с резолюцией о снятии документа с контроля передаетсяв департамент документационного обеспечения. Снятие с контроля нормативного правового акта Губернатора областиили Коллегии Администрации области не означает прекращения егодействия. Документ прекращает свое действие в случае принятиясоответствующего правового акта об отмене его действия. Если исполнение поручения завершилось выпуском постановления илираспоряжения Губернатора области, постановлением или распоряжениемКоллегии Администрации области, направлением письма, то для снятия егос контроля достаточно указать дату и номер изданного документа. Решение об отмене документа и снятии его с контролярегистрируется в соответствующей электронной карточкеавтоматизированной системы. 10.11. После снятия с контроля постановления, распоряженияГубернатора области, постановления, распоряжения КоллегииАдминистрации области или другого документа контрольное дело хранитсяв соответствующем подразделении. 10.12. Если постановление, распоряжение или поручение Губернатораобласти, постановление, распоряжение или поручение КоллегииАдминистрации области, другой документ в установленный срок неисполнен и не снят с контроля, то подразделение (должностное лицо),осуществляющее его выполнение или контроль за его исполнением,проводит дополнительную работу по реализации поставленных задач и вустановленный срок готовит повторную информацию о выполнении данногодокумента или поручения. 11. Порядок работы с обращениями граждан 11.1. В органах исполнительной власти рассматриваютсяиндивидуальные и коллективные обращения граждан, поступившие вписьменном виде, в форме электронных сообщений, устных обращений вовремя приема граждан, а также по телефону обращений к Губернаторуобласти и по "прямой телефонной линии" в соответствии с Положением опорядке организации рассмотрения обращений граждан в исполнительныхорганах государственной власти Кемеровской области, утвержденнымпостановлением Коллегии Администрации области от 03.11.2006 N 218. 11.2. Организационно-техническое обеспечение рассмотрения устныхи письменных обращений, поступивших от граждан в адрес Губернатораобласти, заместителей Губернатора области, Администрации области,осуществляет управление по работе с обращениями граждан Администрацииобласти. Направление обращений граждан и документов по ним в адресГубернатора области, заместителей Губернатора области осуществляетсятолько через указанное управление. 11.3. Организационно-техническое обеспечение рассмотрения устныхи письменных обращений, поступивших от граждан в органы исполнительнойвласти и должностным лицам этих органов, осуществляется ответственнымиработниками. 11.4. Ответственность за своевременное и качественноерассмотрение обращений граждан возлагается на руководителей органовисполнительной власти и должностных лиц. 12. Оформление писем и телеграмм, отправка исходящих документов 12.1. Проекты писем и телеграмм оформляются в соответствии справилами (приложение N 9) и печатаются на бланках установленнойформы. Письма на бланках Коллегии Администрации Кемеровской областиподписываются Губернатором области и первым заместителем Губернатораобласти. Письма на бланках Администрации Кемеровской области подписываютсяГубернатором области или его заместителями в соответствии спредоставленными им полномочиями. Письма и телеграммы, направляемые Президенту РоссийскойФедерации, Правительству Российской Федерации, в министерстваРоссийской Федерации, подписываются только Губернатором области, а вего отсутствие - исполняющим обязанности Губернатора области. Письма главам городов и районов области по организационным икадровым вопросам подписываются Губернатором области, первымзаместителем Губернатора области, заместителем Губернатора -руководителем аппарата Администрации области. Письма, направляемые в УФСБ России по Кемеровской области, ГУВДпо Кемеровской области, прокуратуру Кемеровской области, подписываютсяГубернатором области, заместителем Губернатора - руководителемаппарата Администрации области, заместителем Губернатора области покоординации работы правоохранительных органов и органов военногоуправления. Письма, направляемые в структурные подразделения администрацийгородов и районов, различные учреждения и организации, подписываютсядолжностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями. 12.2. Представляемые на подпись заместителям Губернатора областиписьма и телеграммы должны быть завизированы исполнителем и другимилицами, ответственными за подготовку документа, на лицевой сторонепоследнего листа в нижней его части. Проекты служебных писем за подписью Губернатора области подлежатсогласованию, которое оформляется визами: руководителя подразделения - исполнителя; заместителя Губернатора области, курирующего данное направлениедеятельности; начальника правового управления Администрации области; начальника отдела распорядительных документов департаментадокументационного обеспечения. 12.3. Если письмо или телеграмма направляется не более чем в 4адреса, то подписывается каждый экземпляр. При направлении более чем в4 адреса исполнителем составляется указатель рассылки (в 2экземплярах) с указанием почтовых или телеграфных адресов. При этомисполнитель прилагает к письму или телеграмме необходимое количествокопий. К письмам за подписью Губернатора области, направляемымнескольким адресатам, должен прилагаться список адресатов, содержащийадрес, точные наименования организаций, должность, фамилию, имя,отчество руководителей, заверенный заместителем Губернатора области,курирующим данные сферы деятельности. 12.4. Письма и телеграммы, подписанные Губернатором области, егозаместителями, регистрируются в отделе служебной корреспонденциидепартамента документационного обеспечения. 12.5. Письма и телеграммы, подписанные руководителями органовисполнительной власти, регистрируются в этих подразделениях. Поздравительные телеграммы за подписью Губернатора областиотправляются отделом служебной корреспонденции департаментадокументационного обеспечения. 12.6. Исходящие документы передаются в отдел служебнойкорреспонденции департамента документационного обеспечения длядальнейшей обработки и отправки. Прием писем и телеграмм осуществляется ежедневно, кромевоскресных и праздничных дней, с 8.30 до 17.30. Примечание. В рабочие дни после 17.30, а также в воскресные ипраздничные дни телеграммы и письма регистрируются и отправляютсядежурным приемной Губернатора области. Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебногохарактера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям. 12.7. Оперативные документы Губернатора области и егозаместителей могут быть переданы через телетайп, факсимильную,фельдъегерскую связь и по электронной почте. 13. Особенности работы с документами, содержащими служебнуюинформацию ограниченного распространения* 13.1. К служебной информации ограниченного распространенияотносится несекретная информация, ограничения на распространениекоторой диктуются служебной необходимостью. 13.2. Работа с документами, содержащими служебную информациюограниченного распространения, осуществляется в Администрации областив порядке, установленном для несекретных документов, с учетомособенностей, изложенных в настоящем разделе. 13.3. На документах (в случае необходимости - и на их проектах),содержащих служебную информацию ограниченного распространения,проставляются пометка "Для служебного пользования (ДСП)" и номерэкземпляра. 13.4. Необходимость проставления пометки "ДСП" определяетсяисполнителем документа, руководителем подразделения или должностнымлицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правомверхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листеиздания, а также на первой странице сопроводительного письма к такомудокументу. Контроль за правильным проставлением грифа "ДСП" осуществляетотдел режима и секретного делопроизводства Администрации области. 13.5. Прием и регистрация входящих документов, а такжерегистрация исходящих документов (за исключением писем, подписываемыхруководителями подразделений), содержащих служебную информациюограниченного распространения, осуществляются отделом служебнойкорреспонденции департамента документационного обеспечения. При этом квходящему (исходящему) номеру документа добавляется пометка "ДСП". Передача таких документов сотрудникам подразделенийосуществляется под расписку. 13.6. Печатание проектов документов и копирование документов спометкой "ДСП" осуществляются только департаментом документационногообеспечения. 13.7. Отправка документов, содержащих служебную информациюограниченного распространения, осуществляется отделом служебнойкорреспонденции департамента документационного обеспечения. При необходимости направления таких документов несколькимадресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором околокаждого адресата проставляется номер экземпляра. Указатель рассылкиподписывается исполнителем и руководителем подразделения. 13.8. Исполненные документы с пометкой "ДСП" формируются в дела всоответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. Приэтом на обложке дела, в которое помещены такие документы,проставляется пометка "ДСП". 13.9. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "ДСП",утративших свое практическое значение и не имеющих историческойценности, производится по акту, копия которого направляется вдепартамент документационного обеспечения. В учетных формах (журналах,карточках, реестрах и т.п.) делается отметка об уничтожении со ссылкойна соответствующий акт. 13.10. Ознакомление сотрудников подразделений с документами иделами, имеющими пометку "ДСП" и находящимися на архивном хранении вдепартаменте документационного обеспечения, осуществляется с согласиязаместителя Губернатора - руководителя аппарата Администрации областилибо руководителей подразделений, готовивших документы (сформировавшихдела). При этом указанные документы могут быть выданы сотрудникамподразделений под расписку во временное пользование на срок не более10 дней. 13.11. Дополнительная рассылка актов Администрации области спометкой "ДСП" подразделениям или сторонним организациямосуществляется по указанию заместителя Губернатора - руководителяаппарата Администрации области либо по заявкам руководителейподразделений, их готовивших. 13.12. В подразделениях не реже одного раза в год проводитсяпроверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "ДСП". Дляпроведения проверки образуется комиссия, состав которой определяетсяруководителем подразделения. Результаты проверки оформляются актом,копия которого направляется в департамент документационногообеспечения. В департаменте документационного обеспечения проверки такихдокументов, находящихся на архивном хранении, проводятся не режеодного раза в 5 лет. 13.13. В случае утраты документов, дел или изданий, содержащихслужебную информацию ограниченного распространения, либо разглашенияэтой информации руководитель подразделения информирует об этомзаместителя Губернатора - руководителя аппарата Администрации областии проводит служебное расследование с участием отдела режима исекретного делопроизводства Администрации области, о результатахкоторого докладывает заместителю Губернатора - руководителю аппаратаАдминистрации области. 13.14. На утраченные документы, дела и издания с пометкой "ДСП"Администрацией области составляется акт, на основании которогоделаются соответствующие отметки в учетных формах. Примечание. Акты на утраченные дела постоянного храненияутверждаются заместителем Губернатора - руководителем аппаратаАдминистрации области и передаются для архивного хранения вдепартамент документационного обеспечения. 13.15. При снятии пометки "ДСП" на документах, делах илиизданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки. 13.16. За разглашение служебной информации ограниченногораспространения, а также нарушение порядка обращения с документами,содержащими такую информацию, сотрудники подразделений могут бытьпривлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательствомРоссийской Федерации ответственности. __________________ * Требования настоящего раздела распространяются на порядокобращения с документами на бумажной основе и иными материальныминосителями служебной информации ограниченного распространения (фото-,кино-, видео- и аудиодокументами, машинными носителями информации идр.) 14. Порядок оформления и представления наградных материалов Государственные награды 14.1. Ходатайства о награждении наградами вносятся коллективамипредприятий, учреждений, организаций частной, государственной,муниципальной и иных форм собственности либо органами местногосамоуправления. 14.2. Наградные листы оформляются по форме, утвержденной УказомПрезидента Российской Федерации от 7 ноября 2000 г. N 1848 "О формахнаградного листа для представления к государственным наградамРоссийской Федерации" (приложение N 10). 14.3. При определении государственной награды, к награждениюкоторой представляется гражданин, и подготовке характеристики на негопринимаются во внимание требования статутов орденов, медалей ипочетных званий. Характеристика должна соответствовать данным пункта11 "Трудовая деятельность" наградного листа. Здесь же указываютсяотраслевые поощрения (знаки отличия, грамоты, дипломы, благодарности ит.д.) на основании документов о поощрении. 14.4. При представлении к государственным наградам руководителей,заместителей руководителей, главных бухгалтеров и главных экономистовхозяйствующих субъектов наградные материалы дополняются выпиской изприказа об их назначении, сведениями о финансово-экономическомсостоянии хозяйствующего субъекта, динамике основныхфинансово-экономических показателей: стоимость основных фондов и средств, величина активов; численность работников; объем реализации продукции, работ, услуг в физическом истоимостном выражении; чистая прибыль; рентабельность производства; среднемесячная заработная плата; сумма уплаченных налогов с разбивкой по бюджетам разных уровней; наличие и размер просроченной задолженности по платежам в бюджет,государственные внебюджетные фонды и по заработной плате, данные оботсрочках и рассрочках этих платежей; дебиторская задолженность (с выделением просроченной); кредиторская задолженность (с выделением просроченной); удельное потребление электроэнергии; удельное потребление тепловой энергии; удельное потребление воды; экономия бюджетных средств от внедрения энергосберегающихмероприятий; сумма уплаченных штрафов и санкций за нарушения, выявленныеорганами технического (неналогового) регулирования. Кроме того, для государственных (муниципальных) больничных,общеобразовательных учреждений и организаций жилищно-коммунальнойсферы дополнительно представляются следующие показатели: для больничных учреждений: число случаев смерти лиц в возрасте до 65 лет в первые сутки встационаре: в том числе: от инфаркта миокарда; от инсульта; число случаев смерти детей до 18 лет в первые сутки в стационаре; число случаев младенческой смертности; число случаев материнской смертности; среднегодовая занятость койки; для общеобразовательных учреждений - удельный вес лиц, сдавшихЕГЭ, в числе выпускников общеобразовательного учреждения,участвовавших в ЕГЭ; для организаций жилищно-коммунального хозяйства: доля объема отпуска холодной воды, счет за которую выставлен попоказаниям приборов учета; доля объема отпуска горячей воды, счет за которую выставлен попоказаниям приборов учета; доля объема отпуска электрической энергии, счет за которуювыставлен по показаниям приборов учета; удельный вес потерь воды в процессе производства итранспортировки до потребителей; удельный вес потерь тепловой энергии в процессе производства итранспортировки до потребителей; доля многоквартирных домов, охваченных централизованным сбором ивывозом бытовых отходов; уровень собираемости платежей за предоставленные жилищно-коммунальные услуги. Указанные сведения должны представляться в динамике за трехлетнийпериод (с разбивкой по каждому году) и истекшие месяцы текущего года,предшествующие дате внесения ходатайства. В наградных материалах должны быть отражены: 1) сведения о структуре уставного капитала хозяйствующегосубъекта: место регистрации юридического лица; доля государства в уставном капитале хозяйствующего субъекта; наличие иностранного капитала в хозяйствующем субъекте,зависимость деятельности предприятия от иностранного влияния; востребованность продукции хозяйствующего субъекта со стороныгосударства (наличие государственного заказа, его выполняемость,пропорции выпуска государственно значимой продукции к иной); 2) результаты проведенной проверки по базам данныхправоохранительных, налоговых и таможенных органов (справкисоответствующих органов); 3) заключение Федеральной службы по финансовым рынкам о состояниидеятельности в сфере обращения ценных бумаг (для хозяйствующихсубъектов - участников финансовых рынков); 4) вклад в социально-экономическое развитие региона. Наградные материалы на глав муниципальных образований должнысодержать следующие сведения; социально-экономическое развитие возглавляемого муниципальногообразования; уровень жизни населения (соотношение средних доходов жителей истоимости потребительской корзины, доля жителей, имеющих доходы нижепрожиточного минимума); координация и поддержка промышленного и сельскохозяйственногопроизводства, строительство жилых зданий и объектов культурно-социального значения; строительство и содержание автомобильных дорог; состояние жилищно-коммунального хозяйства; организация транспортного обслуживания населения; своевременность выплат работникам бюджетной сферы (учителям,врачам и др.), демографическая ситуация (данные о рождаемости, смертности,миграции, о росте или уменьшении численности населения); вопросы владения, пользования и распоряжения находящимися введении землей, имуществом, ресурсами; бюджетная обеспеченность, эффективность расходов бюджетныхсредств; развитость социальной сферы (учреждений здравоохранения,образования, культуры, поддержка и обслуживание ветеранов иинвалидов); природопользование, охрана окружающей среды и обеспечениеэкологической безопасности; работа по реализации национальных проектов на территориимуниципального образования; стабильность общественно-политической ситуации в муниципальномобразовании, межконфессиональное и межнациональное согласие; организация взаимодействия с политическими партиями иобщественными организациями, работающими в регионе; степень поддержки планов и программ, предлагаемых руководителяммуниципальных образований населением, в том числе интеллигенцией,бизнес-сообществом; авторитет в регионе, рейтинг популярности среди населения; взаимодействие между органами местного самоуправления,региональными и федеральными органами государственной власти, включаяинформацию о конфликтных ситуациях и способах их урегулирования. Сведения по перечисленным вопросам должны представляться вдинамике за трехлетний период (с разбивкой по каждому году) и истекшиемесяцы текущего года, предшествующие дате внесения ходатайства. (Пункт 14.4 в редакции Распоряжения Коллегии АдминистрацииКемеровской области от 03.03.2010 г. N 188-р) 14.5. Наградные материалы после согласования с органами местногосамоуправления области и органом исполнительной власти отраслевой испециальной компетенции, курирующим данную отрасль, направляют в отделгосударственных и областных наград департамента документационногообеспечения. 14.6. Отдел государственных и областных наград департаментадокументационного обеспечения проверяет правильность заполнениянаградного листа и прилагаемых документов. Правильно оформленныенаградные материалы с ходатайством органа исполнительной власти на имяГубернатора области передаются для согласования заместителюГубернатора области, курирующему данную отрасль, заместителюГубернатора области по координации работы правоохранительных органов иорганов военного управления, заместителю Губернатора области поэкономике и региональному развитию, заместителю Губернатора -руководителю аппарата Администрации области, затем на подписьГубернатору области. (В редакции Распоряжения Коллегии АдминистрацииКемеровской области от 03.03.2010 г. N 188-р) При представлении к наградам Кемеровской области руководителей,заместителей руководителей, главных бухгалтеров государственных(муниципальных) учреждений (предприятий) наградные материалыдополняются информацией о динамике основных показателей эффективностидеятельности организаций всех форм собственности: среднемесячная заработная плата в организации; кредиторская задолженность (в том числе просроченная); удельное потребление электроэнергии; удельное потребление тепловой энергии; удельное потребление воды; экономия бюджетных средств от внедрения энергосберегающихмероприятий. (Абзац дополнен - Распоряжение Коллегии Администрации Кемеровскойобласти от 03.03.2010 г. N 188-р) Кроме того, для государственных (муниципальных) больничных,общеобразовательных учреждений и организаций жилищно-коммунальнойсферы дополнительно представляются следующие показатели: для больничных учреждений: число случаев смерти лиц в возрасте до 65 лет в первые сутки встационаре: в том числе: от инфаркта миокарда; от инсульта; число случаев смерти детей до 18 лет в первые сутки в стационаре; число случаев младенческой смертности; число случаев материнской смертности; среднегодовая занятость койки; для общеобразовательных учреждений - удельный вес лиц, сдавшихЕГЭ, в числе выпускников общеобразовательного учреждения,участвовавших в ЕГЭ; для организаций жилищно-коммунального хозяйства: доля объема отпуска холодной воды, счет за которую выставлен попоказаниям приборов учета; доля объема отпуска горячей воды, счет за которую выставлен попоказаниям приборов учета; доля объема отпуска электрической энергии, счет за которуювыставлен по показаниям приборов учета; удельный вес потерь воды в процессе производства итранспортировки до потребителей; удельный вес потерь тепловой энергии в процессе производства итранспортировки до потребителей; доля многоквартирных домов, охваченных централизованным сбором ивывозом бытовых отходов; уровень собираемости платежей за предоставленныежилищно-коммунальные услуги. (Абзац дополнен - Распоряжение Коллегии Администрации Кемеровскойобласти от 03.03.2010 г. N 188-р) Сведения по перечисленным вопросам должны представляться вдинамике за трехлетний период (с разбивкой по каждому году) и истекшиемесяцы текущего года, предшествующие дате внесения ходатайства.(Дополнен - Распоряжение Коллегии Администрации Кемеровской области от03.03.2010 г. N 188-р) 14.7. Подписанные Губернатором области наградные материалынаправляются для рассмотрения и согласования главному федеральномуинспектору в Кемеровской области аппарата полномочного представителяПрезидента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе, азатем - полномочному представителю Президента Российской Федерации вСибирском федеральном округе. После согласования наградные материалы сходатайством Губернатора области направляются в соответствующиеминистерства и ведомства Российской Федерации. Награды Кемеровской области 14.8. Порядок награждения наградами Кемеровской областиустанавливается Законом Кемеровской области от 14 февраля 2005 г.N 32-ОЗ "О наградах Кемеровской области". Ходатайство о награждении наградой Кемеровской области,согласованное с заместителем Губернатора области, курирующим даннуюотрасль, заместителем Губернатора области по координации работыправоохранительных органов и органов военного управления, заместителемГубернатора - руководителем аппарата Администрации области, вноситсяна рассмотрение Губернатору области. К ходатайству о награждении прилагается наградной лист по форме,установленной приложением N 1 к Закону Кемеровской области от 14февраля 2005 г. N 32-ОЗ "О наградах Кемеровской области" (приложениеN 10). Ходатайство о награждении наградой Кемеровской области срезолюцией Губернатора области передается в отдел государственных иобластных наград департамента документационного обеспечения. Решение онаграждении наградой Кемеровской области оформляется постановлениемГубернатора Кемеровской области. Решение о присвоении звания Героя Кузбасса и почетного звания"Почетный гражданин Кемеровской области" принимается Советом народныхдепутатов Кемеровской области в форме постановления. Решение о выделении денежных средств, предусмотренных ЗакономКемеровской области от 14 февраля 2005 г. N 32-ОЗ "О наградахКемеровской области", лицам, удостоенным звания Героя Кузбасса,лауреата премии Кузбасса, награжденным знаком "Золотой знак "Кузбасс",оформляется распоряжением Коллегии Администрации Кемеровской области,подготавливаемым курирующим органом исполнительной власти. Награды Коллегии Администрации области 14.9. Награждение Почетной грамотой Коллегии Администрацииобласти, Благодарственным письмом Коллегии Администрации области,целевой премией Коллегии Администрации области, ценным памятнымподарком Губернатора области, благодарностью Губернатора областиосуществляется на условиях, предусмотренных Порядком награждениянаградами Коллегии Администрации Кемеровской области, утвержденнымпостановлением Коллегии Администрации области от 23 октября 2006 г.N 212 "О наградах Коллегии Администрации Кемеровской области". Ходатайство о награждении наградой Коллегии Администрацииобласти, согласованное с заместителем Губернатора области, курирующимданную отрасль, заместителем Губернатора области по координации работыправоохранительных органов и органов военного управления, заместителемГубернатора - руководителем аппарата Администрации области, вноситсяна рассмотрение Губернатору области. Решение о награждении наградами Коллегии Администрации областиоформляется распоряжением Коллегии Администрации области,подготавливаемым курирующим органом исполнительной власти на основанииходатайства о награждении наградами Коллегии Администрации области срезолюцией Губернатора области. 15. Формирование дел, передача их в архив, использование архивныхдокументов Порядок составления и утверждения номенклатуры дел 15.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированныйперечень заголовков дел, заводимых в подразделениях, с указаниемсроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки документов в дела,систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и являетсяосновой для составления описей дел постоянного и временного хранения. 15.2. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие вседокументируемые участки работы подразделения Администрации области, втом числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, журналыучета документов. В номенклатуру дел не включаются периодическиеиздания. 15.3. Составляются номенклатуры дел подразделений Администрацииобласти (приложение N 11) и сводная номенклатура дел Администрацииобласти (приложение N 12). 15.4. Номенклатура дел подразделения Администрации области наследующий календарный год разрабатывается до 15 ноября текущегогода секретарем подразделения или сотрудником, ответственным заделопроизводство, согласовывается с сектором архивной подготовкидокументов департамента документационного обеспечения (далее -сектор), подписывается руководителем подразделения и представляется вдепартамент документационного обеспечения. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработатьноменклатуру дел подразделения и представить ее в департаментдокументационного обеспечения. 15.5. Сводная номенклатура дел Администрации области составляетсядепартаментом документационного обеспечения на основании номенклатурдел подразделений Администрации области при методической помощиархивного управления Кемеровской области. 15.6. Сводная номенклатура дел Администрации областиподписывается начальником департамента документационного обеспечения иутверждается заместителем Губернатора - руководителем аппаратаАдминистрации области, согласовывается с экспертно-проверочнойкомиссией (далее - ЭПК) Администрации области, с ЭПК архивногоуправления Кемеровской области (далее - архивное управление), вкоторое документы передаются на постоянное хранение. 15.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделенияАдминистрации области получают выписки соответствующих ее разделов дляиспользования в работе. 15.8. Сводная номенклатура дел печатается в количестве трехэкземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел являетсядокументом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру делдепартамента документационного обеспечения. Второй - используетсясектором в качестве рабочего. Третий экземпляр применяется в архивномуправлении. 15.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется,утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарногогода. 15.10. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом. В графе 1 "Индекс дела" проставляются индексы каждого дела,включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифровогообозначения подразделения Администрации области и порядкового номеразаголовка дела по номенклатуре в пределах подразделения. В графу 2 "Заголовок дела" включаются заголовки дел (томов,частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражатьосновное содержание и состав документов дела. Не допускаетсяупотребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разныематериалы", "общая переписка" и т.д.). Если заголовок включает в себятермин "Документы", то в скобках дается расшифровка: планы, отчеты,записки и т.д. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделовноменклатуры дел определяется степенью важности документов,составляющих дела, и их взаимосвязью. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, тосоставляется общий заголовок дела, а затем при необходимостисоставляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержаниезаголовка дела. Графа 3 "Количество единиц хранения" заполняется по окончаниикалендарного года. В графе 4 "Срок хранения и N статей по перечню" указывается срокхранения дела и номера статей по Перечню типовых документов,образующихся в результате деятельности госкомитетов, министерств,ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указаниемсроков хранения. Сроки хранения отдельных документов, не приведенных вПеречне, устанавливаются по согласованию с ЭПК архивного управления. В графе 5 "Примечание" приводятся дополнительные сведения к делам(о формировании дел, особенностях их заведения и индексирования, местехранения), которые отражают специфику организации делопроизводства вподразделениях Администрации области. 15.11. По окончании года в конце номенклатуры дел делаетсяитоговая запись о количестве заведенных дел (томов). Формирование и оформление дел 15.12. Формирование дел - группировка исполненных документов вдела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документоввнутри дела. Дела формируются в подразделениях Администрации области. 15.13. Законченные делопроизводством документы в 10-дневный сроксдаются исполнителем работнику службы делопроизводства подразделенияАдминистрации области. Документы формируются в дела работником службыделопроизводства подразделения Администрации области в соответствии сутвержденной номенклатурой дел. 15.14. При формировании дел необходимо: помещать в дело толькоисполненные документы в соответствии с заголовками дел пономенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года,за исключением переходящих дел; раздельно группировать в деладокументы постоянного и временного сроков хранения; в дело не должныпомещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры,черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличиив деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок делапроставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д. 15.15. В делах, находящихся в делопроизводстве, документытекущего года располагаются в хронологическом порядке снизу вверх помере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документамипостоянного и временного сроков хранения переформировываются вобратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним,должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверхудела, первым. 15.16. Если в переписке или в документах, послуживших основаниемк выпуску постановления, распоряжения имеются секретные документы, товесь комплекс документов по данному вопросу передается в отдел режимаи секретного делопроизводства Администрации области. 15.17. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформлениедела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке,брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.Оформление дел проводится работниками соответствующих подразделений, вобязанность которых входит заведение и формирование дел, приметодической помощи и под контролем сектора. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичноеоформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного,временного хранения и по личному составу. Полное оформление делапредусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленнойформе; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела;составление внутренней описи документов дела; подшивку или переплетдела; оформление реквизитов обложки. 15.18. Обложка дела оформляется по установленной форме(приложение N 13). На обложке дела помещаются следующие реквизиты:название фондообразователя (Администрация области), наименованиеподразделения Администрации области, индекс дела, заголовок, крайниедаты помещенных в дело документов, количество листов в деле, срокхранения документов. При написании заголовка дела за основу берется формулировка,данная в номенклатуре дел. Дата дела на обложке указывает год(ы) заведения и окончания делав делопроизводстве. Крайними датами дела являются: начальная дата дела- это дата самого раннего документа в нем и конечная дата - датасамого позднего документа в деле. При этом учитываются даты входящих иисходящих документов (в случае их отсутствия - даты регистрациидокументов), дата справки подразделения Администрации области. Принаписании крайних дат на обложках дел постоянного хранения число,месяц и год проставляются арабскими цифрами (01.01.2000). На обложках дел временного срока хранения указывается только год. На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей),проставляются крайние даты каждого тома (части). Нумерация листов 15.19. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядкарасположения документов, включенных в дело, все его листы, кромелиста-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруютсяпростым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнемуглу листа. Нумерация цветными карандашами и чернилами не допускается.Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один листв правом верхнем углу. Лист, сложенный и подшитый за середину,нумеруется как два листа. Документы с собственной нумерацией листов, втом числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. Подшитые вдело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затемочередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другиеиллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левомверхнем углу. Заверительная надпись 15.20. Заверительная надпись составляется в деле на отдельномлисте-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописьюуказывается количество листов в данном деле, особенности отдельныхдокументов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Подписывается еесоставителем с указанием расшифровки подписи, должности и датысоставления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела всоответствии с итоговой надписью. 15.21. Срок хранения дела переносится на обложку дела изсоответствующей номенклатуры дел. На делах постоянного храненияпишется: "Хранить постоянно". 15.22. Документы, составляющие дело, подшиваются на четырепрокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетомвозможного свободного чтения текста всех документов. При подготовкедел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки)из документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускаетсяхранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документовв деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Экспертиза ценности документов. Составление описей дел 15.23. Экспертиза ценности документов - изучение документов наосновании критериев их ценности в целях определения сроков хранениядокументов и отбора их для включения в состав Архивного фондаРоссийской Федерации. Экспертиза ценности документов в Администрации области на стадииделопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; впроцессе формирования дел и проверки правильности отнесения документовк делам; при подготовке дел к передаче в архивное управление. 15.24. Для организации и проведения экспертизы ценностидокументов в Администрации области создана постоянно действующая ЭПКАдминистрации области. 15.25. Функции и права ЭПК, а также организация работыопределяются положением о постоянно действующей ЭПК Администрацииобласти, утвержденным начальником департамента документационногообеспечения. 15.26. Экспертиза ценности документов постоянного и временногохранения осуществляется ежегодно в подразделениях Администрацииобласти непосредственно лицами, ответственными за ведениеделопроизводства, под непосредственным методическим руководствомсектора. 15.27. При проведении экспертизы ценности документовосуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет)хранения для передачи в архивное управление; отбор дел с временнымисроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащихдальнейшему хранению в подразделениях Администрации области; выделениек уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. 15.28. По результатам экспертизы ценности документов составляютсяописи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личномусоставу, а также акты о выделении дел к уничтожению. 15.29. Опись дела - архивный справочник, содержащийсистематизированный перечень единиц хранения архивного фонда,коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельнойваловой (порядковой) законченной нумерацией. 15.30. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения(приложение N 14); дела временного хранения (приложение N 15); дела поличному составу. 15.31. В Администрации области в каждом подразделении описи надела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственнымметодическим руководством сектора. По этим описям документы сдаются вархивное управление. 15.32. Описи дел подразделений Администрации области составляютсяпо установленной форме и представляются в сектор не позднее чем черезтри года после завершения дел в делопроизводстве. 15.33. Описательная статья описи дел подразделения Администрацииобласти имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части)по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части);дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срокхранения дела. 15.34. Каждое дело вносится в опись под самостоятельнымпорядковым номером, если дело состоит из нескольких томов (частей), токаждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются вточном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложкудела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовкамипишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородныедела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делахвносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовоквоспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется дляотметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, опередаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой нанеобходимый акт, о наличии копий и т.п. 15.35. В конце описи вслед за последней описательной статьейделается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью)количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел поописи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи(литерные номера и пропущенные номера). 15.36. Опись дел подразделения Администрации областиподписывается составителем с указанием его должности, согласовываетсяс сектором и утверждается руководителем подразделения. Опись делподразделения составляется в двух экземплярах, один из которыхпередается вместе с делами в сектор, а второй остается в качествеконтрольного экземпляра в подразделении. 15.37. Описи дел, подготовленные подразделениями Администрацииобласти, служат основой для подготовки сводной описи дел Администрацииобласти, которую готовит сектор и по которой он сдает дела нагосударственное хранение в архивное управление. 15.38. Сводная опись дел Администрации области подписываетсяначальником департамента документационного обеспечения и утверждаетсязаместителем Губернатора - руководителем аппарата Администрацииобласти, согласовывается с ЭПК Администрации области, с ЭПК архивногоуправления. 15.39. Сводная опись дел печатается в необходимом количествеэкземпляров. Первый утвержденный экземпляр является документомпостоянного срока хранения и включается в номенклатуру делдепартамента документационного обеспечения. Второй используетсясектором в качестве рабочего. Третий экземпляр применяется в архивномуправлении. Подготовка и передача дел в архив 15.40. Документы, не подлежащие сдаче в архив, и дела трехлетнегои годичного сроков хранения уничтожаются в подразделении Администрацииобласти по акту установленной формы (приложение N 16), которыйсогласовывается с сектором. Указанные акты рассматриваются назаседании ЭПК Администрации области. Согласованные акты подписываютсяначальником департамента документационного обеспечения и утверждаютсязаместителем Губернатора - руководителем аппарата Администрацииобласти; после этого сектор имеет право уничтожить дела, включенные вданные акты, в соответствии с установленным порядком. 15.41. Законченные дела в течение одного года хранятся вподразделении Администрации области. Затем дела постоянного ивременного сроков хранения сдаются в сектор. Их передача производитсятолько по описям дел. 15.42. В период подготовки дел подразделением к передаче в архивсотрудником сектора предварительно проверяется правильность ихформирования, оформления и соответствие количества дел, включенных вопись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. 15.43. В случае ликвидации или реорганизации подразделенияАдминистрации области лицо, ответственное за ведение делопроизводстваданного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятийформирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает ихв сектор независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется поописям дел и номенклатуре дел. Использование документов архива 15.44. Документы, находящиеся на хранении в архиве,представляются работникам подразделений Администрации области дляработы в помещении архива или во временное (не более одной недели)пользование вне архива под расписку в учетной карточке выдачидокументов. 15.45. Работники Администрации области несут ответственность засохранность, правильное использование полученных архивных документов исодержащейся в них информации. Изъятие документов из архивных дел, передача работникамиподразделений Администрации области архивных документов или их копийработникам других организаций не допускается. 15.46. При работе с архивными документами не разрешается вноситьв них правки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений. 15.47. Подлинники постановлений и распоряжений из архива невыдаются. 15.48. Архивные документы представляются организациям и гражданампо их письменным запросам с разрешения заместителя Губернатора -руководителя аппарата Администрации области. 16. Техническое обеспечение подготовки документов Машинописные работы 16.1. Печатание документов в Администрации области осуществляетсяв секторе подготовки документов департамента документационногообеспечения, а также непосредственно в подразделениях Администрацииобласти с использованием программно-технических средств, компьютернойи машинописной техники с соблюдением требований настоящей Инструкции. 16.2. Сектором подготовки документов в первую очередь печатаютсяпостановления и распоряжения Коллегии Администрации области,постановления и распоряжения Губернатора области, проекты законовКемеровской области, материалы Коллегии Администрации области, докладыдля Губернатора области и его заместителей, а также материалы вПравительство Российской Федерации и другие вышестоящие организации.Остальные материалы печатаются в порядке их поступления. 16.3. Срочные документы печатаются немедленно. Срочностьопределяется начальником департамента документационного обеспечения. Приказы и распоряжения по кадровым вопросам, командировочныеудостоверения печатаются в управлении кадров и государственной службыАдминистрации области. 16.4. В подразделениях Администрации области, как правило,печатаются материалы совещаний у руководителей подразделенийАдминистрации области, проекты резолюций по рассмотренным документам,служебные письма за подписью руководителя подразделения, заявки идокументы внутреннего характера. Справки, сводки, протоколы размером в одну - две страницыпечатаются в приемных заместителей Губернатора области секретарями-референтами. 16.5. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаныразборчиво, на одной стороне листа, с использованием чернил синего,фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания материалы,написанные небрежно и неразборчиво, исправленные карандашом, а такжетрудночитаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопииматериалов. При подготовке материалов для печатания особое внимание следуетобращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальныхтерминов, иностранных слов и географических названий. Применяютсятолько общепринятые сокращения слов. В случае, если документ первоначально готовился в подразделении сиспользованием компьютерной техники и его объем превышает 3машинописных листа, исполнитель, как правило, представляет электроннуюкопию документа в формате текстового редактора WinWord 97 или вдругом, совместимом с ним. При передаче исполнителем материала, записанного на дискете, онапроверяется на наличие компьютерных вирусов. В случае их обнаруженияработа с дискетой прекращается, и дискета с материалом возвращаетсяисполнителю. Печатание документов под диктовку не производится. 16.6. Печатание документов производится на бланках установленнойформы или стандартных листах бумаги формата А4 на одной стороне листа.Документ печатается, как правило, в одном экземпляре и вместе счерновиком передается исполнителю. На последней странице отпечатанного документа в левом нижнем углупроставляется имя файла, в котором записан текст документа. 16.7. Отпечатанные документы с пометкой "Для служебногопользования" вместе с черновиком под расписку передаются исполнителю,оформившему заказ. Передача отпечатанного документа другомуисполнителю без разрешения руководителя подразделения - заказчиказапрещается. В секторе подготовки документов принятые для печатания материалыи объемы исполненной работы учитываются в журнале регистрациивыполненных работ. Копировально-множительные работы 16.8. Выполнение копировально-множительных работ в Администрацииобласти производится централизованно в копировально-множительном бюрогосударственного учреждения Кемеровской области "Хозяйственныйкомплекс Администрации Кемеровской области", а также на копировальныхаппаратах, установленных в подразделениях Администрации области. На копирование сдаются только служебные документы. Тиражирование служебных материалов большого объема производитсяпо согласованию с начальником департамента документационногообеспечения. Основанием для выполнения копировальных работ является заказ,оформленный на бланке установленной формы. 16.9. Материалы, подлежащие копированию, должны бытьразброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво. Формат материала недолжен превышать формат А3. 16.10. Копирование материалов и документов осуществляется впорядке их поступления. В первоочередном порядке размножаютсядокументы и материалы к заседаниям Коллегии Администрации области. Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочностькопирования документов определяется руководителями подразделенийАдминистрации области и подтверждается соответствующей пометкой ивизой на бланке заказа. 16.11. Копирование актов Президента и Правительства РоссийскойФедерации, федеральных законов производится по заказам, подписаннымначальником отдела учета и контроля за исполнением документовдепартамента документационного обеспечения, копирование актов КоллегииАдминистрации области и Губернатора области, законов Кемеровскойобласти - по заказам, подписанным начальником отдела распорядительныхдокументов департамента документационного обеспечения. 16.12. На копировальных аппаратах, установленных вподразделениях, разрешается копирование служебных материаловнебольшого объема и тиража. 16.13. Ответственность за правильное использование копировальнойтехники и учет выполняемых работ несет работник подразделения, вкотором установлен копировальный аппарат. Ведение звукозаписи и подготовка стенограмм заседаний 16.14. Звукозапись мероприятий, проводимых Губернатором области иего заместителями, осуществляют специалисты государственногоучреждения Кемеровской области "Хозяйственный комплекс АдминистрацииКемеровской области". 16.15. Магнитные носители, предназначенные для обеспечениястенографирования заседаний Коллегии Администрации области и другихмероприятий, проводимых Губернатором и его заместителями, хранятся вдепартаменте документационного обеспечения. 16.16. Стенографическая запись расшифровывается специалистамисектора подготовки документов департамента документационногообеспечения, как правило, в течение суток после заседания КоллегииАдминистрации области или совещания. Стенографические работы выполняются с помощью программы звуковогоредактора и с магнитных носителей. Департамент документационного обеспечения не осуществляетрасшифровку стенографических записей научно-практических конференций,совещаний, семинаров, проводимых структурными подразделениямиАдминистрации области. 16.17. Подлинники расшифрованных стенографических записейзаседаний Коллегии Администрации области и других совещаний,проводимых Губернатором области, хранятся в департаментедокументационного обеспечения и по истечении двух лет передаются наархивное хранение. Магнитные записи хранятся в департаменте документационногообеспечения в течение года, после чего уничтожаются. 17. Организация приема и передачи документов с использованиемсредств факсимильной связи 17.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативнойпередачи и приема текстов документов и служебных материалов. 17.2. Передача с использованием средств факсимильной связидокументов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченногораспространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования"и "Не для печати", не разрешается. Категорически запрещается передача по средствам факсимильнойсвязи секретных документов. 17.3. С использованием средств факсимильной связи могут бытьпереданы материалы текстового, табличного или графического характера,исполненные типографским, машинописным или рукописным способом вчерном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением набелой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2 мм. 17.4. Факсограммы, направляемые зарубежным адресатам, должны бытьзавизированы заместителями Губернатора области или заместителемГубернатора - руководителем аппарата Администрации области. Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличиизаверенного перевода. 17.5. Передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляетлицо, назначенное ответственным за использование факсимильныхаппаратов. 17.6. Переданные и принятые факсограммы учитываются в журналахустановленной формы и передаются сотрудникам подразделений.Факсограммы на имя Губернатора области и его заместителей передаютсядля регистрации в отдел служебной корреспонденции департаментадокументационного обеспечения. 17.7. Ответственность за содержание информации, передаваемой сиспользованием средств факсимильной связи, возлагается на исполнителя,подготовившего факсограмму для передачи, и руководителясоответствующего подразделения. 18. Изготовление и использование печатей и штампов 18.1. Для удостоверения подлинности подписи должностного лица надокументах или соответствия копий документов подлинникам вАдминистрации области, органах исполнительной власти Кемеровскойобласти применяются гербовые (с воспроизведением Государственногогерба Российской Федерации) и другие печати. 18.2. Для проставления отметок о получении, регистрации,прохождении и исполнении документов применяются соответствующиештампы: "Контроль", "Копия верна", "Подлежит возврату",регистрационный штамп входящих документов. 18.3. Порядок изготовления гербовых печатей регламентируетсяГОСТом Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного гербаРоссийской Федерации. Форма, размеры и технические требования". 18.4. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечениядеятельности Коллегии Администрации области, Администрации областипроизводится государственным учреждением Кемеровской области"Хозяйственный комплекс Администрации Кемеровской области" всоответствии с заявками руководителей подразделений. Размещениезаказов на изготовление печатей с воспроизведением Государственногогерба Российской Федерации должно осуществляться только напредприятиях, имеющих сертификат соответствия. Образцы печатей органов исполнительной власти области должны бытьсогласованы с правовым управлением Администрации области. 18.5. Гербовые печати изготавливаются в строго ограниченномколичестве. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и ихколичестве принимают Губернатор области, заместитель Губернатораобласти - руководитель аппарата Администрации области. 18.6. Необходимость изготовления штампов с факсимильнымвоспроизведением подписи Губернатора области или его заместителей илица, ответственные за хранение и использование указанных штампов,определяются Губернатором области и его заместителями соответственно. 18.7. Для подразделений Администрации области в зависимости отцелевого назначения изготавливаются круглые мастичные печати и штампыбез государственной символики. В этих случаях в печати вместоизображения Государственного герба Российской Федерации размещаетсяназвание конкретного подразделения. 18.8. Гербовые печати Коллегии Администрации области иАдминистрации области хранятся в департаменте документационногообеспечения, их оттисками заверяется подлинность подписи Губернатораобласти и его заместителей. Гербовая печать Администрации области с индексом 2 хранится вфинансово-экономическом управлении управления делами Администрацииобласти, ее оттиском заверяются подписи управляющего деламиАдминистрации области и его заместителя на финансовых документах. Обе гербовые печати Администрации области имеют равнуююридическую силу. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должностилица, подписавшего документ. Проставление гербовой печати на факсимиле запрещено. 18.9. Оттиском простых круглых печатей (без изображениягосударственной символики) заверяется соответствие копий документовподлинникам. 18.10. Все изготовленные печати и штампы учитываются в управленииделами Администрации области в специальном журнале и выдаются подрасписку сотрудникам подразделений, отвечающим за их использование исохранность. 18.11. В подразделениях Администрации области печати и штампыдолжны учитываться в специальном журнале, храниться в несгораемыхметаллических шкафах или сейфах. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы сдаютсяруководителю подразделения и уничтожаются, о чем составляется акт ипроставляется отметка в журналах учета подразделения игосударственного учреждения Кемеровской области "Хозяйственныйкомплекс Администрации Кемеровской области". 18.12. Ответственность и контроль за соблюдением порядкаиспользования и хранения печатей и штампов в подразделенияхАдминистрации области возлагаются на их руководителей.