Постановление Администрации г. Прокопьевска от 14.02.2011 № 7-п
Об утверждении административных регламентов предоставления муниципальных услуг архивного отдела администрации города Прокопьевска
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ КЕМЕРОВСКАЯ ОБЛАСТЬ АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПРОКОПЬЕВСКА ПОСТАНОВЛЕНИЕот 14.02.11 N 7-пг. ПрокопьевскОб утверждении административныхрегламентов предоставлениямуниципальных услуг архивногоотдела администрации городаПрокопьевска На основании Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ"Об архивном деле в Российской Федерации", Постановления администрациигорода Прокопьевска от 14.12.2009 N 36-п "Об утверждении сводногореестра муниципальных услуг (функций) города Прокопьевска": 1. Утвердить прилагаемые административные регламентыпредоставления муниципальных услуг архивного отдела администрациигорода Прокопьевска: 1.1. административный регламент "Исполнение запросов граждан иорганизаций по документам архивных фондов" согласно приложению N 1 кнастоящему постановлению; 1.2. административный регламент "Организация работы пользователейв читальном зале архива" согласно приложению N 2 к настоящемупостановлению; 1.3. административный регламент "Организация комплектованияархивного отдела города Прокопьевска документами архивного фондаРоссийской Федерации и другими архивными документами" согласноприложению N 3 к настоящему постановлению; 1.4. административный регламент "Оказание организациям -источникам комплектования архива организационно-методической помощи всфере архивного дела и делопроизводства" согласно приложение N 4 кнастоящему постановлению. 2. Пресс-секретарю главы города (Л.А. Ермолович) опубликоватьнастоящее постановление в газете "Диалог". Начальнику отделаинформационных технологий (А.А. Семыкин) разместить настоящеепостановление в регистре муниципальных нормативных правовых актовКемеровской области и на официальном сайте администрации городаПрокопьевска в сети Интернет. 3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить науправляющего делами, руководителя аппарата М.А. Шкарабейникова. Глава города Прокопьевска В. Гаранин Приложение N 1 к Постановлению администрации города Прокопьевска от 14.02.2011 N 7-п АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ по предоставлению архивным отделом Администрации города Прокопьевска муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов" 1. Общие положения 1.1. Наименование муниципальной услуги 1.1.1. Административный регламент предоставления архивным отделоммуниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций подокументам архивных фондов" (далее - муниципальная услуга) разработанв целях повышения результативности и качества открытости и доступностипредоставления муниципальной услуги, определяет сроки ипоследовательность действий (административных процедур) приосуществлении полномочий по предоставлению муниципальной услуги. 1.2. Орган по предоставлению муниципальной услуги 1.2.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляетсяархивным отделом Администрации города Прокопьевска (далее - архивныйотдел). При предоставлении муниципальной услуги специалисты архивногоотдела взаимодействуют с органами местного самоуправления городаПрокопьевска, с предприятиями, учреждениями и др. 1.3. Нормативные правовые акты, регулирующие предоставлениемуниципальной услуги 1.3.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется всоответствии нормативными правовыми актами: - Федеральным Законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле вРоссийской Федерации"; - Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядкерассмотрения обращений граждан Российской Федерации". 1.4. Описание результатов предоставления муниципальной услуги 1.4.1. Результатом предоставления муниципальной услуги являются: - архивная справка, архивная выписка, архивная копия; - уведомление о переадресовании запроса в организации,учреждения, в которых находятся на хранении документы, необходимые дляисполнения запроса; - отказ в рассмотрении запроса. Процедура рассмотрения запроса завершается путем направлениягражданину, организации результата рассмотрения запроса в письменнойформе. 1.5. Заявители, имеющие право на взаимодействие с архивнымотделом при предоставлении муниципальной услуги 1.5.1. Муниципальная услуга предоставляется физическим июридическим лицам, обращающимся на законных основаниях в архивныйотдел (далее - заявители). Заявителями, имеющими право на взаимодействие с архивным отделомпри предоставлении муниципальной услуги, являются заявители,обратившиеся лично и (или) направившие индивидуальные и коллективныезапросы в архив. 2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги 2.1. Порядок информирования о муниципальной услуге 2.1.1. Место нахождения архивного отдела и его почтовые адреса: 653033, город Прокопьевск, ул. Ноградская, 18. 653024, город Прокопьевск, пер. Заводской, 2а. 2.1.2. Телефоны для справок: (8-384) 62-34-01; (8-384) 66-95-17. 2.1.3. График работы архивного отдела: понедельник - четверг: 8.30-17.30; пятница: 8.30-15.00; обеденный перерыв: 12.00-12.45; суббота-воскресенье: выходные дни. 2.1.4. Прием заявителей специалистами архивного отделаосуществляется в соответствии с графиком приема. Вывеска с графикомприема размещается при входе в архивный отдел. 2.1.5. Прием граждан, обратившихся с запросами, проводит ведущийспециалист, или замещающий его работник без предварительной записи. Время приема граждан по адресу: ул. Ноградская, 18: вторник, четверг: 8.30-12.00; 13.00-17.00; по адресу: пер. Заводской, 2а: понедельник, среда: 8.30-12.00; 13.00-17.00. Комната для приема граждан расположена сразу у входа в зданиеархива. 2.1.6. Информирование по процедуре предоставления муниципальнойуслуги производится: - по телефону; - по письменным обращениям в архивный отдел; - посредством личного обращения в архивный отдел. 2.1.7. При ответах на телефонные звонки сотрудники архивногоотдела информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ нателефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени,отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок. 2.1.8. В случае, если для подготовки ответа требуетсяпродолжительное время, сотрудник, осуществляющий устноеинформирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться занеобходимой информацией в письменном виде либо назначить другоеудобное для заинтересованного лица время для устного информирования (сучетом графика работы архивного отдела). 2.1.9. При информировании посредством личного обращения сотрудникархивного отдела обязан принять заинтересованное лицо в соответствии сграфиком приема граждан. 2.1.10. При информировании по письменным запросам ответ впростой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества,номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправленияв адрес заинтересованного лица. 2.1.11. Муниципальная услуга предоставляется на бесплатнойоснове. 2.2. Сроки предоставления муниципальной услуги 2.2.1. Запрос подлежит обязательной регистрации в деньпоступления его в архивный отдел. 2.2.2. Запросы заявителей, поступившие в архивный отдел,рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. Висключительных случаях начальник архивного отдела вправе продлить срокрассмотрения запроса на 30 дней, уведомив об этом заявителя. 2.2.3. При поступлении в архивный отдел запросов заявителей,которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительныхсведений или уточнений, архивный отдел в 7-дневный срок запрашивает уавтора запроса эти уточнения и дополнительные сведения. 2.2.4. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архивномотделе документов, в течение 5 рабочих дней с момента регистрациинаправляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимыеархивные документы, с уведомлением об этом заявителя. 2.3. Перечень оснований для приостановления предоставлениямуниципальной услуги либо отказа в предоставлении муниципальной услуги 2.3.1. Критерии принятия решения об отказе в исполнении запроса: - если в запросе не указана фамилия, имя или отчество гражданина,направившего запрос, и почтовый адрес, по которому должен бытьнаправлен ответ; - если текст письменного запроса не поддается прочтению, ответ назапрос не дается, и он не подлежит направлению на рассмотрение, о чемсообщается гражданину, направившему запрос, если его фамилия ипочтовый адрес поддаются прочтению; - в запросе содержится вопрос, на который гражданину многократно(не менее двух раз) направлялись письменные ответы по существу, приэтом в очередном запросе не приводятся новые доводы илиобстоятельства, начальник архивного отдела вправе принять решение обезосновательности очередного запроса и прекращении переписки сзаявителем по данному вопросу, о данном решении уведомляетсязаявитель, направивший запрос; - от заявителя поступило заявление о прекращении исполнениязапроса; - если ответ по существу поставленного в запросе вопроса не можетбыть дан без разглашения сведений, составляющих государственную илииную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившемузапрос, сообщается о невозможности дать ответ по существупоставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашенияуказанных сведений. 2.3.2. Основаниями для приостановления рассмотрения запроса могутбыть: - недостаточная информация от заявителя; - недостающие документы. В этом случае лицо, ответственное за исполнение запроса,направляет за подписью начальника архивного отдела просьбу опредоставлении требуемой информации. Решение о приостановлениирассмотрения запроса принимается начальником архивного отдела втечение 5 рабочих дней с момента его регистрации до момента получениядополнительных сведений, если это требуется для исполнения запроса. 2.4. Требования к местам предоставления муниципальной услуги 2.4.1. Помещение для предоставления муниципальной услугиразмещаются в здании архивного отдела. Оснащено телефоном. Здание, вкотором предоставляется муниципальная услуга, оборудовано: - средствами пожаротушения; - средствами оказания первой медицинской помощи (аптечкой); - тревожной кнопкой. В здании отдела оборудован сектор для ожидания и приемазаявителей. Сектор ожидания оборудован скамейками (стульями), столом.У здания отдела имеются парковочные места для автомобилей. 2.4.2. Рабочие места специалистов, предоставляющих муниципальнуюуслугу, оборудуются компьютерами и оргтехникой, позволяющимисвоевременно и в полном объеме организовать предоставлениемуниципальной услуги. 2.4.3. Ответственным за предоставление муниципальной услуги,выделяются бумага, расходные материалы и канцтовары в количестве,достаточном для предоставления муниципальной услуги. 2.4.4. Организация приема по информированию о предоставлениимуниципальной услуги осуществляется сотрудниками архивного отдела нарабочем месте в соответствии с графиком работы (подпункт 2.1.5.). 2.4.5. Специалист отдела обязан предложить гражданинувоспользоваться стулом, находящимся рядом с рабочим местом данногоспециалиста. 2.5. Перечень необходимых для предоставления муниципальной услугидокументов 2.5.1. Основанием для предоставления муниципальной услугиявляется письменный запрос заявителя в адрес архивного отдела. 2.5.2. В запросе необходимо указать сведения, необходимые для егоисполнения: - сведения о заявителе, в том числе: фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) физического лицаили наименование юридического лица; почтовый адрес, по которому должныбыть направлены ответы или уведомление о переадресации запроса; - изложение существа запроса (сведения, необходимые дляисполнения запроса): - в запросе о стаже работы, зарплате дополнительно указываются:название, ведомственная подчиненность организации, периоды работы,занимаемая должность; - личная подпись и дата. Для исполнения запроса могут быть запрошены дополнительныесведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых дляисполнения запроса (номера и даты организационно-распорядительныхдокументов, копии листов трудовой книжки). В случае необходимости заявитель прилагает к письменному запросусоответствующие документы и материалы либо их копии. 3. Административные процедуры 3.1. Описание последовательности действий при предоставлениимуниципальной услуги 3.1.1. Организация предоставления муниципальной услуги включает всебя следующие административные процедуры: - регистрация запросов; - анализ тематики поступивших запросов; - поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов; - оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий; - выдача или отправка архивных справок, архивных выписок иархивных копий, ответов на запрос. Блок-схема исполнения муниципальной функции приводится вприложении N 1 к настоящему административному регламенту. 3.1.1.1. Регистрация запросов 3.1.1.1.1. Поступившие в архивный отдел письменные запросызаявителей регистрируются в день поступления в установленном порядке. Регистрация запроса является основанием для начала действий попредоставлению муниципальной услуги. 3.1.1.1.2. Результатом административного действия являетсяпроставление на запросе регистрационного номера и даты регистрации. 3.1.1.2. Анализ тематики поступивших запросов 3.1.1.2.1. Специалисты отдела осуществляют анализ тематикипоступивших запросов заявителей с учетом необходимых профессиональныхнавыков и имеющегося в отделе научно-справочного аппарата,справочников по фондам архивов. Результатом административного действия является определение: - продолжение работы с запросом в установленном порядке; - направление запроса в другой архив или организацию, гдехранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этомзаявителя в течение 5 рабочих дней с момента регистрации; - приостановление исполнения запроса в связи с недостаточнымиисходными данными и необходимостью предоставления в архивный отделдополнительных сведений с уведомлением об этом заявителя в течение 7дней с момента регистрации; - отказ в исполнении запроса в соответствии с п. 2.3.1.административного регламента с уведомлением об этом заявителя втечение 5 рабочих дней с момента регистрации. 3.1.1.3. Поиск архивных документов, необходимых для исполнениязапросов 3.1.1.3.1. Специалисты архивного отдела при помощи имеющегосянаучно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов определяютархивные шифры документов, необходимых для исполнения запросов. 3.1.1.3.2. Специалисты архивного отдела в соответствии сархивными шифрами получают из архивохранилищ необходимые дляисполнения запросов дела и приступают к исполнению запроса. Поокончании исполнения запроса все полученные дела сдаются вархивохранилище. 3.1.1.3.3. Результатом административного действия являетсяполучение необходимых документов из архивохранилищ. 3.1.1.4. Оформление архивных справок, архивных выписок и архивныхкопий 3.1.1.4.1. Архивная справка и архивная выписка составляются собозначением названия информационного документа "Архивная справка","Архивная выписка". 3.1.1.4.1.1. Текст в архивной справке дается в хронологическойпоследовательности событий с указанием видов архивных документов и ихдат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов. Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями,изложенными в запросе, не является препятствием для включения их вархивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведенийне вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которыхговорится в архивных документах. В архивной справке эти данныевоспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, арасхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени,отчества или наличие одного из них оговариваются в тексте справки вскобках ("так в документе", "так в тексте оригинала"). В примечаниях по тексту архивной справки оговариваютсянеразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиесяпрочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("так в текстеоригинала", "в тексте неразборчиво"). В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления,комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивныхдокументов, на основании которых составлена архивная справка. После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номералистов единиц хранения архивных документов, печатные издания,использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивнойсправки допускается проставление архивных шифров и номера листовединиц хранения архивных документов сразу после изложения каждогофакта события. В архивной справке, объем которой превышает один лист, листыдолжны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архивногоотдела. Архивные справки должны оформляться на бланке архивного отдела.Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются. Архивная справка подписывается начальником, заверяется печатьюархивного отдела, на ней проставляется номер и дата составления. 3.1.1.4.1.2. В архивной выписке название архивного документа, егономер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстовархивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные позапросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в текстеархивного документа отдельных слов обозначаются многоточием. В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующиеоговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных,исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждениятекста и т.д. Отдельные слова и выражения подлинного документа,вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами: "так втексте оригинала", "так в документе". После текста архивной выпискиуказываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивногодокумента. Идентичность подлиннику выданных по запросам архивных выписокзаверяется подписью начальника и печатью архивного отдела. 3.1.1.4.1.3. На обороте каждого листа архивной копиипроставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивногодокумента. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копиязаверяется печатью и подписью начальника архивного отдела. 3.1.1.4.1.4. При отсутствии документов, необходимых дляисполнения запроса, составляется отрицательный ответ на бланке архива.В ответе излагается причина, по которой не представляется возможнымвыдать истребуемый документ или справку. При необходимости ответзаверяется печатью. 3.1.1.4.2. Архивные справки, архивные выписки и архивные копииоформляются на государственном языке Российской Федерации (русском). 3.1.1.4.3. Результатом административного действия являетсяподготовленная и соответствующим образом оформленная архивная справка,архивная выписка, архивная копия. Срок оформления архивной справки,архивной выписки, архивной копии не должен превышать 30 дней с моментарегистрации запроса. 3.1.1.5. Отправка и выдача архивных справок, архивных выписок иархивных копий, ответов на запрос 3.1.1.5.1. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия,предназначенные для направления заявителям, включая ответы оботсутствии запрашиваемых сведений, выдаются лично в руки заявителям вназначенный день или высылаются архивным отделом на следующий деньпосле их оформления по почте простыми письмами непосредственно вадреса заявителей. 3.1.1.5.2. Ответы на письменные запросы заявителей, поступившиепо почте, направляются в письменном виде по почте. В случаепоступления коллективного письменного запроса заявителей ответ наобращение направляется в адрес заявителя, указанного в запросе первым,если в запросе не указан иной адресат для ответа. 3.1.1.5.3. Сведения, содержащие персональные данные о третьихлицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности,заверенной в установленном порядке. 3.1.1.5.4. Рассмотрение запроса считается законченным, если понему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован орезультатах рассмотрения. 3.1.1.5.5. Результатом административного действия являетсяроспись заявителя (или его доверенного лица) о получении архивнойсправки, архивной выписки, архивной копии с указанием даты получения. 4. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятиемрешений 4.1. Порядок осуществления текущего контроля за исполнениемдолжностными лицами положений административного регламента 4.1.1. Контроль за своевременным предоставлением муниципальнойуслуги осуществляет начальник архивного отдела. 4.1.2. Начальник архивного отдела несет персональнуюответственность за объективность и всесторонность подготовки ответа напоступившие запросы, соблюдение сроков их исполнения, своевременностьпродления сроков исполнения запросов, содержание подготовленногоответа. 4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановыхпроверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги, в т.ч. порядок и формы контроля за полнотой и предоставлениеммуниципальной услуги 4.2.1. Начальник отдела осуществляет контроль за предоставлениеммуниципальной услуги архивом. 4.2.2. Контроль за полнотой и качеством предоставлениямуниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление иустранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений иподготовку ответов на запросы заявителей, содержащих жалобы нарешения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела. 4.3. Ответственность специалистов при предоставлениимуниципальной услуги 4.3.1. Специалисты архивного отдела, предоставляющиемуниципальную услугу несут ответственность в соответствии сзаконодательством Российской Федерации за: - неправомерный отказ в приеме или исполнении запросов; - действие или бездействие, ведущее к нарушению прав и законныхинтересов заявителя; - нарушение срока и порядка регистрации запросов, ихрассмотрения; - принятие заведомо необоснованного незаконного решения; - предоставление недостоверной информации; - разглашение сведений о частной жизни гражданина (без егосогласия); - сохранность находящихся у них на регистрации, рассмотрениизапросов и документов, связанных с их исполнением. Сведения, содержащиеся в запросах, а также персональные данныезаявителя могут использоваться только в служебных целях и всоответствии с полномочиями лица, работающего с запросом. Запрещаетсяразглашение содержащейся в обращении информации о частной жизниобратившихся граждан без их согласия. 5. Порядок обжалования действий (бездействий) должностного лица,а также принимаемого им решения при предоставлении муниципальнойуслуги 5.1. По результатам предоставления муниципальной услугиорганизации и граждане имеют право на обжалование решений, принятых входе предоставления муниципальной услуги, действий или бездействиядолжностного лица, предоставляющего муниципальную услугу, в досудебноми в судебном порядке. Управляющий делами, руководитель аппарата М.А. Шкарабейников ПРИЛОЖЕНИЕ N 1 к административному регламенту по предоставлению архивным отделом Администрации города Прокопьевска муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов" БЛОК-СХЕМА последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги* _______________ * Не приводится Приложение N 2 к Постановлению администрации города Прокопьевска от 14.02.2011 N 7-п АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ по предоставлению архивным отделом Администрации города Прокопьевска муниципальной услуги "Организация работы пользователей в читальном зале архива" 1. Общие положения 1.1. Административный регламент "Организация работы пользователейв читальном зале архива" (далее - муниципальная услуга) определяетсроки и последовательность действий (административных процедур)архивного отдела Администрации города Прокопьевска по приему ирегистрации пользователей, предоставлению и копированию имнаучно-справочного аппарата и архивных документов. 1.2. Предоставление муниципальной услуги осуществляется всоответствии с: Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле вРоссийской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации,25.10.2004, N 43, ст. 4169); Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотренияобращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательстваРоссийской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060); приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РоссийскойФедерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организациихранения, комплектования, учета и использования документов Архивногофонда Российской Федерации и других архивных документов вгосударственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках,организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актовфедеральных органов исполнительной власти, 14.05.2007, N 20); Законом Кемеровской области от 26.03.2007 N 35-ОЗ "Об архивномделе" (Кузбасс, 30.03.2007, N 55, приложение "Официально"); 1.3. Предоставление муниципальной услуги осуществляет архивныйотдел Администрации города Прокопьевска (далее - архивный отдел). Непосредственное предоставление муниципальной услуги путеморганизации доступа пользователей в читальный зал архивного отдела, кнаучно-справочному аппарату, архивным документам и копированияосуществляет специалист архивного отдела. 1.4. Решение о допуске пользователей для работы в читальном зале,о предоставлении и копировании им научно-справочного аппарата иархивных документов принимает начальник архивного отдела. 2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги 2.1. Пользователями архивных документов при исполнениимуниципальной услуги являются органы местного самоуправления,учреждения, организации, предприятия, научные учреждения, учебныезаведения, средства массовой информации, общественные и религиозныеобъединения и организации, индивидуальные пользователи, обращающиеся кархивным документам для получения и использования необходимойинформации. 2.2. Место нахождения архивного отдела и его почтовый адрес: 653033, г. Прокопьевск, ул. Ноградская, 18. Телефон: (8-384-6) 62-34-01. График работы: понедельник - четверг: 8.30-17.30; пятница: 8.30-15.00; обеденный перерыв: 12.00-12.45. 2.2.1. Прием граждан, обратившихся в читальный зал архивногоотдела, проводит специалист отдела, или замещающий его работник. Время приема граждан: вторник, четверг: 9.00-12.00; 13.00-17.00 2.3. Информирование пользователей по процедуре предоставлениямуниципальной услуги производится: - по телефону; - по письменным обращениям; - посредством личного обращения в архивный отдел. 2.3.1. При ответах на телефонные звонки сотрудник архивногоотдела информирует пользователя по интересующим его вопросам. Вслучае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время,сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложитьпользователю обратиться за необходимой информацией в письменном виделибо назначить другое удобное для пользователя время для устногоинформирования (с учетом графика работы отдела). 2.3.2. При информировании посредством личного обращенияспециалист отдела обязан принять пользователя в заранее согласованноевремя в соответствии с графиком работы отдела. 2.3.3. При информировании по письменным обращениям ответ в срок,не превышающий 15 рабочих дней с момента его регистрации, направляетсяпо почте в адрес заявителя. 2.4. Основанием для предоставления муниципальной услуги являетсяписьменное обращение пользователя в адрес архивного отдела. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планаминаучно-исследовательских учреждений или выполняющие служебное задание,представляют официальные письма направивших их организаций,пользователи, ведущие исследование по личной инициативе, представляютличное заявление. 2.4.1. В официальном письме с возможной полнотой указываютсяследующие реквизиты: полное наименование юридического лица; юридический или фактический адрес юридического лица; дата и номер; фамилия, имя, отчество представителя юридического лица, лица,ведущего научную работу, наименование его должности, ученого звания(если таковое имеется - для лиц, ведущих научную работу); фамилия, имя, отчество, наименование должности, ученого званиянаучного руководителя - для студентов; цель работы, для научных работ - тема и хронологические рамкиисследования; подпись руководителя организации, ректора (проректора, декана)учебного заведения. 2.4.2. В личном заявлении указывается: фамилия, имя, отчество физического лица; фактический адрес физического лица; паспортные данные физического лица; цель работы (тема и хронологические рамки исследования); дата; личная подпись. 2.4.3. Для доступа к архивным документам, содержащим персональныеданные о третьих лицах, дополнительно представляются предусмотренныезаконодательством Российской Федерации документы, подтверждающиеполномочия пользователя. 2.4.4. Архивные документы, содержащие сведения, отнесенные кконфиденциальной информации, предоставляются с учетом категорииконфиденциальной информации и установленных законодательствомРоссийской Федерации ограничений доступа к ней. 2.4.5. Предоставление пользователям архивных документов,содержащих сведения, составляющие государственную тайну, производитсяс учетом установленных законодательством Российской Федерацииограничений доступа и в соответствии со специальными инструкциями. Условия и сроки предоставления муниципальной услуги 2.5. Все пользователи обладают равными правами на доступ коткрытым архивным документам. 2.5.1. При посещении читального зала все пользователи предъявляютдокументы, удостоверяющие личность. Сотрудники органов местного самоуправления, судебных органов,органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность, дознание иследствие, в связи с исполнением ими своих полномочий, допускаются вчитальный зал после предъявления служебного удостоверения, выданногосоответствующим органом. 2.5.2. Учащиеся учебных заведений допускаются к работе вчитальный зал на основании официального письма, оформленного напедагога. 2.5.3. Лица, не достигшие 16 лет, признанные судомнедееспособными, к работе в читальный зал не допускаются. 2.5.4. В случае изменения темы исследования или при необходимостипродления срока разрешения пользователь представляет новое официальноеписьмо, составляет личное заявление. 2.5.5. Пользователю предоставляются архивные документы,относящиеся только к указанному им вопросу, теме его работы,исследования. 2.5.6. Расшивка дел для копирования архивных документов можетпроизводиться только в исключительных случаях по специальномуразрешению начальника архивного отдела. 2.6. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальнойуслуги 2.6.1. Отказ в предоставлении архивных документов пользователямдопускается в случаях неудовлетворительного физического состоянияархивных документов; ограничений на использование документов,установленных в соответствии с законодательством Российской Федерацииили фондообразователем при передаче документов на хранение. 2.6.2. Отсрочка в предоставлении пользователям архивныхдокументов допускается в случаях использования документов в служебныхцелях сотрудниками архивного отдела (тематическая разработка фондов,исполнение запросов, проведение проверки наличия и состояниядокументов, реставрация или копирование документов и др.); выдача дели документов во временное пользование другим пользователям. 2.6.3. Отказ в копировании архивных документов пользователямдопускается при неудовлетворительном физическом состоянии архивныхдокументов; наличии ограничений на использование документов,установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации;наличии ограничений на использование документов, установленныхсобственником при передаче документов на постоянное хранение;возможности нанесения ущерба физическому состоянию архивныхдокументов; формате копируемого документа, превышающем формат А3;объеме копируемого дела, превышающем 300 листов. 2.7. Другие положения, характеризующие требования кпредоставлению муниципальной услуги 2.7.1. Плата за посещение читального зала и пользование архивнымидокументами не взимается. 2.7.2. Использование цифровой и аналоговой аппаратуры,принадлежащей пользователям, для самостоятельной фото-, видеосъемки икопирования документов (в том числе с приглашением для этой работыспециалистов) на основании ходатайства органов местногосамоуправления, судебных органов, органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность, дознание и следствие, в связи с исполнениемими своих полномочий и средств массовой информации для подготовкисюжетов о документах Архивного фонда города Прокопьевска. 2.7.3. Переплет и реставрация дел, специально расшитых длякопирования архивных документов пользователю, осуществляется за счетего средств. 2.8. Требования к удобству и комфорту места приема пользователей 2.8.1. Организация приема по информированию о выполнениимуниципальной услуги осуществляется сотрудниками отдела на рабочихместах в соответствии с графиком приема граждан. 2.8.2. Место ожидания пользователей (холл отдела) оборудованместами для сидения (стулья) и столом. 2.8.3. Место предоставления услуги - читальный зал отдела,который оборудован столами и стульями, аппаратом для просмотрамикрокопий. 3. Административные процедуры Описание последовательности действий при предоставлениимуниципальной услуги 3.1. Реализация муниципальной услуги заключается в предоставлениипользователю и копированию ему научно-справочного аппарата и архивныхдокументов в соответствии с целью работы, темой исследования ивключает в себя следующие административные процедуры: - прием и регистрация пользователей; - предоставление пользователям архивных документов; - копирование научно-справочного аппарата и архивных документов. 3.1.1. Прием и регистрация пользователей 3.1.1.1. Пользователи допускаются в читальный зал на основанииличного заявления; пользователи, ведущие научную работу в соответствиис планом научных учреждений или выполняющие служебные задания,представляют специалисту архивного отдела письмо направившей ихорганизации, сотрудники организации допускаются в читальный зал попредъявлении служебного удостоверения. 3.1.1.2. В личном заявлении или письме указывается фамилия, имя,отчество пользователя, должность, научное звание, ученая степень, темаи хронологические рамки исследования. 3.1.1.3. На каждого пользователя в читальном зале архивазаполняется анкета (приложение 2). 3.1.2. Предоставление пользователям архивных документов 3.1.2.1. Дела из архива выдаются на основании заполненного бланказаказа (приложение 3). 3.1.2.2. Каждое выдаваемое из хранилища в читальный зал делодолжно иметь лист использования дела. 3.1.2.3. Отказ, отсрочка в предоставлении пользователю архивныхдокументов допускается в случаях, указанных в подпунктах 2.6.1; 2.6.2настоящего административного регламента. 3.2.2.4. Архивные документы выдаются пользователю под расписку вспециальной графе бланка заказа за каждую единицу хранения. 3.1.2.5. При получении дел пользователь проверяет их состояние исохранность в присутствии специалиста отдела. При обнаруженииповреждения или дефектов дел, документов, отсутствия листов в деле,неправильной нумерации пользователи должны сообщить об этомспециалисту отдела. 3.1.2.6. В ходе просмотра дел пользователь заполняет листыиспользования просмотренных дел, указывая дату просмотра, фамилию иинициалы, характер произведенной работы (просмотр, выписки). 3.1.2.7. По просьбе пользователей в читальном зале отделаизготавливаются копии архивных документов. Плата за копии невзимается. 3.1.2.8. После каждого посещения читального зала пользовательсдает специалисту читального зала все дела. Специалист проверяетналичие дел и проводит полистную проверку их физического состояния,при отсутствии замечаний по наличию и физическому состоянию делрасписывается в специальной графе бланка заказа за возврат каждойединицы хранения. При обнаружении в сдаваемых делах недостачи илиповреждений специалист отдела составляет акт. 3.1.3. Копирование научно-справочного аппарата и архивныхдокументов 3.1.3.1. При наличии технических возможностей для пользователейпроводится копирование документированной информации. 3.1.3.2. Пользователь заполняет заказ (приложение 4). Заказдолжен быть заполнен разборчиво, без исправлений и помарок. 3.1.3.3. Специалист отдела проверяет правильность оформлениязаказа, и передает для рассмотрения начальником отдела. 3.1.3.4. Отказ в копировании архивных документов допускается вслучаях, указанных в пункте 2.6.3. настоящего административногорегламента. 3.1.3.5. Копирование архивных документов осуществляетсяспециалистами отдела в соответствии с распределением обязанностей. 3.1.3.6. После копирования специалист архивного отделарегистрирует копии в журнале учета заказов на копирование документов ивыдачи копий пользователям. 3.1.3.7. Копирование архивных документов пользователямисамостоятельно производится в помещениях отдела под контролемспециалиста отдела. 3.1.3.8. Копии архивных документов, изготовленные архивнымотделом, выдаются пользователю без их специального заверения, или принеобходимости ксерокопии документа заверяются подписью начальникаотдела. Копии архивных документов, изготовленные пользователямисамостоятельно, не заверяются. 4. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятиемрешений 4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий,определенных административными процедурами по выполнению муниципальнойуслуги осуществляет должностное лицо путем проведения провероксоблюдения и исполнения работниками архивного отдела положенийнастоящего административного регламента. 5. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений,осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги 5.1. Пользователи могут обратиться с жалобой на действие(бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходепредоставления муниципальной услуги на основании настоящегоадминистративного регламента, устно или письменно к должностному лицу. Управляющий делами, руководитель аппарата М.А. Шкарабейников ПРИЛОЖЕНИЕ N 1 к административному регламенту предоставления муниципальной услуги "Организация работы пользователей в читальном зале архива" БЛОК-СХЕМА предоставления муниципальной услуги* _______________ * Не приводится ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 к административному регламенту предоставления муниципальной услуги "Организация работы пользователей в читальном зале архива" Название архива АНКЕТА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ Фамилия__________________________________________________________ Имя ___________________________ Отчество ________________________ Год рождения_____________________________________________________ Место работы и должность ______________________________________________________________________________________________________________ Образование, ученая степень, звание ___________________________________________________________________________________________________Тема и цель исследования, хронологические __________________________________________________________________________________________________ N регистрации темы ______________________________________________ Направление использования (научное, народнохозяйственное,социально-культурное (нужное подчеркнуть) Адрес, телефон служебный ______________________________________________________________________________________________________________ Адрес, телефон домашний _______________________________________________________________________________________________________________ Серия и N паспорта ______________________________________________ С правилами работы читальных залов, архивов ознакомился(ась),обязуюсь выполнять и предоставить один экземпляр опубликованной работыв архив. _______________________________________(подпись пользователя) ПРИЛОЖЕНИЕ N 3 к административному регламенту предоставления муниципальной услуги "Организация работы пользователей в читальном зале архива" ЗАКАЗ (ТРЕБОВАНИЕ) РАЗРЕШАЮ выдачу документов НА ВЫДАЧУ АРХИВНЫХ __________________________ ДОКУМЕНТОВ, КОПИЙ ФОНДА (наименование должности) ПОЛЬЗОВАНИЯ, ОПИСЕЙ ___________ ______________ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ (подпись) (расшифровка подписи) Дата ____________________ _________________________________________________________________ (название архива) _______________________________________________________________________________________________________________________________________ (фамилия, инициалы, номер личного дела пользователя) _______________________________________________________________________________________________________________________________________ (фамилия, инициалы работника архива, название структурного подразделения) _________________________________________________________________ (тема исследования, цель выдачи)--------------------------------------------------------------------------------| Фонд | Опись | Ед. | Заголовок | Кол-во | Расписка | Расписка || N | N | хр. N | ед. хр. | листов | пользователя | работника || | | | | (время | в получении, | читального || | | | | звучания, | дата | зала в || | | | | метраж) | | возвращении || | | | | | | документов || | | | | | | пользователем, || | | | | | | дата ||------+-------+-------+-----------+-----------+--------------+----------------|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 ||------+-------+-------+-----------+-----------+--------------+----------------|| | | | | | | || | | | | | | || | | | | | | || | | | | | | || | | | | | | |-------------------------------------------------------------------------------- ПРИЛОЖЕНИЕ N 4 к административному регламенту предоставления муниципальной услуги "Организация работы пользователей в читальном зале архива" Название архива РАЗРЕШАЮ Начальник архивного отдела __________________ _____________________________________________ " ____ " _______________ 200 ____ г. ЗАКАЗ на копирование документов Для кого (фамилия, инициалы) ____________________________________ Цель и тема занятий _____________________________________________ -------------------------------------------------- | N | N | N дела | NN листов | Подпись в | | фонда | описи | | | получении | | | | | | копий | |-------+-------+--------+-----------+-----------| | | | | | | |-------+-------+--------+-----------+-----------| | | | | | | |-------+-------+--------+-----------+-----------| | | | | | | |-------+-------+--------+-----------+-----------| | | | | | | |-------+-------+--------+-----------+-----------| | | | | | | |-------+-------+--------+-----------+-----------| | | | | | | |-------+-------+--------+-----------+-----------| | | | | | | |-------+-------+--------+-----------+-----------| | | | | | | |-------+-------+--------+-----------+-----------| | | | | | | |-------+-------+--------+-----------+-----------| | | | | | | |-------+-------+--------+-----------+-----------| | | | | | | |-------+-------+--------+-----------+-----------| | | | | | | |-------+-------+--------+-----------+-----------| | | | | | | |-------+-------+--------+-----------+-----------| | | | | | | -------------------------------------------------- Дата ___________________ Подпись ________________ Приложение N 3 к Постановлению администрации города Прокопьевска от 14.02.2011 N 7-п АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ по предоставлению муниципальной услуги "Организация комплектования архивного отдела Администрации города Прокопьевска документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами" 1. Общие положения 1.1. Административный регламент по предоставлению муниципальнойуслуги "Организация комплектования архивного отдела Администрациигорода Прокопьевска документами Архивного фонда Российской Федерации идругими архивными документами" (далее - муниципальная услуга)определяет сроки совершения и последовательность действий(административных процедур) при комплектовании архивного отделаАдминистрации города Прокопьевска документами Архивного фондаРоссийской Федерации и другими архивными документами. 1.2. Перечень нормативных правовых актов, регулирующихпредоставление муниципальной услуги. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствиис нормативными правовыми актами: - Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципахорганизации местного самоуправления в Российской Федерации"; - Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле вРоссийской Федерации". 1.3. Предоставление муниципальной услуги осуществляется архивнымотделом Администрации города Прокопьевска (далее - архивный отдел). 2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги Порядок информирования о правилах предоставления муниципальнойуслуги 2.1. Предоставление муниципальной услуги не связано с письменнымили устным запросом заявителя. Архивные документы организаций, предприятий, учреждений -источников комплектования архивного отдела принимаются на хранение вархивный отдел в соответствии с графиком упорядочения и передачидокументов учреждений в архивный отдел, утвержденным управляющимделами, руководителем аппарата Администрации города Прокопьевска. Предоставление муниципальной услуги осуществляется на постояннойоснове. Предоставление муниципальной услуги является бесплатным. Место нахождения архивного отдела и его почтовый адрес: 653033, г. Прокопьевск, ул. Ноградская, д. 18 График работы: понедельник - четверг: 8.30 - 17.30, обеденный перерыв: 12.00 - 12.45, выходной: суббота, воскресенье. Телефон для справок: (8-384-6) 62-34-01 3. Административные процедуры 3.1. Описание последовательности действий при предоставлениимуниципальной услуги Организация комплектования отдела архивными документами включает: - определение источников комплектования архивного отдела; - определение состава архивных документов, подлежащих приему вотдел; - прием-передачу архивных документов в архив. 3.1.1. Определение источников комплектования архивного отдела 3.1.1.1. Комплектование отдела архивными документамиосуществляется в соответствии со списком организаций - источниковкомплектования архивного отдела. 3.1.1.2. Органы местного самоуправления города Прокопьевскавключаются в список источников комплектования архивного отдела вобязательном порядке. Муниципальные предприятия и муниципальные учреждения городаПрокопьевска (далее - муниципальные организации), в процесседеятельности которых образуются документы Архивного фонда РоссийскойФедерации, могут быть включены в список источников комплектованияархивного отдела. 3.1.1.3. Список источников комплектования архивного отделасоставляется специалистами отдела на основании законодательства обархивном деле в Российской Федерации, установленных критериевотнесения юридических лиц к источникам комплектования архивов и наосновании изучения состава архивных документов муниципальныхорганизаций. Составленный специалистами отдела список источниковкомплектования архивного отдела после согласования с управляющимделами, руководителем аппарата Администрации города Прокопьевскапредставляется на согласование экспертно-проверочной комиссииархивного управления Кемеровской области. 3.1.1.4. Решение экспертно-проверочной комиссии архивногоуправления Кемеровской области о согласовании списка источниковкомплектования архивного отдела является основанием для егоутверждения Главой города Прокопьевска. 3.1.1.5. Уточнение списка источников комплектования отделапроизводится по мере необходимости. Основанием для этого являются:создание, реорганизация, ликвидация органов местного самоуправлениягорода Прокопьевска и муниципальных организаций. Муниципальные организации могут быть исключены из спискаисточников комплектования архивного отдела, если в процессе ихдеятельности перестали образовываться документы Архивного фондаРоссийской Федерации. 3.1.2. Определение состава архивных документов, подлежащих приемув архивный отдел 3.1.2.1. Приему на хранение в архивный отдел подлежатобразовавшиеся в деятельности источников комплектования архивногоотдела документы Архивного фонда Российской Федерации (архивныедокументы постоянного хранения), а также документы по личному составуликвидируемых (в том числе в результате банкротства) муниципальныхорганизаций и органов местного самоуправления города Прокопьевска(далее - документы по личному составу). При наличии свободных площадейархивный отдел может осуществлять временное хранение архивныхдокументов на основе договора. 3.1.2.2. Перечень архивных документов постоянного хранения,подлежащих приему на архивное хранение в архивный отдел, определяетсяноменклатурой дел, принятой в органах местного самоуправления городаПрокопьевска и муниципальных организациях, включенных в списокисточников комплектования архивного отдела. 3.1.2.3. Архивные документы, в том числе документы по личномусоставу, передаются на хранение в архивный отдел в упорядоченномсостоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом. 3.1.2.4. Органы местного самоуправления города Прокопьевска, втом числе их структурные подразделения, отнесенные к самостоятельнымисточникам комплектования архивного отдела, и муниципальныеорганизации, включенные в список источников комплектования отдела,обеспечивают подготовку архивных документов к сдаче на хранение всоответствии с требованиями законодательства Российской Федерации обархивном деле. 3.1.2.5. Подготовка архивных документов к сдаче на хранениевключает проведение экспертизы ценности архивных документов,формирование дел, оформление заголовков дел, подшивку дел, нумерациюлистов в делах, составление описей дел. 3.1.2.6. При проведении экспертизы ценности архивных документов иопределении сроков их хранения органы местного самоуправления городаПрокопьевска и муниципальные организации руководствуются Перечнемтиповых управленческих документов, образующихся в деятельностиорганизаций, с указанием сроков хранения, действующими в РоссийскойФедерации отраслевыми перечнями типовых архивных документов, а такжесроками хранения отдельных видов архивных документов, которыеустанавливаются законодательством Российской Федерации. 3.1.2.7. Архивный отдел рассматривает и направляет: На утверждение экспертно-проверочной комиссией архивногоуправления Кемеровской области описи дел, документов постоянногохранения, образовавшихся в деятельности источников комплектованияархивного отдела. На согласование экспертно-проверочной комиссией Администрациигорода Прокопьевска: - номенклатуры дел организаций-источников комплектованияархивного отдела; - описи дел по личному составу, представляемыеорганизациями-источниками комплектования архивного отдела; - акты о выделении документов и дел (имеющих в соответствии стиповыми или отраслевыми перечнями срок хранения с пометкой "ЭПК") систекшими сроками хранения. 3.1.3. Порядок приема-передачи архивных документов в архивныйотдел 3.1.3.1. От источников комплектования архивного отдела документыАрхивного фонда Российской Федерации принимаются архивным отделом поистечении сроков их временного хранения, установленныхзаконодательством Российской Федерации. 3.1.3.2. Прием архивных документов осуществляется архивнымотделом в установленном порядке в соответствии с планом-графикомприема архивных документов в архив (далее - план-график), которыйутверждается управляющим делами, руководителем аппарата Администрациигорода Прокопьевска по согласованию с источниками комплектованияархивного отдела. Внеплановый прием документов Архивного фонда РоссийскойФедерации, а также архивных документов, сроки временного хранениякоторых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источникакомплектования архивного отдела или в случае угрозы сохранностиархивных документов. 3.1.3.3. Архивный отдел за один месяц до установленного планом-графиком срока приема-передачи архивных документов информирует вписьменной форме источники комплектования архивного отдела опредстоящих сроках и объемах передачи на хранение архивных документов. 3.1.3.4. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачейархивных документов на хранение в архивный отдел, в том числе с ихупорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средствисточников комплектования архивного отдела, передающих указанныедокументы. 3.1.3.5. Архивный отдел осуществляет прием архивных документов всоответствии с требованиями законодательства Российской Федерации обархивном деле. При приеме архивных документов проводится проверка ихфизического, санитарно-гигиенического, технического состояния, а такжепроверка комплектности учетных документов. Прием архивных документов оформляется актом приема-передачидокументов на хранение (приложение 2), составляемым в двух экземплярахпо установленной форме. Один экземпляр остается в архивном отделе,другой - в соответствующем источнике комплектования архивного отдела.Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описидел, документов. 3.1.3.6. В случае ликвидации органов местного самоуправлениягорода Прокопьевска и муниципальных организаций, являющихсяисточниками комплектования архивного отдела, образовавшиеся в ихдеятельности документы Архивного фонда Российской Федерации, документыпо личному составу и архивные документы, сроки временного хранениякоторых не истекли, в упорядоченном состоянии передаются на хранение вархивный отдел. В случае ликвидации муниципальных организаций, не являющихсяисточниками комплектования архивного отдела, образовавшиеся в ихдеятельности документы по личному составу в упорядоченном состояниипередаются на хранение в архивный отдел. Прием документов Архивного фонда Российской Федерации и другихархивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, отликвидируемых органов местного самоуправления города Прокопьевска имуниципальных организаций осуществляется архивным отделом в порядке,установленном настоящим административным регламентом, при этомликвидационная комиссия (конкурсный управляющий - в случае ликвидациив процессе банкротства) организует упорядочение архивных документов всоответствии с установленными требованиями. 3.1.3.7. Не подлежат приему на хранение в архивный отдел архивныедокументы, образовавшиеся в процессе деятельности юридических лиц, невключенных в список источников комплектования архивного отдела, заисключением случая приема документов по личному составу отликвидируемых муниципальных организаций в порядке, установленномнастоящим административным регламентом. 3.1.3.8. Не принимаются на хранение в архивный отдел: - архивные документы, не упорядоченные в соответствии сустановленными требованиями и не прошедшие научно-техническуюобработку; - архивные документы до наступления установленных сроковприема-передачи на архивное хранение. 4. Порядок и формы контроля по предоставлению муниципальнойуслуги 4.1. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностнымлицом, ответственным за организацию работы по предоставлениюмуниципальной услуги, проверок соблюдения и исполнения положенийадминистративного регламента. 4.2. Должностное лицо, осуществляющее учет документов, несетперсональную ответственность за соблюдением сроков и порядкапредоставления муниципальной услуги. 5. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений,осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги 5.1. По результатам предоставления муниципальной услугиорганизации и граждане имеют право на обжалование решений, принятых входе предоставления муниципальной услуги, действий или бездействиядолжностного лица, предоставляющего муниципальную услугу, в досудебноми в судебном порядке. Управляющий делами, руководитель аппарата М.А. Шкарабейников ПРИЛОЖЕНИЕ N 1 к административному регламенту по предоставлению муниципальной услуги "Организация комплектования архивного отдела Администрации города Прокопьевска документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами" Блок-схема предоставления муниципальной услуги* _______________ * Не приводится ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 к административному регламенту по исполнению муниципальной функции "Организация комплектования архивного отдела города Прокопьевска документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами" УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ (наименование должности руководителя (наименование должности руководителя организации-сдатчика) организации-приемщика) _____________________ ___________________________________________ Подпись Расшифровка подписи Дата ______________ Печать _____________________ ___________________________________________ Подпись Расшифровка подписи Дата ______________ Печать АКТ ___________ N ___________ _________________________________________________________________ (дата) приема-передачи документов на хранение______________________________________________________________________ (основание передачи)______________________________________________________________________ (название передаваемого фонда)____________________________________________________________________________________________________________________________________________ сдал, ___________________________________________________________ (название организации-сдатчика)_______________________________________________________________ принял (название организации-приемщика)______________________________________________________________________ документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним: ----------------------------------------------------------- | N | Название, | Количество | Количеств | Примечания | | пп | номер описи | экземпляров | о | | | | | описи | ед. хр. | | |----+-------------+-------------+-----------+------------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |----+-------------+-------------+-----------+------------| | | | | | | | | | | | | | | | | | | ----------------------------------------------------------- Итого принято _____________________________________ ед. хр. Передачу произвели: _____________________________________________ Прием произвели: ________________________________________________ _____________________ ___________________________________________ Подпись Расшифровка подписи Дата ______________ _____________________ ___________________________________________ Подпись Расшифровка подписи Дата ______________ Фонду присвоен N ____________________________________ Изменения в учетные документы внесены ___________________ _____________ _______________________________ Должность Подпись Расшифровка подписи Дата Приложение N 4 к постановлению администрации города Прокопьевска от 14.02.2011 N 7-п АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ по предоставлению архивным отделом Администрации города Прокопьевска муниципальной услуги "Оказание организациям-источникам комплектования архива организационно-методической помощи в сфере архивного дела и делопроизводства" 1. Общие положения 1.1. Наименование муниципальной услуги Административный регламент архивного отдела Администрации городаПрокопьевска по предоставлению муниципальной услуги "Оказаниеорганизациям - источникам комплектования архиваорганизационно-методической помощи в сфере архивного дела иделопроизводства" (далее - административный регламент) разработан вцелях повышения качества предоставления муниципальной услуги "Оказаниеорганизациям - источникам комплектования архиваорганизационно-методической помощи в сфере архивного дела иделопроизводства" (далее - муниципальная услуга) и определяет срокиисполнения и последовательность действий (административные процедуры)в процессе реализации по предоставлению муниципальной услуги. 1.2. Орган, осуществляющий исполнение муниципальной услуги 1.2.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляет архивныйотдел Администрации города Прокопьевска (далее - архивный отдел). 1.3. Нормативные правовые акты, регулирующие предоставлениемуниципальной услуги Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствиис приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РоссийскойФедерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организациихранения, комплектования, учета и использования документов Архивногофонда Российской Федерации и других архивных документов вгосударственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках,организациях Российской академии наук". 2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги 2.1. Порядок информирования по предоставлению муниципальнойуслуги. Муниципальная услуга предоставляется в виде консультаций иметодических рекомендаций, подготовленных специалистами архивногоотдела по вопросам делопроизводства и архивной работы. 2.1.1. Место нахождения архивного отдела и его почтовый адрес: 653033, г. Прокопьевск, ул. Ноградская, д. 18. График работы: понедельник - четверг: с 8.30 до 17.30 пятница: с 8.30 до 15.00; обеденный перерыв: с 12.00 до 12.45, выходной: суббота, воскресенье. Телефон для справок: 8 (384-6) 62-34-01. 2.1.2. Информация по процедурам предоставления муниципальнойуслуги может производиться: - посредством личного обращения в архивный отдел; - по письменным обращениям; - по телефону. Информирование посредством личного обращения может осуществлятьсяпо предварительной договоренности. Специалист отдела обязан принятьзаявителя в назначенный день. Прием может быть перенесен на другойдень или другое время по договоренности сторон. Организация приемазаявителей осуществляется специалистами отдела на рабочем месте всоответствии с графиком работы отдела. В день назначенной встречи, поприбытии заявителя, специалист отдела обязан его лично встретить ипроводить к своему рабочему месту. При информировании по письменному обращению ответ излагается впростой, четкой и понятной форме и направляется в виде почтовогоотправления в адрес заявителя за подписью начальника отдела либо лица,исполняющего его обязанности, с указанием фамилии, имени, отчества,номера телефона исполнителя. При информировании по телефону специалист отдела должен принятьвсе необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа напоставленные вопросы. Ответ на телефонный звонок должен содержатьинформацию о фамилии, имени, отчестве и должности специалиста,принявшего телефонный звонок. В случае, если для подготовки ответатребуется продолжительное время, специалист может предложитьзаинтересованному лицу обратиться за необходимой информацией вписьменном виде либо назначить другое удобное время для устногоинформирования по интересующему его вопросу (с учетом графика работыотдела). 2.1.3. Основанием для предоставления муниципальной услугиявляется: - письмо, запрос, составленные на официальном бланке юридическоголица, в адрес архивного отдела. В письме указываются: - наименование организации или должностного лица, которому ониадресованы; - изложение существа обращения; - наименование организации, реквизиты, полные данныеруководителя. 2.2. Условия и сроки предоставления муниципальной услуги. По письменным обращениям ответ направляется в срок, непревышающий 30 дней со дня поступления обращения, по почте в адресзаявителя. По телефону специалисты архивного отдела предоставляют услугу вмомент поступления звонка или дают исчерпывающую информацию повопросам организации предоставления услуги. 2.3. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальнойуслуги. Письма, поступившие в архивный отдел, которые содержат требованияпревышающие полномочия отдела по предоставлению муниципальной услугипо оказанию организационно-методической помощи, возвращаютсяюридическим лицам. Не подлежат рассмотрению письма, запросы, не содержащиеофициальных данных организации, ее реквизитов, фамилии, почтовогоадреса юридического лица. 2.4. Другие положения, характеризующие требования кпредоставлению муниципальной услуги. Предоставление муниципальной услуги архивный отдел осуществляетбесплатно. 3. Административные процедуры Описание последовательности действий при предоставлениимуниципальной услуги. 3.1. Организация предоставления муниципальной услуги включает всебя следующие административные процедуры: - регистрация юридических лиц обратившихся в архивный отдел законсультативной и методической помощью по телефону и на личном приеме; - регистрация писем, поступивших от юридических лиц и передача ихна исполнение; - консультирование юридических лиц по вопросам делопроизводства иархивного дела; оказание методической помощи юридическим лицам в организацииделопроизводства и архивного дела. 3.2. Регистрация консультативной и методической помощиюридическим лицам осуществляется в соответствующих журналахрегистрации (обращений телефонных и на личном приеме). Регистрация писем и передача их на исполнение. 3.3. Поступившие в архивный отдел письма регистрируются в деньпоступления уполномоченными специалистами отдела в установленномпорядке. Регистрация писем считается юридическим фактом, являющимсяоснованием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги. После регистрации письма передаются начальнику отдела или егозаместителю (при отсутствии начальника) для написания резолюции. Срезолюцией руководителя материалы направляются исполнителюмуниципальной услуги. 3.4. Оказание методической и консультативной помощи юридическимлицам проводится на личном приеме или по телефону. Специалисты архивного отдела консультируют юридических лиц потелефону и на личном приеме по следующей схеме: - поступает звонок от юридического лица с просьбой оконсультации; - консультацию осуществляет специалист отдела ответственный запроведение консультаций; - консультация осуществляется в ходе телефонного разговора илиоговаривается время и место ее проведения; - консультируют юридические лица по вопросам делопроизводства иархивной работы. Результат фиксируется в журнале учета консультаций. 3.5. Специалисты архивного отдела оказывают методическую помощьюридическим лицам по телефону и на личном приеме: - о нормативно-правовых актах и методических документах,регламентирующих их действия по составлению организационно-распорядительных документов по делопроизводству и архивному делу; - оказывают методическую помощь в составлении и оформленииинструкций по делопроизводству, положений об экспертных комиссиях,положений об архивах, номенклатур дел, описей дел. Оказание методической помощи фиксируется в журнале учетапредоставления методической помощи. Направление методических рекомендаций в письменной формеюридическим лицам. Методические рекомендации в письменной форме архивный отделнаправляет юридическим лицам по указанным ими адресам. 4. Порядок и формы контроля по предоставлению муниципальнойуслуги 4.1. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностнымлицом, ответственным за организацию работы по предоставлениюмуниципальной услуги, проверок соблюдения и исполнения положенийадминистративного регламента. 4.2. Должностное лицо, осуществляющее предоставлениемуниципальной услуги, несет персональную ответственность засоблюдением сроков и порядка предоставления муниципальной услуги. 5. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений,осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги 5.1. По результатам предоставления муниципальной услугиюридические лица имеют право на обжалование решений, принятых в ходепредоставления муниципальной услуги, действий или бездействиядолжностного лица, предоставляющего муниципальную услугу, в досудебноми в судебном порядке.