Постановление Главы г. Тайги от 18.06.2012 № 462-П
Об утверждении Административного регламента по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов"
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ КЕМЕРОВСКАЯ ОБЛАСТЬ ГЛАВА ТАЙГИНСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА ПОСТАНОВЛЕНИЕот 18.06.12 N 462-Пг. ТайгаОб утверждении Административного регламентапо предоставлению муниципальной услуги"Исполнение запросов граждан и организацийпо документам архивных фондов" На основании Постановления главы Тайгинского городского округа от20.02.2012 г. N 106-П "О Порядке разработки административныхрегламентов оказания муниципальных услуг": 1. Утвердить Административный регламент по предоставлениюмуниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций подокументам архивных фондов" согласно приложению. 2. Настоящее постановление вступает в силу со дня официальногоопубликования в газете "Тайгинский рабочий" и официальном сайтеадминистрации Тайгинского городского округа 3. Контроль за выполнением постановления возложить на зам. главыгорода-управляющего делами Прохорову С.А. 4. Постановление N 235-П от 12.04.2010 г. "Об утвержденииАдминистративного регламента по предоставлению муниципальной услуги"Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивныхфондов", Постановление главы Тайгинского городского округа N 195-П от02.04.2012 г. "Об утверждении Административного регламента попредоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан иорганизаций по документам архивных фондов" считать утратившими силу. Глава Тайгинского городского округа Е.П. Гуляева УТВЕРЖДЕН Постановлением главы Тайгинского городского округа от 18.06.2012 г. N 462-П Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов" 1. Общие положения 1.1. Административный регламент по предоставлению муниципальнойуслуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документамархивных фондов" (далее - муниципальная услуга) разработан в целяхповышения результативности и качества, открытости и доступностипредоставления муниципальной услуги, определяет сроки ипоследовательность действий (административных процедур) приосуществлении полномочий по предоставлению муниципальной услуги. 1.2. Заявителями на предоставление муниципальной услуги являютсяфизические и юридические лица, имеющие право в соответствии сзаконодательством Российской Федерации, законодательством Кемеровскойобласти, нормативно-правовыми актами муниципального образованияТайгинский городской округ либо в силу наделения их заявителями впорядке, установленном законодательством Российской Федерации изаконодательством Кемеровской области, полномочиями выступать от ихимени при взаимодействии с соответствующими исполнительными органамигосударственной власти Кемеровской области и иными организациями припредоставлении муниципальной услуги. 1.3. Требования к информированию о порядке предоставлениямуниципальной услуги. а) Место нахождения архива и его почтовый адрес: Ул. 40 лет Октября, 23, кабинет N 42, город Тайга, Кемеровскаяобласть, Россия, 652401. б) График работы Архива: Понедельник, вторник, четверг - 8.00-10.00, 13.00-15.00 среда, пятница - не приемные дни Обед - 12.00-13.00 Суббота, воскресенье - выходные дни. в) Прием заявителей должностным лицом архива осуществляется всоответствии с графиком приема. Вывеска с графиком приема размещаетсяу входа в архив. Прием граждан, обратившихся с запросами, осуществляется безпредварительной записи. г) Телефон архива: (38448)2-17-37 д) Информирование по процедуре предоставления муниципальнойуслуги производится: - по телефону; - по письменным обращениям в архив; - посредством личного обращения в архив. - на официальном сайте администрации Тайгинского городскогоокруга: http://adm.tayga.su. При ответах на телефонные звонки должностное лицо архиваподробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты,информирует обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ нателефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени,отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок. В случае если для подготовки ответа требуется продолжительноевремя, должностное лицо архива, осуществляющее устное информирование,может предложить заявителям обратиться за необходимой информацией вписьменном виде, либо назначить другое, удобное для заявителя времядля устного информирования (с учетом графика работы архива). При информировании посредством личного обращения должностное лицоархива обязано принять заинтересованное лицо в соответствии с графикомработы архива. При информировании по письменным запросам ответ в простой, четкойи понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефонаисполнителя направляется в виде почтового отправления на адресзаявителя. Услуг необходимых и обязательных при получении муниципальнойуслуги не установлено. 2. Стандарт предоставления муниципальной услуги 2.1. Наименование муниципальной услуги "Исполнение запросовграждан и организаций по документам архивных фондов". 2.2. Муниципальную услугу предоставляет архивный отделадминистрации Тайгинского городского округа (ТГО) (далее - архив) При оказании муниципальной услуги архив не вправе требовать отзаявителя осуществление действий, в том числе согласований,необходимых для получения муниципальной услуги и связанных собращением в иные государственные органы, организации, за исключениемполучения услуг, включенных в перечень услуг, которые являютсянеобходимыми и обязательными для предоставления муниципальных услуг. 2.3. Результатом предоставления муниципальной услуги является: - архивная справка, архивная выписка, архивная копия; - уведомление о переадресовании запроса в организации,учреждения, в которых находятся на хранении документы, необходимые дляисполнения запроса; - отказ в рассмотрении запроса. Процедура рассмотрения запроса завершается путем направлениягражданину, организации результата рассмотрения запроса в письменнойформе. 2.4. Запрос подлежит обязательной регистрации в день поступленияего в архив. Срок предоставления муниципальной услуги, с учетом необходимостиобращения в организации, участвующие в предоставлении муниципальнойуслуги, срок приостановления предоставления муниципальной услуги вслучае, если возможность приостановления предусмотреназаконодательством Российской федерации, нормативными правовыми актамиКемеровской области, администрации ТГО, сроки выдачи (направления)документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услугисоставляет не более 30 дней. В исключительных случаях сотрудник архива вправе продлить срокрассмотрения запроса до 45 дней, уведомив об этом заявителя. Припоступлении в архив запросов заявителей, которые не могут бытьисполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений,архив в 7-дневный срок запрашивает у автора запроса эти уточнения идополнительные сведения. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве документов,в течение 7 рабочих дней с момента регистрации направляется в другойархив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, суведомлением об этом заявителя. 2.5. Предоставление муниципальной услуги осуществляется всоответствии со следующими нормативными правовыми актами: - Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993 (Российскаягазета, 25.12.1993, N 237); - Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле вРоссийской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации,2004 г., N 43, ст. 4169); - Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядкерассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собраниезаконодательства Российской Федерации, 2006 г., N 19, ст. 2060); - Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации,информационных технологиях и о защите информации" (Собраниезаконодательства Российской Федерации, 2006 г., N 31, ст. 3448); - Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципахорганизации местного самоуправления в Российской Федерации" (Собраниезаконодательства Российской Федерации, 2003 г., N 40, ст. 3822); - Приказом Министерства культуры и массовых коммуникацийРоссийской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правилорганизации хранения, комплектования, учета и использования документовАрхивного фонда Российской Федерации и других архивных документов вгосударственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках,организациях Российской академии наук" (Зарегистрирован в Министерствеюстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059,Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти,N 20, 14.05.2007); - Положением об архивном отделе администрации города Тайги,утвержденным распоряжением главы города Тайги Кемеровской области от10.08.2009 N 27-р. 2.6. Основанием для предоставления муниципальной услуги являетсяписьменный запрос заявителя в адрес архива (приложение N 1 кадминистративному регламенту). В запросе указываются сведения, необходимые для его исполнения: - сведения о заявителе, в том числе: фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) физического лицаили наименование юридического лица; почтовый адрес, по которому должныбыть направлены ответы или уведомление о переадресации запроса; - изложение существа запроса (сведения, необходимые дляисполнения запроса); - в запросе о стаже работы или зарплате дополнительноуказываются: название, ведомственная подчиненность организации, периодработы, какую должность занимали, какую фамилию имели на указанныйпериод; - личную подпись и дату. Для исполнения запроса могут быть запрошены дополнительныесведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых дляисполнения запроса (номера и даты организационно-распорядительныхдокументов, копии листов трудовой книжки). В случае необходимости заявитель прилагает к письменному запросусоответствующие документы и материалы либо их копии. Ответ на запрос заявителя дается в виде архивной справки пообразцу, соответствующему приложению N 2. В рамках системы межведомственного электронного взаимодействия спенсионным фондом их запросы исполняются в сроки от 10 до 30 дней. Запрещается требовать от заявителя: а) предоставления документов и информации или осуществлениедействий, предоставление или осуществление которых не предусмотренонормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие всвязи с предоставлением муниципальной услуги; б) предоставления документов и информации, которые находятся враспоряжении органов, предоставляющих государственные услуги всоответствии с нормативными правовыми актами Кемеровской области,правовыми актами ТГО. Данные документы и информация запрашивается и предоставляется впорядке межведомственного электронного взаимодействия без участияграждан. 2.7. Критерии принятия решения об отказе в исполнении запроса: - в запросе не указан почтовый адрес, по которому должен бытьнаправлен ответ; - запрос содержит нецензурные либо оскорбительные выражения,угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц, а также членов ихсемей; - текст письменного запроса не поддается прочтению, ответ назапрос не дается, и он не подлежит направлению на рассмотрение, о чемсообщается гражданину, направившему запрос, если его фамилия ипочтовый адрес поддаются прочтению; - в запросе содержится вопрос, на который гражданину многократнонаправлялись письменные ответы по существу, при этом в очередномзапросе не приводятся новые доводы или обстоятельства. В таком случаезав. архивным отделом вправе принять решение о безосновательностиочередного запроса и прекращении переписки с заявителем по данномувопросу; о принятом решении уведомляется заявитель, направившийзапрос; - от заявителя поступило заявление о прекращении исполнениязапроса; - ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может бытьдан без разглашения сведений, составляющих государственную или инуюохраняемую федеральным законом тайну (заявителю, направившему запрос,сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в немвопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений). 2.9. Услуг, необходимых и обязательных для предоставлениямуниципальной услуги не установлено. 2.10. Предоставление муниципальной услуги осуществляется набезвозмездной основе. 2.11. Время ожидания заявителей при подаче запроса опредоставлении муниципальной услуги и при получении результатапредоставления услуги не должно превышать 15 минут. 2.12. Поступившие в архив письменные запросы заявителейрегистрируются в день поступления в установленном порядке. Регистрация запроса является основанием для начала действий попредоставлению муниципальной услуги. 2.13. Помещение для предоставления муниципальной услуги снабженосоответствующей табличкой с указанием номера кабинета, названиемподразделения с указанием фамилии, имени, отчества, должности лица,ответственного за предоставление муниципальной услуги. Помещение, вкотором предоставляется муниципальная услуга, оборудованоохранно-пожарными средствами. Место для ожидания и приема посетителей оборудовано стульями. Рабочее место должностного лица, предоставляющего муниципальнуюуслугу, оборудовано компьютером и оргтехникой, позволяющимсвоевременно и в полном объеме организовать предоставлениемуниципальной услуги. Ответственной за предоставление муниципальной услуги выделяетсябумага, расходные материалы и канцтовары в количестве, достаточном дляпредоставления муниципальной услуги. Организация приема по информированию о предоставлениимуниципальной услуги осуществляется должностным лицом архива, нарабочем месте, в соответствии с графиком работы. Должностное лицо архива обязано предложить гражданинувоспользоваться стулом, находящимся рядом с их рабочим местом. 2.14. Показателями доступности и качества муниципальной услугиявляются: а) доступность информации о порядке предоставления муниципальнойуслуги, б) образцы оформления запросов (в индивидуальном порядке),необходимых для предоставления муниципальной услуги, в) доступность информирования о порядке и сроках предоставлениямуниципальной услуги, г) минимальное время ожидания в очереди при подаче запроса иполучении результата муниципальной услуги, д) соблюдение графика приема заявителей по предоставлениюмуниципальной услуги, е) соответствие процедур и сроков предоставления муниципальнойуслуги требованиям настоящего регламента. 3. Административные процедуры 3.1. Блок-схема предоставления муниципальной услуги приводится вприложении N 2* к административному регламенту. 3.2. Административные процедуры при предоставлении муниципальнойуслуги: а) Регистрация запросов Результатом административного действия является проставление назапросе регистрационных номеров и дат регистрации (срок исполнения - 1день), б) Анализ тематики поступивших запросов. Должностное лицо, ответственное за исполнение запросов,осуществляет анализ тематики поступивших запросов заявителей с учетомнеобходимых профессиональных навыков и имеющегося в Архиве научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов (срок исполнения- 1 день), в) Продолжение работы с запросом в установленном порядке; - поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов(срок исполнения до 20 дней г) Результат административной процедуры: архивная справка,архивная выписка, архивная копия. Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий -до 7 дней, отправка ответа на запрос - 1 день. 4. Формы контроля за предоставлением муниципальной услуги 4.1. Контроль за предоставлением архивом муниципальной услугиосуществляет зам. главы города - управляющий делами. 4.2. Контроль за полнотой и качеством предоставлениямуниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление иустранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений иподготовку ответов на запросы заявителей, содержащих жалобы нарешения, действия (бездействие) должностного лица архива. а) По результатам проведенных проверок в случае выявлениянарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц кответственности в соответствии с законодательством РоссийскойФедерации. б) Помимо текущего контроля предоставления муниципальной услугиосуществляются внеплановые проверки полноты и качества предоставлениямуниципальной услуги. в) Внеплановые проверки осуществляются по конкретному обращениюзаявителя. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные спредоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), илиотдельные вопросы (тематические проверки). 4.3. Ответственность специалиста при предоставлении муниципальнойуслуги Должностное лицо архива, предоставляющее муниципальную услугу поисполнению запросов заявителей, несет ответственность в соответствии сзаконодательством Российской Федерации за: - неправомерный отказ в приеме или исполнении запросов; - действие или бездействие, ведущее к нарушению прав и законныхинтересов заявителя; - нарушение срока и порядка регистрации запросов, ихрассмотрения; - принятие заведомо необоснованного незаконного решения; - преследование граждан за критику; - предоставление недостоверной информации; - разглашение сведений о частной жизни гражданина (без егосогласия); - сохранность находящихся у него на рассмотрении запросов идокументов, связанных с их исполнением. Сведения, содержащиеся в запросах, а также персональные данныезаявителя могут использоваться только в служебных целях и всоответствии с полномочиями лица, работающего с запросом. Запрещаетсяразглашение содержащейся в обращении информации о частной жизниобратившихся граждан без их согласия. По фактам нарушений должностным лицом архива настоящегоадминистративного регламента при исполнении должностных полномочий, попредставлению зам. главы-управляющего делами, назначается служебнаяпроверка. При уходе в отпуск, больничный лист должностное лицо архива,ответственное за исполнение запросов, обязано передать все имеющиеся унего на исполнении письменные запросы временно замещающему егодолжностному лицу. При обнаружении неисполнения или ненадлежащего исполнениядолжностным лицом возложенных на них обязанностей по предоставлениюмуниципальной услуги, по представлению зам. главы города -управляющего делами глава Администрации города принимает меры попривлечению этого лица к дисциплинарной ответственности. 4.4. Требования к порядку и формам контроля за предоставлениеммуниципальной услуги В архиве осуществляется контроль за соблюдением порядкаисполнения запросов граждан, организаций, проводится анализ содержанияпоступивших запросов, информация представляется зам. главы города -управляющему делами, принимаются меры по своевременному выявлению иустранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан. 5. Порядок досудебного (внесудебного) обжалования действий(бездействий) должностного лица, а также принимаемого им решения припредоставлении муниципальной услуги 5.1. Порядок обжалования действий (бездействий) и решений,осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги Заявители вправе обратиться с жалобой (приложение N 4 кадминистративному регламенту) на действия (бездействие) и решения,принятые должностным лицом архива при предоставлении муниципальнойуслуги, устно или письменно непосредственно к главе Тайгинскогогородского округа. 5.2. Предмет досудебного (внесудебного) обжалования Каждый заявитель, который считает, что его запрос рассмотренненадлежащим образом, имеет право подать жалобу на должностное лицоархива. В письменной жалобе указываются: - полное наименование органа или организации; фамилия, имя,отчество физического лица; - почтовый адрес; - предмет жалобы; - подпись и дата. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней содня регистрации. Каждый заявитель имеет право получить, а должностное лицо архиваобязано ему предоставить возможность ознакомления с документами иматериалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, еслинет установленных федеральным законом ограничений на информацию. Жалоба на действие (бездействие) должностного лица архива главеТайгинского городского округа. Результатом досудебного (внесудебного) обжалования является ответзаявителю. Заявителю направляется сообщение о принятом решении идействиях, осуществленных в соответствии с принятым решением. Жалобасчитается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в нейвопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ по существупоставленных вопросов. 5.3. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в рассмотрениижалобы (претензии) либо приостановления ее рассмотрения - отсутствие достаточных для рассмотрения запроса сведений озаявителе - направление запроса в другой архив или организацию, гдехранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этомзаявителя в течение 7 рабочих дней с момента регистрации; - приостановление исполнения запроса в связи с недостаточнымиисходными данными и необходимостью предоставления в архивдополнительных сведений, с уведомлением об этом заявителя в течение 7дней с момента регистрации; - отказ в исполнении запроса с уведомлением об этом заявителя втечение 5 рабочих дней с момента регистрации. 5.4. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного)обжалования является не рассмотрение или рассмотрение ненадлежащимобразом жалобы заявителя. 5.5. Права заинтересованных лиц на получение информации идокументов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы(претензии) Любое, заинтересованное лицо имеет право, в установленномпорядке, обратится в архив для получения необходимой информации идокументов (при их наличии), необходимых для рассмотрения жалобы(претензии). 5.6. Исполнительные органы государственной власти Кемеровскойобласти и должностные лица, которым может быть адресована жалоба(претензия) заявителя в досудебном (внесудебном) порядке Жалоба (претензия) заявителя в досудебном (внесудебном) порядкеможет быть адресована: - курирующему архивную службу зам. главы города - управляющемуделами администрации ТГО - главе ТГО - начальнику архивного управления Кемеровской области - зам. Губернатора, курирующего архивную службу - Губернатору Кемеровской области 5.7. Сроки рассмотрения жалобы (претензии) Рассмотрение жалоб (претензий) проводится в соответствии сФедеральным законом от 02.05.2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотренияобращений граждан Российской Федерации" 5.8. Результат досудебного (внесудебного) обжалования,применительно к каждой процедуре, либо инстанции обжалования По результатам рассмотрения жалобы архив принимает одно изрешений: - удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятогорешения, исправления допущенных ошибок в выданных в результатепредоставления муниципальной услуги документах, - отказывает в удовлетворении жалобы. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю вписьменной форме и, по желанию заявителя, в электронном виде,направляется ответ о результатах рассмотрения жалобы. Приложение N 1 к административному регламенту Образец заявления на предоставление муниципальной услуги Муниципальный архив Тайгинского городского округа Заведующему (Ф.И.О. заявителя) проживающего (ей) ____________ ______________________________ Контактный телефон ___________ Заявление Прошу выдать архивную копию (справку, выписку) __________________ _________________________________________________________________ (указать вид документа) _________________________________________________________________ (содержание обращения) _________________________________ _______________________________ Дата заполнения Подпись Исполненный документ получен _________________ __________________ (дата) (подпись) Приложение N 2 к административному регламенту ________________________________ (название архива) ________________________________ (адрес, почтовый индекс, Адресат ________________________________ телефон, факс) Архивная справка __________________ N ______________ (дата) На N __________ от ___________ Текст справки Основание: Исполнитель Руководитель архива _____________________ _______________________ Подпись Расшифровка подписи Печать Форма архивной справки Формат А4 (210 x 297) Приложение N 3 к административному регламенту БЛОК-СХЕМА ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ ДЕЙСТВИЙ АРХИВА ПРИ ПРЕДОСТАВЛЕНИИ АРХИВОМ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ИСПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСОВ ГРАЖДАН И ОРГАНИЗАЦИЙ ПО ДОКУМЕНТАМ АРХИВНЫХ ФОНДОВ"* _______________ * Не приводится Приложение N 4 к административному регламенту ____________________________________ (ФИО руководителя администрации ТГО) ____________________________________ (ФИО заявителя) Жалоба на нарушение требований регламента предоставления муниципальной услуги Я, _____________________________________________________________, (ФИО заявителя) проживающий по адресу __________________________________________, (индекс, город, улица, дом, квартира) подаю жалобу от имени ___________________________________________ (своего, или ФИО лица, которого представляет заявитель) на нарушение регламента предоставления муниципальной услуги _____ ________________________________________________________________, допущенное ______________________________________________________ (наименование структурного подразделения администрации ТГО,допустившего нарушение регламента) в части следующих требований: 1. ______________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ (описание нарушения, в т. ч. участники, место, дата и времяфиксации нарушения) 2. ______________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ (описание нарушения, в т. ч. участники, место, дата и времяфиксации нарушения) 3. ______________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ (описание нарушения, в т. ч. участники, место, дата и времяфиксации нарушения) До момента подачи настоящей жалобы мною (моим доверителем) былииспользованы следующие способы обжалования вышеуказанных нарушений: обращение к сотруднику структурного подразделения администрацииТГО, оказывающего услугу ____________________________________ (да/нет) Для подтверждения представленной мной информации у меня имеютсяследующие материалы: 1. ______________________________________________________________ 2. ______________________________________________________________ 3. ______________________________________________________________ Достоверность представленных мною сведений подтверждаю. ФИО паспорт серия _________ N ____________ выдан ____________________ дата выдачи _____________________________________________________ контактный телефон _________________________ подпись дата