Постановление Администрации г. Прокопьевска от 30.12.2010 № 64-п
Об утверждении административного регламента предоставления первоочередной муниципальной услуги архивного отдела администрации города Прокопьевска в электронном виде
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ КЕМЕРОВСКАЯ ОБЛАСТЬ АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПРОКОПЬЕВСКА ПОСТАНОВЛЕНИЕот 30.12.10 N 64-пг. ПрокопьевскОб утверждении административногорегламента предоставленияпервоочередной муниципальнойуслуги архивного отделаадминистрации города Прокопьевскав электронном виде На основании Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ"Об архивном деле в Российской Федерации", Постановления администрациигорода Прокопьевска от 10.06.2010 N 19-п "Об утверждении перечняпервоочередных муниципальных услуг (функций), предоставляемых органамиместного самоуправления в электронном виде, а также услуг,предоставляемых в электронном виде муниципальными учреждениями городаПрокопьевска": 1. Утвердить прилагаемый административный регламентпредоставления первоочередной муниципальной услуги "Выдача копийархивных документов, подтверждающих право на владение землей" согласноприложению. 2. Пресс-секретарю главы города (Л.А. Ермолович) опубликоватьнастоящее постановление в газете "Диалог". Начальнику отделаинформационных технологий (А.А. Семыкин) разместить настоящеепостановление в регистре муниципальных нормативных правовых актовКемеровской области и на официальном сайте администрации городаПрокопьевска в сети Интернет. 3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить науправляющего делами, руководителя аппарата М.А. Шкарабейникова. Глава города Прокопьевска В. Гаранин Приложение к постановлению администрации города Прокопьевска от 30.12.2010 N 64-п АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ по предоставлению архивным отделом администрации города Прокопьевска первоочередной муниципальной услуги "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей" в электронном виде 1. Общие положения 1.1. Наименование муниципальной услуги 1.1.1. Административный регламент предоставления архивным отделоммуниципальной услуги "Выдача копий архивных документов, подтверждающихправо на владение землей" (далее - муниципальная услуга) разработан вцелях повышения результативности и качества открытости и доступностипредоставления муниципальной услуги, определяет сроки ипоследовательность действий (административных процедур) приосуществлении полномочий по предоставлению муниципальной услуги. 1.2. Орган по предоставлению муниципальной услуги 1.2.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляетсяархивным отделом администрации города Прокопьевска (далее - архивныйотдел). При предоставлении муниципальной услуги специалисты архивногоотдела взаимодействуют с органами местного самоуправления городаПрокопьевска, с предприятиями, учреждениями и др. 1.3. Нормативные правовые акты, регулирующие предоставлениемуниципальной услуги 1.3.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется всоответствии нормативными правовыми актами: - Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле вРоссийской Федерации"; - Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядкерассмотрения обращений граждан Российской Федерации"; Законом Кемеровской области от 26.03.2007 N 35-ОЗ "Об архивномделе"; приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РоссийскойФедерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организациихранения, комплектования, учета и использования документов Архивногофонда Российской Федерации и других архивных документов вгосударственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках,организациях Российской академии наук". 1.4. Описание результатов предоставления муниципальной услуги 1.4.1. Результатом предоставления муниципальной услуги являются: - архивная выписка, архивная копия; - уведомление о переадресовании запроса в организации,учреждения, в которых находятся на хранении документы, необходимые дляисполнения запроса; - отказ в рассмотрении запроса. Процедура рассмотрения запроса завершается путем направлениягражданину, организации результата рассмотрения запроса в письменнойформе. 1.5. Заявители, имеющие право на взаимодействие с архивнымотделом при предоставлении муниципальной услуги 1.5.1. Муниципальная услуга предоставляется физическим июридическим лицам, обращающимся на законных основаниях в архивныйотдел (далее - заявители). Заявителями, имеющими право на взаимодействие с архивным отделомпри предоставлении муниципальной услуги, являются заявители,обратившиеся лично и (или) направившие индивидуальные и коллективныезапросы в архив. 2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги 2.1. Порядок информирования о муниципальной услуге 2.1.1. Место нахождения архивного отдела и его почтовый адрес: 653033, город Прокопьевск, ул. Ноградская, 18. 2.1.2. Телефон для справок: (8-384) 62-34-01. 2.1.3. График работы архивного отдела: понедельник - четверг: 8.30-17.30; пятница: 8.30-15.00; обеденный перерыв: 12.00-12.45; суббота-воскресенье: выходные дни. 2.1.4. Прием заявителей специалистами архивного отделаосуществляется в соответствии с графиком приема. Вывеска с графикомприема размещается при входе в архивный отдел. 2.1.5. Прием граждан, обратившихся с запросами, проводит ведущийспециалист, или замещающий его работник без предварительной записи. Время приема граждан: вторник, четверг: 8.30-12.00; 13.00-17.00. Комната для приема граждан расположена сразу у входа в зданиеархива. 2.1.6. Информирование по процедуре предоставления муниципальнойуслуги производится: - по телефону; - по письменным обращениям в архивный отдел; - посредством личного обращения в архивный отдел. 2.1.7. При ответах на телефонные звонки сотрудники архивногоотдела информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ нателефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени,отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок. 2.1.8. В случае, если для подготовки ответа требуетсяпродолжительное время, сотрудник, осуществляющий устноеинформирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться занеобходимой информацией в письменном виде либо назначить другоеудобное для заинтересованного лица время для устного информирования (сучетом графика работы архивного отдела). 2.1.9. При информировании посредством личного обращения сотрудникархивного отдела обязан принять заинтересованное лицо в соответствии сграфиком приема граждан. 2.1.10. При информировании по письменным запросам ответ впростой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества,номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправленияв адрес заинтересованного лица. 2.1.11. Муниципальная услуга предоставляется на бесплатнойоснове. 2.2. Сроки предоставления муниципальной услуги 2.2.1. Запрос подлежит обязательной регистрации в деньпоступления его в архивный отдел. 2.2.2. Запросы заявителей, поступившие в архивный отдел,рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. Висключительных случаях начальник архивного отдела вправе продлить срокрассмотрения запроса на 30 дней, уведомив об этом заявителя. 2.2.3. При поступлении в архивный отдел запросов заявителей,которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительныхсведений или уточнений, архивный отдел в 7-дневный срок запрашивает уавтора запроса эти уточнения и дополнительные сведения. 2.2.4. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архивномотделе документов, в течение 5 рабочих дней с момента регистрациинаправляется в другой архив, где хранятся необходимые архивныедокументы, с уведомлением об этом заявителя. 2.3. Перечень оснований для приостановления предоставлениямуниципальной услуги либо отказа в предоставлении муниципальной услуги 2.3.1. Критерии принятия решения об отказе в исполнении запроса: - если в запросе не указана фамилия, имя или отчество гражданина,направившего запрос, и почтовый адрес, по которому должен бытьнаправлен ответ; - если текст письменного запроса не поддается прочтению, ответ назапрос не дается, и он не подлежит направлению на рассмотрение, о чемсообщается гражданину, направившему запрос, если его фамилия ипочтовый адрес поддаются прочтению; - от заявителя поступило заявление о прекращении исполнениязапроса. 2.3.2. Основаниями для приостановления рассмотрения запроса могутбыть: - недостаточная информация от заявителя; - недостающие документы. В этом случае лицо, ответственное за исполнение запроса,направляет за подписью начальника архивного отдела просьбу опредоставлении требуемой информации. Решение о приостановлениирассмотрения запроса принимается начальником архивного отдела втечение 5 рабочих дней с момента его регистрации до момента получениядополнительных сведений, если это требуется для исполнения запроса. 2.4. Требования к местам предоставления муниципальной услуги 2.4.1. Помещение для предоставления муниципальной услугиразмещаются в здании архивного отдела. Оснащено телефоном. Здание, вкотором предоставляется муниципальная услуга, оборудовано: - средствами пожаротушения; - средствами оказания первой медицинской помощи (аптечкой); - тревожной кнопкой. В здании отдела имеется сектор для ожидания и приема заявителей.Сектор ожидания оборудован стульями, столом. 2.4.2. Рабочие места специалистов, предоставляющих муниципальнуюуслугу, оборудованы компьютерами и оргтехникой, позволяющимисвоевременно и в полном объеме организовать предоставлениемуниципальной услуги. 2.4.3. Ответственным за предоставление муниципальной услуги,выделяются бумага, расходные материалы и канцтовары в количестве,достаточном для предоставления муниципальной услуги. 2.4.4. Организация приема по информированию о предоставлениимуниципальной услуги осуществляется сотрудниками архивного отдела нарабочем месте в соответствии с графиком работы (подпункт 2.1.5.). 2.4.5. Специалист отдела обязан предложить гражданинувоспользоваться стулом, находящимся рядом с рабочим местом данногоспециалиста. 2.5. Перечень необходимых для предоставления муниципальной услугидокументов 2.5.1. Основанием для предоставления муниципальной услугиявляется письменный запрос заявителя в адрес архивного отдела. 2.5.2. В запросе необходимо указать сведения, необходимые для егоисполнения: - сведения о заявителе, в том числе: фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) физического лицаили наименование юридического лица; почтовый адрес, по которому должныбыть направлены ответы или уведомление о переадресации запроса; - изложение существа запроса (сведения, необходимые дляисполнения запроса): - дополнительно указываются: номер и дата распорядительногодокумента, подтверждающего право владения землей; дата постройкистроения или отвода земельного участка под строительство жилого домаили индивидуального гаража; фамилия, имя, отчество владельца землей;адрес строения. - личная подпись и дата. Для исполнения запроса могут быть запрошены дополнительныесведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых дляисполнения запроса (домовые книги и т.д.). В случае необходимости заявитель прилагает к письменному запросусоответствующие документы и материалы либо их копии. 3. Административные процедуры 3.1. Описание последовательности действий при предоставлениимуниципальной услуги 3.1.1. Организация предоставления муниципальной услуги включает всебя следующие административные процедуры: - регистрация запросов; - поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов; - оформление архивных выписок и архивных копий; - выдача или отправка архивных выписок и архивных копий. 3.1.1.1. Регистрация запросов 3.1.1.1.1. Поступившие в архивный отдел письменные запросызаявителей регистрируются в день поступления в установленном порядке. Регистрация запроса является основанием для начала действий попредоставлению муниципальной услуги. 3.1.1.1.2. Результатом административного действия являетсяпроставление на запросе регистрационного номера и даты регистрации. 3.1.1.2. Поиск архивных документов, необходимых для исполнениязапросов 3.1.1.2.1. Специалисты архивного отдела при помощи имеющегосянаучно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов определяютархивные шифры документов, необходимых для исполнения запросов. 3.1.1.2.2. Специалисты в соответствии с архивными шифрамиполучают из архивохранилищ необходимые для исполнения запросов дела иприступают к исполнению запроса. По окончании исполнения запроса всеполученные дела сдаются в архивохранилище. 3.1.1.2.3. Результатом административного действия являетсяполучение необходимых документов из архивохранилищ. 3.1.1.3. Оформление архивных выписок и архивных копий 3.1.1.3.1. Архивная выписка составляется с обозначением названияинформационного документа "Архивная выписка". 3.1.1.3.1.1. В архивной выписке название архивного документа, егономер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстовархивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные позапросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в текстеархивного документа отдельных слов обозначаются многоточием. В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующиеоговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных,исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждениятекста и т.д. Отдельные слова и выражения подлинного документа,вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами: "так втексте оригинала", "так в документе". После текста архивной выпискиуказываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивногодокумента. Идентичность подлиннику выданных по запросам архивных выписокзаверяется подписью начальника и печатью архивного отдела. 3.1.1.3.1.2. На обороте каждого листа архивной копиипроставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивногодокумента. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копиязаверяется печатью и подписью начальника архивного отдела. 3.1.1.3.1.3. При отсутствии документов, необходимых дляисполнения запроса, составляется отрицательный ответ на бланке архива.В ответе излагается причина, по которой не представляется возможнымвыдать истребуемый документ. При необходимости ответ заверяетсяпечатью. 3.1.1.3.2. Архивные выписки и архивные копии оформляются нагосударственном языке Российской Федерации (русском). 3.1.1.3.3. Результатом административного действия являетсяподготовленная и соответствующим образом оформленная архивная выписка,архивная копия. Срок оформления архивной выписки, архивной копии недолжен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. 3.1.1.4. Отправка и выдача архивных выписок и архивных копий,ответов на запрос: 3.1.1.4.1. Архивная выписка и архивная копия, предназначенные длянаправления заявителям, включая ответы об отсутствии запрашиваемыхсведений, выдаются лично в руки заявителям в назначенный день иливысылаются архивным отделом на следующий день после их оформления попочте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей. 3.1.1.4.2. Ответы на письменные запросы заявителей, поступившиепо почте, направляются в письменном виде по почте. В случаепоступления коллективного письменного запроса заявителей ответ наобращение направляется в адрес заявителя, указанного в запросе первым,если в запросе не указан иной адресат для ответа. 3.1.1.4.3. Сведения, содержащие персональные данные о третьихлицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности,заверенной в установленном порядке. 3.1.1.4.4. Рассмотрение запроса считается законченным, если понему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован орезультатах рассмотрения. 3.1.1.4.5. Результатом административного действия являетсяроспись заявителя (или его доверенного лица) о получении архивнойвыписки, архивной копии с указанием даты получения. 4. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятиемрешений 4.1. Порядок осуществления текущего контроля за исполнениемдолжностными лицами положений административного регламента 4.1.1. Контроль за своевременным предоставлением муниципальнойуслуги осуществляет начальник архивного отдела. 4.1.2. Начальник архивного отдела несет персональнуюответственность за объективность и всесторонность подготовки ответа напоступившие запросы, соблюдение сроков их исполнения, своевременностьпродления сроков исполнения запросов, содержание подготовленногоответа. 4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановыхпроверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги, в т.ч. порядок и формы контроля за полнотой и предоставлениеммуниципальной услуги 4.2.1. Начальник отдела осуществляет контроль за предоставлениеммуниципальной услуги архивом. 4.2.2. Контроль за полнотой и качеством предоставлениямуниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление иустранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений иподготовку ответов на запросы заявителей, содержащих жалобы нарешения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела. 4.3. Ответственность специалистов при предоставлениимуниципальной услуги 4.3.1. Специалисты архивного отдела, предоставляющиемуниципальную услугу несут ответственность в соответствии сзаконодательством Российской Федерации за: - неправомерный отказ в приеме или исполнении запросов; - действие или бездействие, ведущее к нарушению прав и законныхинтересов заявителя; - нарушение срока и порядка регистрации запросов, ихрассмотрения; - принятие заведомо необоснованного незаконного решения; - предоставление недостоверной информации; - разглашение сведений о частной жизни гражданина (без егосогласия); - сохранность находящихся у них на регистрации, рассмотрениизапросов и документов, связанных с их исполнением. 5. Порядок обжалования действий (бездействий) должностного лица,а также принимаемого им решения при предоставлении муниципальнойуслуги 5.1. По результатам предоставления муниципальной услугиорганизации и граждане имеют право на обжалование решений, принятых входе предоставления муниципальной услуги, действий или бездействиядолжностного лица, предоставляющего муниципальную услугу, в досудебноми в судебном порядке. Управляющий делами, руководитель аппарата М.А. Шкарабейников