Постановление Главы г. Тайги от 14.05.2013 № 333-п
Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива"
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ КЕМЕРОВСКАЯ ОБЛАСТЬ ГЛАВА ТАЙГИНСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 14.05.13 N 333-пг. ТайгаОб утверждении административногорегламента по предоставлениюмуниципальной услуги "Оказаниеметодической и практическойпомощи представителям организаций,предприятий по ведениюделопроизводства и формированиюведомственного архива" На основании Постановления главы Тайгинского городского округа от20.02.2012 г. N 106-П "О Порядке разработки административныхрегламентов оказания муниципальных услуг": 1. Утвердить прилагаемый административный регламент попредоставлению муниципальной услуги "Оказание методической ипрактической помощи представителям организаций, предприятий по ведениюделопроизводства и формированию ведомственного архива". 2. Заведующему архивным отделом (Бедаревой А.Г.) обеспечитьисполнение административного регламента. 3. Разместить настоящее постановление на официальном сайтеадминистрации Тайгинского городского округа. 4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить назаместителя главы Тайгинского городского округа - управляющий деламиС.А. Прохорову. Глава Тайгинского городского округа Е.П. Гуляева УТВЕРЖДЕН постановлением Главы Тайгинского городского округа от 14.05.2013 N 333-п АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива" 1. Общие положения 1.1. Административный регламент по предоставлению муниципальнойуслуги "Оказание методической и практической помощи представителяморганизаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированиюведомственного архива" (далее - методическая помощь организациям)разработан в целях совершенствования постановки делопроизводства ворганизациях и функционирования ведомственных архивов, установленияпорядка оказания муниципальной услуги, а также порядка взаимодействияархивного отдела администрации Тайгинского городского округа (далее -архив) с органами местного самоуправления, гражданами, организациямипо предоставлению муниципальной услуги. Административный регламент определяет последовательность действий(административных процедур) при осуществлении полномочий поорганизации процесса предоставления указанной муниципальной услуги,включающей информирование, консультирование, передачу документов напостоянное хранение в архив. 1.2. Получателями муниципальной услуги являются органыгосударственной власти, органы местного самоуправления, юридическиелица, организации, обращающиеся на законных основаниях в архив дляполучения и использования необходимой информации. В ходе оказаниямуниципальной услуги архив взаимодействует с архивным управлениемКемеровской области. 1.3. Предоставление муниципальной услуги осуществляется архивнымотделом администрации Тайгинского городского округа. Местонахождение архива и его почтовый адрес: 652401, Кемеровскаяобласть, г. Тайга, ул. 40 лет Октября, 23, кабинет N 42; - контактный телефон: 8(38448) 2-17-37; - адрес Интернет-сайта администрации Тайгинского городскогоокруга - www.adm-tayga.su - адрес электронной почты архива - archive@adm-tayga.su 1.4. График работы архива: Среда, вторник, четверг - 10.00-12.00, 14.00-16.00 Понедельник, пятница - неприемные дни Обед - 12.00-13.00 Суббота, воскресенье - выходные дни. В предпраздничные рабочие дни время работы архива сокращается всоответствии с законодательством Российской Федерации. Прием заявителей должностным лицом архива осуществляется всоответствии с графиком приема. Вывеска с графиком приема размещаетсяу входа в архив. 2. Стандарт предоставления муниципальной услуги 2.1. Наименование муниципальной услуги - "Оказание методической ипрактической помощи представителям организаций, предприятий по ведениюделопроизводства и формированию ведомственного архива". 2.2. Предоставление муниципальной услуги осуществляется архивнымотделом администрации Тайгинского городского округа. 2.3. Результат предоставления муниципальной услуги: - инструкции по делопроизводству организаций; - положения об экспертных комиссиях; - положения об архивах организаций; - номенклатуры, подготовленные описи, утвержденные экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) администрации Тайгинскогогородского округа; - описанные документы, упорядоченно хранящиеся в организации; - оформленные документы, сдающиеся на хранение в муниципальныйархив; - акты о выделении к уничтожению документов, неподлежащиххранению. 2.4. Срок предоставления муниципальной услуги: 2.4.1. Предоставление муниципальной услуги и отправка (выдача)документов, являющихся результатом предоставлении услуги,осуществляется в течение 20 дней со дня регистрации документа, наосновании которого предоставляется муниципальная услуга. 2.4.2. В необходимых случаях заведующий архивом продлевает срокпредоставления муниципальной услуги на 30 дней. 2.5. Предоставление муниципальной услуги осуществляется всоответствии со следующими нормативными правовыми актами: - Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993 (Российскаягазета, 25.12.1993, N 237); - Гражданским кодексом Российской Федерации; - Федеральным законом от 06.10.2003г N 131-ФЗ "Об общих принципахорганизации местного самоуправления в Российской Федерации"; - Федеральным законом от 27.07.2010г. N 210-ФЗ "Об организациипредоставления государственных и муниципальных услуг"; - Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле вРоссийской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации,2004 г., N 43, ст. 4169); - Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядкерассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собраниезаконодательства Российской Федерации, 2006г., N 19, ст. 2060); - Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации,информационных технологиях и о защите информации" (Собраниезаконодательства Российской Федерации, 2006 г., N 31, ст. 3448); - Приказом Министерства культуры и массовых коммуникацийРоссийской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правилорганизации хранения, комплектования, учета и использования документовАрхивного фонда Российской Федерации и других архивных документов вгосударственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках,организациях Российской академии наук" (Зарегистрирован в Министерствеюстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059,Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти,N 20, 14.05.2007); - Законом Кемеровской области от 26.03.2007 N 135-ОЗ "Об архивномделе"; - Уставом города Тайга; - Положением об архивном отделе администрации Тайгинскогогородского округа. 2.6. Документом, который является основанием для предоставлениямуниципальной услуги в соответствии с настоящим регламентом, являетсязаявление (приложение N 1) В заявлении должны быть указаны: наименование организации илидолжностное лицо, в адрес которого направляется запрос, темыделопроизводства и архивного дела, интересующие заявителя вопросы. Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услугиявляется заявление, содержащее вопросы, не входящие в компетенциюархива. 2.7. Муниципальная услуга предоставляется: - непосредственно сотрудником архива при личном обращении; - по письменному обращению заявителя; - с использованием средств почтовой и телефонной связи; - по электронной почте. При консультировании пользователей по телефону и на личном приемедолжностные лица архива дают исчерпывающую информацию по вопросаморганизации оказания методической помощи организациям. При информировании по письменным обращениям пользователей, в томчисле направленным по электронной почте, по процедуре предоставлениямуниципальной услуги ответ на обращение направляется почтой или пофаксу в адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со днярегистрации обращения. 2.8. Основными требованиями к информированию заявителей являются: - четкость изложения информации; - полнота информирования; - оперативность предоставления информации. 2.9. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно. 2.10. Требования к местам предоставления муниципальной услуги -для приема заявителей, заполнения необходимых для получениямуниципальной услуги документов отводятся места, оборудованныестульями, столами для возможности оформления документов,обеспечиваются ручками, бланками документов. 2.11. Должностное лицо, непосредственно обеспечивающеепредоставление муниципальной услуги - заведующий архивным отделом. 2.12. Требования к форме и характеру взаимодействия специалистовархив с заявителями. 2.12.1 Архив вправе: - требовать от учреждений-источников комплектования своевременнойпередачи в архив документов в упорядоченном состоянии; - контролировать правила работы с документами в учреждениях -источниках комплектования архива; - запрашивать от учреждений-источников комплектования необходимыедля работы архива сведения. 3. Административные процедуры (состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме) 3.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себяследующие административные процедуры: 3.1.1. Консультирование специалистами архива по ведениюделопроизводства и формированию ведомственного архива по вопросам: - составления номенклатуры дел; - составления исторической справки (предисловие к описи); - составления описей дел; - составления актов о выделении документов к уничтожению; - в оказании помощи в оформлении дел для сдачи на хранение вархив. 3.2. Поступившие в архив письменные обращения заявителейрегистрируются в день поступления в установленном порядке. 3.2.1. Регистрация письменного обращения является основанием дляначала действий по предоставлению муниципальной услуги. 3.3. Рассмотрение обращения и подготовка ответа. 3.3.1. Основанием для начала административного действия являетсяобращение об оказании методической и практической помощи по ведениюделопроизводства и формированию ведомственного архива. 3.3.2. Ответственным за рассмотрение обращения и подготовкуответа является заведующий архивом. 3.3.3. Обращения рассматриваются специалистами непосредственно насвоем рабочем месте или с выездом на место оказания услуги. 3.3.4. Специалисты подготавливают ответ в зависимости от объемаобращения. 3.3.5. Критериями принятия решения при рассмотрении обращения иподготовки ответа являются соответствие поставленных в обращениивопросов компетенции архива и отсутствие оснований для отказа висполнении муниципальной услуги. 3.3.6. Результатом выполнения административного действия порассмотрению обращения и подготовке ответа являются: - составление номенклатуры дел; - составление исторической справки (предисловие к описи); - составление описей дел; - составление актов о выделении документов к уничтожению; - помощь в оформлении дел для сдачи на хранение в архив. 3.4. Рассмотрение обращения, поступившего в ходе личного приема. 3.4.1. Основанием для начала административного действия являетсяличный прием заявителя. 3.4.2. Должностным лицом, ответственным за личный приемзаявителя, является заведующий архивом. 3.4.3. Прием заявителя специалистами архив осуществляется вкабинете заведующего архивом. 3.4.4. В целях обеспечения конфиденциальности сведений озаявителях специалисты архива ведут прием одновременно только одногозаявителя. 3.4.5. Во время личного приема специалисты архива, осуществляющиеличный прием, выслушивают устное обращение заявителя. 3.4.6. По окончании приема сотрудники архива информируютзаявителя о сроках оказания методической помощи. 3.4.7. Результатами выполнения административного действия поличному приему заявителя являются полученные заявителем исчерпывающиесведения для ведения делопроизводства и формирования ведомственногоархива. 3.5. Настоящий Административный регламент является обязательнымдля исполнения специалистами, участвующими в предоставлениимуниципальной услуги. 4. Формы контроля за исполнением Административного регламента 4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий,определенных административными процедурами по предоставлениюмуниципальной услуги, и принятием решений сотрудниками архиваосуществляется их непосредственным руководителем, а также лицами,ответственными за организацию работы по предоставлению муниципальнойуслуги. 4.2. Специалисты архива, ответственные за исполнениемуниципальной услуги, несут персональную ответственность за соблюдениепорядка, сроков, полноту и качество исполнения муниципальной услуги.Персональная ответственность специалистов закрепляется в ихдолжностных инструкциях в соответствии с требованиямизаконодательства. 4.3. Контроль исполнения муниципальной услуги включает в себявыявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятиерешений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащиежалобы на решения, действия (бездействие) специалистов архива. 5. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги 5.1. Порядок обжалования действий (бездействий) и решений,осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги. Заявители вправе обратиться с жалобой на действия (бездействие) ирешения, принятые должностным лицом архива при предоставлениимуниципальной услуги, устно или письменно непосредственно к главеадминистрации ТГО. 5.2. Предмет досудебного (внесудебного) обжалования. Каждый заявитель, который считает, что его запрос рассмотренненадлежащим образом, имеет право подать жалобу на должностное лицоархива. В письменной жалобе указываются: - полное наименование органа или организации; фамилия, имя,отчество физического лица; - почтовый адрес; - предмет жалобы; - подпись и дата. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 15 дней содня регистрации. Каждый заявитель имеет право получить, а должностное лицо архиваобязано ему предоставить возможность ознакомления с документами иматериалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, еслинет установленных федеральным законом ограничений на информацию. Жалоба на действие (бездействие) должностного лица архиваподается Главе администрации ТГО. Результатом досудебного (внесудебного) обжалования является ответзаявителю. Заявителю направляется сообщение о принятом решении идействиях, осуществленных в соответствии с принятым решением. Жалобасчитается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в нейвопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ по существупоставленных вопросов. 5.3. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в рассмотрениижалобы (претензии) либо приостановления ее рассмотрения: - отсутствие достаточных для рассмотрения запроса сведений озаявителе - направление запроса в другой архив или организацию, гдехранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этомзаявителя в течение 7 рабочих дней с момента регистрации; - приостановление исполнения запроса в связи с недостаточнымиисходными данными и необходимостью предоставления в архивдополнительных сведений, с уведомлением об этом заявителя в течение 5дней с момента регистрации; - отказ в исполнении запроса с уведомлением об этом заявителя втечение 5 рабочих дней с момента регистрации. Порядок судебного обжалования: каждый заявитель имеет правообратиться с жалобой в суды общей юрисдикции, если считает, чтонеправомерными действиями (решениями) муниципального служащего архиванарушены его права и свободы, в сроки, установленные законодательствомРоссийской Федерации. 5.4. Основания для начала процедуры досудебного (внесудебного)обжалования Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного)обжалования является не рассмотрение или рассмотрение ненадлежащимобразом жалобы заявителя. 5.5. Права заинтересованных лиц на получение информации идокументов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы(претензии) Любое, заинтересованное лицо имеет право, в установленномпорядке, обратится в архив для получения необходимой информации идокументов (при их наличии), необходимых для рассмотрения жалобы(претензии). 5.6. Исполнительные органы государственной власти Кемеровскойобласти и должностные лица, которым может быть адресована жалоба(претензия) заявителя в досудебном (внесудебном) порядке Жалоба (претензия) заявителя в досудебном (внесудебном) порядкеможет быть адресована: - курирующему архивную службу заместителю Главы города -управляющего делами; - главе ТГО; - начальнику архивного управления Кемеровской области; - зам. Губернатора, курирующего архивную службу; - Губернатору Кемеровской области. 5.7. Жалоба, поступившая в орган, предоставляющий муниципальнуюуслугу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделеннымполномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих днейсо дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа,предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа,предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителялибо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случаеобжалования нарушения установленного срока таких исправлений - втечение пяти рабочих дней со дня ее регистрации. 5.8. Результат досудебного (внесудебного) обжалования,применительно к каждой процедуре, либо инстанции обжалования По результатам рассмотрения жалобы архив принимает одно изрешений: - удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятогорешения, исправления допущенных ошибок в выданных в результатепредоставления муниципальной услуги документах; - отказывает в удовлетворении жалобы. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю вписьменной форме и, по желанию заявителя, в электронном виде,направляется ответ о результатах рассмотрения жалобы. Приложение N 1 к административному регламенту Форма заявления, необходимого для предъявления в архивный отдел в целях исполнения муниципальной услуги Заведующему архивным отделом администрации Тайгинского городского округа ___________________________________ (фамилия, имя, отчество физического или должностного лица) ___________________________________ ___________________________________ адрес заявителя: __________________ ___________________________________ контактный телефон: _______________ ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу оказать помощь (провести консультацию) __________________________________________________________________________________________ (краткое изложение вопроса, цель)________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ (перечень прилагаемой документации) Дата ______________ Подпись __________