Постановление Коллегии Администрации Промышленновского района от 07.12.2010 № 97
Об утверждении административного регламента исполнения муниципальной функции "Организация хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов"
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ КЕМЕРОВСКАЯ ОБЛАСТЬ КОЛЛЕГИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ПРОМЫШЛЕННОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ПОСТАНОВЛЕНИЕот 07.12.10 N 97пгт. ПромышленнаяОб утверждении административногорегламента исполнения муниципальнойфункции "Организация хранения,комплектования, учета и использованияархивных документов и архивных фондов" На основании Постановления Коллегии АдминистрацииПромышленновского муниципального района от 18.12.2010 N 69"Об утверждении порядка разработки и утверждения административныхрегламентов оказания муниципальных услуг в Промышленновскоммуниципальном районе" 1. Утвердить административный регламент исполнения муниципальнойфункции "Организация хранения, комплектования, учета и использованияархивных документов и архивных фондов" согласно приложению. 2. Организационному отделу (Белоус Л.И.) опубликовать настоящеепостановление в газете "Эхо" и разместить на сайте администрацииПромышленновского муниципального района в сети Интернет. 3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить назаместителя Главы района по организационно-территориальным вопросамЛ.Н. Иванову. 4. Постановление вступает в силу со дня опубликования. И.о. Главы района В.А. Еремеев Приложение к постановлению Коллегии администрации Промышленновского муниципального района от 07.12.2010 N 97 Административный регламент исполнения муниципальной функции "Организация хранения, комплектования учета и использования архивных документов и архивных фондов" 1. Общие положения Административный регламент по исполнению муниципальной функции поорганизации хранения архивных документов и архивных фондов (далее -Регламент) определяет сроки исполнения и последовательность действий(административные процедуры) в процессе реализации по исполнениюархивным отделом администрации Промышленновского муниципального районамуниципальной функции. 1.1. Наименование муниципальной функции Муниципальная функция "Организация хранения архивных документов иархивных фондов" включает в себя: - хранение архивных документов и архивных фондов, являющихсямуниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фондаКемеровской области, в том числе архивных документов поселенийПромышленновского муниципального района; - хранение документов по личному составу организаций, не имеющихправопреемника, действовавших на территории Промышленновскогомуниципального района; - хранение учетных документов, архивных справочников и другихматериалов, необходимых для осуществления деятельности архивногоотдела. 1.2. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих исполнениемуниципальной функции Исполнение муниципальной функции по ведению организации храненияархивных документов и архивных фондов осуществляется в соответствии снормативными правовыми актами п. 16 ч. 1 ст. 15 Федерального закона от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Обобщих принципах организации местного самоуправления в РоссийскойФедерации" - Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле вРоссийской Федерации" - Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения,комплектования, учета и использования документов Архивного фондаРоссийской Федерации и других архивных документов в государственных имуниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российскойакадемии наук" - Законом Кемеровской области от 26.03.2007 N 35-ОЗ "Об архивномделе" - Законом Кемеровской области от 13.10.2005 N 105-ОЗ "О наделенииорганов местного самоуправления отдельными государственнымиполномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованиюдокументов Архивного фонда Кемеровской области" 1.3. Наименование органа исполнительной власти, непосредственноисполняющего муниципальную функцию Исполнение муниципальной функции осуществляется архивным отделомадминистрации Промышленновского муниципального района (далее -архивный отдел). Технологическое обеспечение исполнения муниципальнойфункции осуществляется во взаимодействии с архивным управлениемКемеровской области, делопроизводственными службами организаций,предприятий, учреждений - источников комплектования архивного отдела.Результатом исполнения муниципальной функции является обеспечениесохранности архивных документов в нормальном физическом состоянии,исключающее их хищение и утрату. 2. Требования к порядку исполнения муниципальной функции Порядок информирования об исполнении муниципальной функции Исполнение муниципальной функции не связано с письменным илиустным запросом заявителя. Архивные документы организаций, предприятий, учреждений -источников комплектования архивного отдела принимаются на хранение вархивный отдел в соответствии с графиком комплектования архивногоотдела архивными документами, утвержденным заместителем главыПромышленновского муниципального района поорганизационно-территориальным вопросам. Исполнение муниципальной функции осуществляется на постояннойоснове. Исполнение муниципальной функции осуществляется начальникомархивного отдела. Хранение документов, принятых от организаций по их просьбедосрочно, а также временное (депозитарное) хранение документоворганизаций в архивном отделе, имеющих статус юридического лица,осуществляется на договорной основе. Место нахождения архивного отдела и его почтовый адрес: 652380,пгт. Промышленная, ул. Коммунистическая, д. 23а Распорядок работы: ежедневно с 8.30 до 17.30, перерыв с 13.00 до14.00, выходной: суббота, воскресенье. Телефоны для справок: 7-45-63, 7-42-46 3. Административные процедуры Организация исполнения муниципальной функции включает в себяследующие административные процедуры: - проверка физического и технического состояния поступивших нахранение в архивный отдел, в соответствии с актом приема-передачидокументов на хранение, и других архивных документов; - фондирование архивных документов; - рациональное размещение архивных документов в архивном отделе; - осуществление контроля за движением архивных документов и ихфизическим состоянием; - копирование архивных документов; - восстановление (реставрация) первоначальных или близких к - первоначальным свойств и внешних признаков архивных документов. Поступившие в архивный отдел документы до передачи вархивохранилище размещаются в помещении приема и временного хранения. Оценка физического и технического состояния поступивших архивныхдокументов проводится не позднее 3 месяцев с момента приема. В случае выявления недостатков физического и техническогосостояния документов проводится их устранение. Архивные документы поступают на хранение в архивохранилище, гдерасполагаются в порядке, обеспечивающем их комплексные учет ихранение, а также оперативный поиск. Обособленному хранению подлежат учетные архивные документы. Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся вцелях установления фактического наличия находящихся на храненииархивных документов и выявления отсутствующих архивных документов дляорганизации их розыска; выявления и устранения недостатков в учетеархивных документов; выявления и учета архивных документов, требующихреставрационной, профилактической и технической обработки. Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся вплановом порядке, а также единовременно (внеочередные). В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и другихобстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или поврежденыархивные документы, а также при смене начальника архивного отделапроводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояниявсех документов архивного отдела или их отдельных частей (групп). Результаты проверки наличия и состояния архивных документов иобнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличияи состояния архивных документов и в акте проверки наличия и состоянияархивных документов, составленном на основании листа проверки. Одновременно с актом проверки при необходимости составляются акто технических ошибках в учетных документах; акт об обнаруженииархивных документов; акт о неисправимых повреждениях документов идругие акты. В случае обнаружения в итоговой записи к описи дел, документов(книги учета и описания) неучтенных литерных и пропущенных порядковыхномеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единицхранения, итоговая запись пересоставляется. На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивныхдокументов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженныхархивных документов. Проверка наличия и состояния архивных документов считаетсязавершенной после внесения изменений во все учетные документы. Архивные документы, причины отсутствия которых подтвержденыдокументально, снимаются с учета в установленном порядке. Систематически проводятся полные или выборочные проверки наличияи состояния архивных документов, выдававшихся из архивохранилищ втечение года. Результаты проверки оформляются в установленном порядке. При выявлении необоснованного отсутствия архивных документовосуществляется их оперативный розыск. В случае безрезультатностирозыска отсутствующие архивные документы включаются в картотекунеобнаруженных документов для дальнейшего их розыска. Проверка физико-химического и технического состояния архивныхдокументов в процессе хранения проводится с целью выявленияповрежденных архивных документов и архивных документов с потенциальноопасным физическим или биологическим состоянием и осуществляется:целевым порядком; в ходе проверки наличия и состояния архивныхдокументов; при подготовке архивных документов к выдаче изархивохранилища, а также при всех других работах, связанных споединичным (полистным) просмотром архивных документов. Целевая проверка физического состояния архивных документовпроводится в порядке очередности с учетом ценности архивныхдокументов. Целевой проверке физического состояния подлежат всеархивные документы, пострадавшие в экстремальных условиях. Порезультатам контроля делается заключение о необходимости проведенияреставрации и консервации и, в зависимости от состояния архивныхдокументов, устанавливаются сроки проведения следующей контрольнойпроверки. Находящимися в неудовлетворительном физическом состояниипризнаются документы с высокой степенью разрушения материальныхносителей, угрожающей физической целостности документов. Учет физического и технического состояния архивных документов набумажной основе осуществляется в листе-заверителе, акте проверкиналичия и состояния архивных документов. Страховой фонд создается в целях сохранения документнойинформации на случай утраты или повреждения оригиналов этихдокументов. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится обособленно. Восстановление свойств, технических характеристик и долговечностиархивных документов проводится по результатам проверки их состояния впорядке очередности, установленной в архиве с учетом принадлежности ихк различным ценностным группам, особенностей физического состоянияархивных документов различных видов и возможностей архива. В первуюочередь реставрации подлежат особо ценные документы. 4. Порядок и формы контроля по исполнению муниципальной функции Контроль по предоставлению муниципальной услуги включает в себяпроведение проверок. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностнымлицом, ответственным за организацию работы по исполнению муниципальнойфункции, проверок соблюдения и исполнения положений административногорегламента. 5. Порядок обжалования действий (бездействия) должностного лица,а также принимаемого им решения в ходе исполнения муниципальнойфункции По результатам исполнения муниципальной функции организации играждане имеют право на обжалование решений, принятых в ходеисполнения муниципальной функции, действий или бездействиядолжностного лица, исполняющего муниципальную функцию, в вышестоящиеорганы в досудебном порядке, а также в судебные органы.