Постановление Администрации г. Кемерово от 28.04.2010 № 37
Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги по информационному обеспечению граждан, организаций на основе архивных документов
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ КЕМЕРОВСКАЯ ОБЛАСТЬ АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КЕМЕРОВО ПОСТАНОВЛЕНИЕ Утратилo силу - Постановление Администрации г. Кемерово от 22.06.2012 г. N 896 от 28.04.10 N 37г. КемеровоОб утверждении административногорегламента предоставления муниципальнойуслуги по информационному обеспечениюграждан, организаций на основе архивныхдокументов (В редакции Постановления Администрации г. Кемерово от 15.09.2011 г. N 122) В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ"Об общих принципах организации местного самоуправления в РоссийскойФедерации", Уставом города Кемерово, принятым постановлениемКемеровского городского Совета народных депутатов от 24.06.2005 N 253 1. Утвердить административный регламент предоставлениямуниципальной услуги по информационному обеспечению граждан,организаций на основе архивных документов согласно приложению. 2. Опубликовать настоящее постановление в газете "Кемерово" иразместить на сайте администрации города Кемерово в сети Интернет. 3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить назаместителя Главы города, руководителя аппарата Г.Г. Перекрестова. Глава города Кемерово В.В. Михайлов ПРИЛОЖЕНИЕ к постановлению администрации города Кемерово от 28.04. 2010 N 37 Административный регламент предоставления муниципальной услуги по информационному обеспечению граждан, организаций на основе архивных документов (В редакции Постановления Администрации г. Кемерово от 15.09.2011 г. N 122) 1. Общие положения 1.1. Наименование услуги 1.1.1. Настоящий административный регламент предоставлениямуниципальной услуги по информационному обеспечению граждан,организаций на основе архивных документов (далее - административныйрегламент) разработан в целях повышения качества исполнения идоступности результатов исполнения муниципальной услуги и определяетсроки и последовательность действий архивного отдела администрациигорода (далее - административные процедуры) при предоставлениимуниципальной услуги по информационному обеспечению граждан,организаций на основе архивных документов администрации городаКемерово и ее структурных подразделений со сроком хранения с декабря1991 года и Кемеровского городского Совета народных депутатов сосроком хранения с февраля 1996 года (далее - муниципальная услуга). 1.2. Исполнитель услуги 1.2.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляетсяархивным отделом администрации города Кемерово. 1.3. Правовая база 1.3.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется всоответствии с: Конституцией Российской Федерации; Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципахорганизации местного самоуправления в Российской Федерации" ("Собраниезаконодательства Российской Федерации", 06.10.2003, N 40, ст. 3822); Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле вРоссийской Федерации" ("Собрание законодательства РоссийскойФедерации", 25.10.2004, N 43, ст. 4169); Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-Ф3 "О порядке рассмотренияобращений граждан Российской Федерации" ("Собрание законодательстваРоссийской Федерации", 08.05.2006, N 19, ст. 2060); приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РоссийскойФедерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организациихранения, комплектования, учета и использования документов Архивногофонда Российской Федерации и других архивных документов вгосударственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках,организациях Российской академии наук" ("Бюллетень нормативных актовфедеральных органов исполнительной власти", 14.05.2007, N 20); Законом Кемеровской области от 13.10.2005 N 105-ОЗ "О наделенииорганов местного самоуправления отдельными государственнымиполномочиями Кемеровской области по хранению, комплектованию, учету ииспользованию Архивного фонда Кемеровской области" (приложение"Официально" к газете "Кузбасс", 19.10.2005, N 194); Законом Кемеровской области от 26.03.2007 N 35-ОЗ "Об архивномделе" (приложение "Официально" к газете "Кузбасс", 30.03.2007, N 55); Положением об архивном отделе администрации города Кемерово,утвержденным постановлением Главы города от 07.03.2008 N 37(приложение "Официально" к газете "Кемерово", 21.03.2008, N 12). 1.4. Описание результатов исполнения 1.4.1. Результатом предоставления муниципальной услуги взависимости от вида обращения является выданная заявителю: архивная справка - документ архивного отдела, составленный набланке архивного отдела, имеющий юридическую силу и содержащийинформацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеровлистов единиц хранения тех архивных документов, на основании которыхон составлен; архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивногодокумента копия, с указанием архивных шифров и номеров листов единицхранения, заверенная в установленном порядке; архивная выписка - документ архивного отдела, составленный набланке архивного отдела, дословно воспроизводящий часть архивногодокумента, относящийся к определенному факту, событию, лицу, суказанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения. 1.4.2. Предоставление муниципальной услуги осуществляетсябесплатно. 1.5. Описание заявителей 1.5.1. Заявителями являются физические и юридические лица.Физические лица для получения муниципальной услуги подают заявления,юридические лица - запросы о предоставлении муниципальной услуги. 2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги 2.1. Порядок информирования о правилах предоставлениямуниципальной услуги 2.1.1. Информация о муниципальной услуге предоставляетсяпосредством: личного консультирования специалистом в помещении архивногоотдела; телефонной, почтовой и электронной связи; информационно-телекоммуникационной сети общего пользованияИнтернет; средств массовой информации. 2.1.2. Сведения о местонахождении архивного отдела, контактныхтелефонах для справок и консультаций, официальном сайте, на которомразмещаются информационные материалы отдела: Почтовый адрес архивного отдела пр. Советский, д. 54, г.Кемерово, 650000 Телефон и кабинет начальника отдела тел. 36-67-38, каб. 24 Телефон и кабинет специалистов отдела тел. 58-53-85, каб. 23 Официальный сайт администрации города Кемерово www.kemerovo.ru 2.1.3. Сведения о графике работы архивного отдела сообщаются потелефонам для справок и консультаций, а также размещаются на сайтеадминистрации города Кемерово. Приемные дни получателей муниципальной услуги: понедельник,среда. Часы приема: 14.00-16.00. Обеденный перерыв: 13.00-14.00. Выходные дни: суббота, воскресенье. 2.1.4. Информирование о ходе предоставления муниципальной услугии ее результатах осуществляется специалистами при личном контакте сзаявителями, а также с использованием телефонной, почтовой,электронной связи и средств сети Интернет. 2.1.5. Порядок получения консультаций о предоставлениимуниципальной услуги. 2.1.5.1. Консультации по вопросам предоставления муниципальнойуслуги предоставляются специалистами архивного отдела. 2.1.5.2. Консультации предоставляются по следующим вопросам: о возможности или невозможности предоставления физическому илиюридического лицу необходимых архивных сведений архивным отделомадминистрации города. В случае невозможности предоставления сведенийобратившемуся лицу даются рекомендации о том, в какое архивноеучреждение или организацию следует обратиться для получения требуемыхсведений; о перечне документов, необходимых для предоставлениямуниципальной услуги; об источнике получения необходимых документов для предоставлениямуниципальной услуги (орган, организация и их место нахождение); о времени приема и выдачи документов; об обязательствах заявителя; об условиях приостановления предоставления услуги; об условиях отказа в предоставлении муниципальной услуги; о сроке завершения оформления документов; по другим вопросам по порядку предоставления муниципальнойуслуги. 2.1.6. Использование средств телефонной связи. При ответах на телефонные звонки и устные обращения заявителейспециалисты подробно и в вежливой (корректной) форме информируютобратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонокдолжен начинаться с информации о наименовании архивного отдела,фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшеготелефонный звонок. Время разговора не должно превышать 10 минут. 2.2. Сроки предоставления муниципальной услуги 2.2.1. Заявление (запрос), поступившее в архивный отдел,регистрируется в течение 1 рабочего дня. Срок исполнения заявления(запроса) не должен превышать 30 дней с момента его регистрации. 2.3. Основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги 2.3.1. Муниципальная услуга не предоставляется в случаях: непредставления заявителем документов (или представления не вполном объеме), необходимых в соответствии с законодательствомРоссийской Федерации и настоящим административным регламентом дляпредоставления муниципальной услуги; при представлении заявителем заведомо недостоверных сведений идокументов, по форме или содержанию не соответствующих требованиямдействующего законодательства Российской Федерации; отсутствия запрашиваемых сведений в архивном отделе. 2.4. Требования к месту предоставления муниципальной услуги 2.4.1. Прием заявителей, выдача документов осуществляются вархивном отделе администрации города. 2.4.2. Помещение для предоставления муниципальной услугиобеспечивается необходимым оборудованием (компьютерами, средствамисвязи, оргтехникой), канцелярскими принадлежностями, информационными исправочными материалами, наглядной информацией, стульями и столами,средствами пожаротушения и оповещения о возникновении чрезвычайнойситуации. 2.4.3. Места ожидания должны соответствовать комфортным условиямдля заявителей и оптимальным условиям работы специалистов. 2.4.4. Кабинет приема заявителей должен быть оборудованинформационной табличкой с указанием: номера кабинета; фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющегопредоставление услуги. 2.4.5. Специалисты отдела имеют личные идентификационные карточкис указанием их фамилии, имени, отчества и должности. 2.4.6. Предусмотрена возможность получения услуги вмногофункциональном центре предоставления государственных имуниципальных услуг. (Дополнен - Постановление Администрации г.Кемерово от 15.09.2011 г. N 122) 3. Административные процедуры Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующиеадминистративные процедуры: прием документов для предоставления муниципальной услуги; исполнение заявлений (запросов) о предоставлении муниципальнойуслуги; направление заявителям результатов оказания муниципальной услуги. 3.1. Прием документов для предоставления муниципальной услуги 3.1.1. Основанием для начала предоставления муниципальной услугиявляется личное обращение заявителя (его представителя) в архивныйотдел, многофункциональный центр предоставления государственных имуниципальных услуг с комплектом документов, необходимых дляпредоставления муниципальной услуги, поступление указанного комплектадокументов по почте или в электронной форме. (В редакцииПостановления Администрации г. Кемерово от 15.09.2011 г. N 122) 3.1.2. Ответственным за выполнение данной административнойпроцедуры является специалист архивного отдела, отвечающий за приемдокументов от заявителей. 3.1.3. Для получения муниципальной услуги заявители или лица,уполномоченные ими на основании доверенности, оформленной всоответствии с законодательством Российской Федерации, представляютследующие документы: заявление (запрос) о предоставлении муниципальной услуги; документ, удостоверяющий личность заявителя; доверенность, оформленную в соответствии с законодательствомРоссийской Федерации, и ее копию в случае обращения в архивный отделдоверенного лица заявителя. 3.1.4. Документы, необходимые для предоставления муниципальнойуслуги, могут быть представлены как в подлинниках, так и в копиях,заверенных нотариально или уполномоченным органом, предоставляющимуслугу. 3.1.5. Требования к оформлению заявления (запроса) опредоставлении муниципальной услуги: заявление может быть написано от руки или машинописным способом,распечатано посредством электронных печатающих устройств; запрос оформляется на бланке организации; заявление подписывается лично заявителем или его довереннымлицом, запрос - руководителем организации; заявление (запрос) оформляется в единственном экземпляре -подлиннике. 3.1.6. Требование от заявителя документов, не предусмотренныхнастоящим административным регламентом, не допускается. 3.1.7. При личном обращении заявителя специалист отдела,ответственный за прием документов: 1) устанавливает личность заявителя, в том числе проверяетдокумент, удостоверяющий личность заявителя, полномочия егопредставителя; 2) проводит проверку представленных документов на предмет ихсоответствия установленным законодательством Российской Федерациитребованиям, удостоверяясь, что: копии документов соответствуют оригиналам; тексты документов написаны разборчиво; фамилии, имена, отчества, адреса мест жительства написаныполностью; в документах нет подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений; документы не исполнены карандашом; документы не имеют серьезных повреждений, наличие которых непозволяет однозначно истолковать их содержание; не истек срок действия представленного документа; 3) при установлении фактов отсутствия необходимых документов,несоответствия представленных документов требованиям специалист отделауведомляет заявителя о наличии препятствий для рассмотрения вопроса опредоставлении муниципальной услуги, объясняет заявителю содержаниевыявленных недостатков в представленных документах, возвращаетдокументы и предлагает принять меры по устранению недостатков. Фактприема заявителя фиксируется в журнале регистрации приема граждан. 3.1.8. Если заявителем представлены все необходимые для получениямуниципальной услуги документы, специалист вносит в установленномпорядке в журнал регистрации приема граждан запись о приеме заявления. 3.1.9. Специалист архивного отдела информирует заявителя о срокахисполнения муниципальной услуги. 3.1.10. Время приема заявления (запроса) и необходимых документовдля предоставления муниципальной услуги от заявителя, оценкидокументов, их полноты, достаточности, определения права намуниципальную услугу не должно превышать 20 минут. 3.1.11. Поступление документов для предоставления муниципальнойуслуги по почте фиксируется в журнале регистрации выдачи архивныхсправок, копий, выписок из документов с указанием даты их получения. 3.1.12. Заявление (запрос), не относящееся к составу хранящихся вархивном отделе документов, в течение 5 дней с момента его регистрациинаправляется в другой архив или организацию, где могут хранитьсянеобходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя, илизаявителю дается соответствующая рекомендация. 3.1.13. Специалист отдела, ответственный за прием документов дляпредоставления муниципальной услуги, передает поступившие заявления(запросы) на рассмотрение начальнику отдела, который послеознакомления с ними поручает соответствующим специалистам отделаподготовить необходимую информацию. 3.2. Исполнение заявлений (запросов) о предоставлениимуниципальной услуги 3.2.1. Ответственным за выполнение данной административнойпроцедуры является специалист архивного отдела, получивший отначальника отдела служебное задание подготовить необходимую информациюпо каждому заявлению (запросу). 3.2.2. Основанием для начала административной процедуры являетсяполучение служебного задания. 3.2.3. Специалист осуществляет поиск необходимой информации дляисполнения заявления (запроса). 3.2.4. Для составления архивной справки, выписки или копииспециалист отдела ведет поиск необходимой информации в следующейпоследовательности: 1) по паспорту архивного отдела выбирает конкретный фонд; 2) по описям фонда уточняет крайние даты дел, находящихся нахранении в архивном отделе; 3) по описи найденного фонда отмечает номера дел, необходимых дляисполнения данного заявления (запроса); 4) в архивохранилище осуществляет поиск дел; 5) в найденных делах ведет поиск необходимых листов; 6) на обороте бланка заявления (запроса) пишет от руки номерафонда, описи, дела и листов; 7) полученную информацию обрабатывает на компьютере. 3.2.5. Архивная справка, архивная выписка и машинописная архивнаякопия оформляются на бланке архивного отдела с обозначением названиядокумента "Архивная справка", "Архивная выписка", "Архивная копия" иадресуются непосредственно заявителю. При изготовлении ксерокопийдокумента бланк архивного отдела, как правило, не используется. 3.2.6. Текст в архивной справке дается в хронологическойпоследовательности событий с указанием видов архивных документов и ихдат. В архивной справке излагаются сведения, имеющиеся в названныхдокументах и относящиеся к вопросу заявления (запроса). Допускаетсяцитирование архивных документов. 3.2.7. Несовпадение отдельных данных архивных документов сосведениями, изложенными в заявлении (запросе), не являетсяпрепятствием для включения их в архивную справку при условии, еслисовпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений втождественности лица или фактов, о которых говорится в архивныхдокументах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как ониизложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточныеназвания, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного изних оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Такв тексте оригинала"). 3.2.8. В тексте архивной справки не допускаются изменения,исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержаниюиспользованных документов. 3.2.9. Архивная выписка из документа и архивная копия документавыдаются в соответствии с заявлением (запросом). 3.2.10. Архивная выписка производится только из документа, вкотором содержится несколько отдельных, не связанных между собойвопросов. В архивной выписке название архивного документа, его номер идата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивныхдокументов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу.Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивногодокумента отдельных слов обозначаются многоточием. 3.2.11. В примечаниях к тексту архивной выписки делаютсясоответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчивонаписанных, исправленных, не поддающихся прочтению вследствиеповреждения текста. Отдельные слова и выражения оригинала, а такжеисправления, подчистки, вызывающие сомнения в их точности,оговариваются словами "Так в документе", "Так в тексте оригинала". 3.2.12. После текста архивной справки, выписки или копииуказываются архивные шифры (номера фондов, описей и дел) и номералистов единиц хранения документов, послуживших основанием для ихсоставления. В архивной справке, выписке или копии, объем которой превышаетодин лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы. На оборотекаждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номералистов единиц хранения архивного документа. 3.2.13. При отсутствии в отделе архивных документов, необходимыхдля исполнения заявления (запроса), готовится отрицательный ответ набланке отдела. В нем указывается факт отсутствия в документахархивного отдела интересующих заявителя сведений, и даютсярекомендации, куда следует обратиться за необходимой информацией. 3.2.14. Специалист предоставляет начальнику архивного отделаподготовленные им документы или письменный отрицательный ответ. 3.2.15. Начальник отдела рассматривает подготовленные документыили письменный отрицательный ответ и подписывает их в течение 1рабочего дня. Архивная справка, выписка или копия заверяются печатьюотдела. 3.2.16. Продолжительность административной процедуры - не более15 календарных дней. 3.2.17. Рассмотрение заявления (запроса) считается законченным,если подготовлены необходимые документы или письменный ответ посуществу обращения. 3.3. Направление заявителям результатов оказания муниципальнойуслуги 3.3.1. Ответственным за выполнение административной процедурыявляется специалист архивного отдела, отвечающий за выдачу заявителямрезультатов оказания муниципальной услуги. В случае обращения заявителя (его представителя) вмногофункциональный центр с целью получения муниципальной услугивыдачу заявителям результатов оказания муниципальной услугиосуществляет работник многофункционального центра. (Пункт 3.3.1. в редакции Постановления Администрации г. Кемеровоот 15.09.2011 г. N 122) 3.3.2. Архивная справка, архивная выписка или архивная копия вслучае личного обращения заявителя или его доверенного лица в отделвыдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иногодокумента, удостоверяющего личность; доверенному лицу - припредъявлении нотариально заверенной доверенности, оформленной всоответствии с законодательством Российской Федерации. Получатель архивной справки, выписки или копии расписывается навтором экземпляре получаемого документа, остающемся в делах архивногоотдела, с указанием данных паспорта или другого документа,удостоверяющего личность получателя, указывая дату их получения. 3.3.3. С согласия заявителя архивная справка, выписка, копия иответы на заявления (запросы) физических и юридических лиц высылаютсяпо почте простыми письмами или предоставляются в электронной форме. (Вредакции Постановления Администрации г. Кемерово от 15.09.2011 г. N122) 3.3.4. Результат рассмотрения заявления (запроса) и дата егоисполнения отмечаются в журнале регистрации выдачи архивных справок,копий, выписок из документов. 3.3.5. Муниципальная услуга считается предоставленной, еслизаявителю выдана запрашиваемая документированная информация или данмотивированный ответ об ее отсутствии. 4. Порядок и формы контроля за предоставлением муниципальнойуслуги 4.1. Непосредственный контроль за соблюдением специалистамипоследовательности действий, определенных административнымипроцедурами по предоставлению муниципальной услуги, осуществляетсяначальником архивного отдела. 4.2. Непосредственный контроль включает в себя выявление иустранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие впределах компетенции решений и подготовку ответов на обращениязаявителей, содержащих жалобы. 4.3. Начальник отдела еженедельно осуществляет проверку действийспециалистов, совершенных при предоставлении муниципальной услуги. 4.4. Контроль за полнотой и качеством предоставлениямуниципальной услуги осуществляется заместителем Главы города,руководителем аппарата. Для этих целей начальник отдела ежемесячнопредставляет отчет о количестве предоставленных за отчетный периодмуниципальных услуг, результатах рассмотрения заявлений (запросов),жалобах на действия (бездействие) специалистов, участвующих в процессепредоставления муниципальной услуги. В случае выявления нарушений прав заявителей осуществляетсяпривлечение виновных лиц к ответственности в соответствии сзаконодательством Российской Федерации. 5. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений,осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги 5.1. Заявители имеют право на обжалование действий (бездействия)и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставлениямуниципальной услуги, во внесудебном и судебном порядке. При обжаловании действий (бездействия) во внесудебном порядкезаявитель подает жалобу в письменной форме или направляет по почте наимя заместителя Главы города, руководителя аппарата по адресу: пр.Советский, 54. При обращении заявителей с жалобой в письменной форме срокрассмотрения жалобы не должен превышать 30 дней с момента регистрациижалобы. Регистрируется обращение в день поступления. В исключительных случаях (в том числе при принятии решения опроведении проверки, в случае направления запроса государственныморганам, органам местного самоуправления, должностным лицам дляполучения необходимых для рассмотрения обращения документов иматериалов) заместитель Главы города, руководитель аппарата вправепродлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, письменноуведомив о продлении срока рассмотрения заявителя. Письменная жалоба должна содержать: фамилию, имя, отчество гражданина (наименование юридическоголица), которым подается жалоба, его место жительства или пребывания; наименование органа, должность, фамилию, имя и отчествоспециалиста (при наличии информации), решение, действие (бездействие)которого обжалуется; суть обжалуемого действия (бездействия), решения. Дополнительно могут быть указаны: причины несогласия с обжалуемым действием (бездействием),решением; обстоятельства, на основании которых заявитель считает, чтонарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия ких реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность; иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить. К жалобе могут быть приложены копии документов, подтверждающиеизложенные в жалобе доводы. Жалоба подписывается подавшим еезаявителем. По результатам рассмотрения жалобы заместителем Главы города,руководителем аппарата принимается решение об удовлетворениитребований заявителя либо об отказе в удовлетворении жалобы. Письменный ответ подписывается заместителем Главы города,руководителем аппарата и направляется заявителю по почтовому адресу,указанному в обращении. Если в результате рассмотрения жалобы доводы заявителя признаныобоснованными, принимается решение о привлечении к ответственностиспециалистов, допустивших нарушения. 5.2. Заявители вправе обжаловать решения, принятые в ходепредоставления муниципальной услуги, действия (бездействие)заместителя Главы города, руководителя аппарата и (или) специалистовархивного отдела администрации города Кемерово в судебном порядке. Начальник управления делами В.И. Вылегжанина