Постановление Администрации Мариинского района от 15.08.2011 № 762-П
Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов"
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ КЕМЕРОВСКАЯ ОБЛАСТЬ АДМИНИСТРАЦИЯ МАРИИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ПОСТАНОВЛЕНИЕот 15.08.11 N 762-Пг. МариинскОб утверждении административного регламентапредоставления муниципальной услуги "Выдачакопий архивных документов, подтверждающихправо на владение землей на основе документовАрхивного фонда Российской Федерации и другихархивных документов" В целях осуществления административной реформы на территорииМариинского муниципального района, в соответствии с Федеральнымзаконом от 27.07.2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставлениягосударственных и муниципальных услуг", постановлением КоллегииАдминистрации Кемеровской области от 26.06.2007 года N 168 "Обутверждении долгосрочной целевой программы "Поддержка реализацииадминистративной реформы и реформы местного самоуправления вКемеровской области" на 2008-2012 годы, Уставом Мариинскогомуниципального района и постановлением Главы Мариинского района от24.02.2010 N 178-П "Об утверждении Порядка разработки и утвержденияадминистративных регламентов исполнения муниципальных функций иадминистративных регламентов предоставления муниципальных услуг": 1. Утвердить прилагаемый административный регламентпредоставления муниципальной услуги "Выдача копий архивных документов,подтверждающих право на владение землей на основе документов Архивногофонда Российской Федерации и других архивных документов". 2. Пресс-секретарю Главы Мариинского района Пьянкиной Е.В.опубликовать данное постановление в газете "Вперед". 3. Отделу информационного обеспечения администрации Мариинскогомуниципального района (Новиков С.В.) разместить данное постановлениена официальном сайте администрации Мариинского муниципального района всети Интернет. 4. Контроль за исполнение настоящего постановления возложить наруководителя аппарата администрации Мариинского муниципального районаЕ.А. Швецову. Глава Мариинского района И.Н. Дикало Приложение Утвержден постановлением администрации Мариинского муниципального района от 15.08.2011 N 762-П Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право владения землей на основе документов Архивного фонда Российской федерации и других архивных документов" 1. Общие положения 1.1. Наименование муниципальной услуги Административный регламент предоставления муниципальной услуги"Выдача копий архивных документов, подтверждающих право владенияземлей на основе документов Архивного фонда Российской федерации идругих архивных документов" (далее - муниципальная услуга) разработанв целях повышения качества обеспечения ретроспективной документнойинформацией; результативности и доступности предоставлениямуниципальной услуги, определяет сроки и последовательность действий(административных процедур) архивного управления администрацииМариинского муниципального района (далее - архив), а также порядоквзаимодействия архива с органами местного самоуправления иорганизациями (далее - органы и организации) при предоставлениимуниципальной услуги. 1.2. Нормативно правовое регулирование предоставлениямуниципальной услуги. Предоставление муниципальной услуги "Выдача копий архивныхдокументов, подтверждающих право владения землей на основе документовАрхивного фонда Российской федерации и других архивных документов",осуществляется в соответствии со следующими нормативно-правовымиактами: Конституцией Российской Федерации; Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципахорганизации местного самоуправления в Российской Федерации"; Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле вРоссийской Федерации; Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотренияобращений граждан Российской Федерации"; приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РоссийскойФедерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организациихранения, комплектования, учета и использования документов Архивногофонда Российской Федерации и других архивных документов вгосударственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках,организациях Российской академии наук"; Законом Кемеровской области от 13.10.2005 N 105-ОЗ "О наделенииорганов местного самоуправления отдельными государственнымиполномочиями Кемеровской области по хранению, комплектованию, учету ииспользованию Архивного фонда Кемеровской области; Законом Кемеровской области от 26.03.2007 N 35-ОЗ "Об архивномделе"; Положением об архивном управлении администрации Мариинскогорайона, утвержденным постановлением Главы Мариинского района от29.12.2007 N 1476-П. 1.3. Орган по предоставлению муниципальной услуги Предоставление муниципальной услуги осуществляет архив. Работу повыдаче копий архивных документов, подтверждающих право на владениеземлей пользователей осуществляют органы и организации при наличии уних архивных документов, необходимых для исполнения социально-правовыхзапросов. 1.4. Получатели муниципальной услуги. Получателями муниципальной услуги являются: российские, иностранные граждане и лица без гражданства; органы государственной власти, местного самоуправления; организации и общественные объединения; юридические и физические лица, имеющие право в соответствии сзаконодательством Российской Федерации либо в силу наделения ихпользователями в порядке, установленном законодательством РоссийскойФедерации, полномочиями выступать от их имени. 2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги 2.1. Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги Муниципальная услуга по организации выдачи копий архивныхдокументов, подтверждающих право на владение землей пользователейпредоставляется архивом в виде: информационных писем; информационныхписем с приложением архивных справок, архивных выписок, архивныхкопий. Сведения о местонахождении архива, и его почтовый адрес: 652150,г. Мариинск, ул. 50-лет Октября, 7 Электронный адрес архива: arhivmariinsk@mail.ru Справочный телефон:5-32-47 Прием граждан должностными лицами архива осуществляется: Понедельник Вторник Четверг с 8.00 до 12.00 Пятница Среда - консультации по вопросам архивного законодательства,прием документов. 2.2. Информирование о ходе предоставления муниципальной услугипроизводится: по телефону; по письменным обращениям по электронной почте; посредством личного обращения пользователя; на официальном сайте администрации Мариинского муниципальногорайона. При консультировании по телефону и на личном приеме должностныелица архива дают исчерпывающую информацию по вопросам организациирассмотрения запросов, связанных с выдачей копий архивных документов,подтверждающих право на владение землей пользователей. При информировании по письменным обращениям пользователей, в томчисле направленным по электронной почте, по процедуре предоставлениямуниципальной услуги ответ на обращение отправляется почтой или пофаксу в адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со днярегистрации обращения. 2.3. Основание для предоставления муниципальной услуги. Основанием для предоставления муниципальной услуги являетсяписьменный запрос пользователя, а также запрос, поступивший поэлектронной почте. В запросе пользователя должны быть указаны: наименование юридического лица на бланке организации; для граждан- фамилия, имя и отчество; почтовый и/или электронный адрес пользователя; интересующая пользователя тема, вопрос, событие, факт, сведения ихронологические рамки запрашиваемой информации; форма получения пользователем информации (информационное письмо,архивная справка, архивная выписка, архивные копии), личная подпись гражданина или подпись должностного лица; дата отправления; 2.4. Сроки и условия предоставления муниципальной услуги. Запросы подлежат обязательной регистрации в день поступления вархив. Запросы заявителей, поступившие в архив, рассматриваются втечение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаяхруководитель аппарата администрации Мариинского муниципального районавправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней, уведомив об этомзаявителя. Запросы органов государственной власти субъектов РоссийскойФедерации, органов местного самоуправления, организаций и общественныхобъединений о предоставлении информации, поступившие в архив, втечение 7 дней со дня регистрации направляются по принадлежности ворганы и организации для исполнения и ответа заявителю, о чем архивсообщает пользователю. При рассмотрении архивом запросов органов местногосамоуправления, вязанных с исполнением ими своих полномочий и функций,архив дает ответы на эти запросы и представляет запрашиваемуюинформацию в течение 30 дней со дня регистрации. В случае еслизапрашиваемая информация не может быть представлена в этот срок илисрок, указанный в запросе, из-за необходимости проведения масштабнойпоисковой работы по комплексу архивных документов, архив уведомляет опродлении на определенный срок рассмотрение запроса. При поступлении в архив запросов пользователей, которые не могутбыть исполнены без предоставления уточненных или дополнительныхсведений, архив в 10-ти дневный срок запрашивает автора запроса обуточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения. 2.5. Перечень оснований для отказа в представлении муниципальнойуслуги. Если в запросе отсутствуют необходимые сведения для егоисполнения. Отсутствие у заявителя сведений, содержащих персональные данные отретьих лицах, документов, подтверждающих его полномочия. Запросы, не содержащие фамилии, почтового адреса заявителя. Если запросы не поддаются прочтению, ответ на запрос не дается, ион не подлежит рассмотрению. 2.6. Другие положения, характеризующие требования кпредоставлению муниципальной услуги Архив осуществляет предоставление муниципальной услуги по выдачекопий архивных документов, подтверждающих право на владение землейбесплатно. Архив осуществляет исполнение запросов государственных органов иорганов местного самоуправления, связанных с исполнением ими своихполномочий, бесплатно. 2.7. Порядок получения консультаций о предоставлениимуниципальной услуги. Консультации по вопросам предоставления муниципальной услугипредоставляются специалистами архива по следующим вопросам: о возможности или невозможности предоставления физическому илиюридического лицу необходимых архивных сведений архивом. В случае невозможности предоставления сведений обратившемуся лицудаются рекомендации о том, в какое архивное учреждение или организациюследует обратиться для получения требуемых сведений; о перечне документов, необходимых для предоставлениямуниципальной услуги; об источнике получения необходимых документов для предоставлениямуниципальной услуги (орган, организация и их место нахождение); о времени приема и выдачи документов; об обязательствах заявителя; об условиях приостановления предоставления услуги; об условиях отказа в предоставлении муниципальной услуги; о сроке завершения оформления документов; по другим вопросам по порядку предоставления муниципальнойуслуги. 2.8. Использование средств телефонной связи. При ответах на телефонные звонки и устные обращения заявителейспециалисты подробно и в вежливой (корректной) форме информируютобратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонокдолжен начинаться с информации о наименовании архивного отдела,фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшеготелефонный звонок. Время разговора не должно превышать 10 минут. 2.9 Требования к месту предоставления муниципальной услуги Прием заявителей, выдача документов осуществляются в архиве. Помещение для предоставления муниципальной услуги обеспеченонеобходимым оборудованием (компьютерами, средствами связи,оргтехникой), канцелярскими принадлежностями, информационными исправочными материалами, наглядной информацией, стульями и столами,средствами пожаротушения и оповещения о возникновении чрезвычайнойситуации. Места ожидания соответствуют комфортным условиям для заявителей иоптимальным условиям работы специалистов. Кабинет приема заявителей оборудован информационной табличкой суказанием: - номера кабинета; - фамилии, имени, отчества и должности специалиста,осуществляющего предоставление услуги. Специалисты архива имеют личные идентификационные карточки суказанием их фамилии, имени, отчества и должности. 2.10. Требования к оформлению заявления (запроса) опредоставлении муниципальной услуги: заявление может быть написано от руки или машинописным способом,распечатано посредством электронных печатающих устройств; запрос оформляется на бланке организации; заявление подписывается лично заявителем или его довереннымлицом, запрос - руководителем организации; заявление (запрос) оформляется в единственном экземпляре -подлиннике (форма заявления прилагается). Требование от заявителя документов, не предусмотренных настоящимадминистративным регламентом, не допускается. При личном обращении заявителя специалист архива, ответственныйза прием документов: 1) устанавливает личность заявителя, в том числе проверяетдокумент, удостоверяющий личность заявителя, полномочия егопредставителя; 2) проводит проверку представленных документов на предмет ихсоответствия установленным законодательством Российской Федерациитребованиям, удостоверяясь, что: копии документов соответствуют оригиналам; тексты документов написаны разборчиво; фамилии, имена, отчества, адреса мест жительства написаныполностью; в документах нет подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений; документы не исполнены карандашом; документы не имеют серьезных повреждений, наличие которых непозволяет однозначно истолковать их содержание; не истек срок действия представленного документа; При установлении фактов отсутствия необходимых документов,несоответствия представленных документов требованиям специалист архивауведомляет заявителя о наличии препятствий для рассмотрения вопроса опредоставлении муниципальной услуги, объясняет заявителю содержаниевыявленных недостатков в представленных документах, возвращаетдокументы и предлагает принять меры по устранению недостатков. Фактприема заявителя фиксируется в журнале регистрации приема граждан. Если заявителем представлены все необходимые для получениямуниципальной услуги документы, специалист вносит в установленномпорядке в журнал регистрации приема граждан запись о приеме заявления. Специалист архива информирует заявителя о сроках исполнениямуниципальной услуги. Время приема заявления (запроса) и необходимых документов дляпредоставления муниципальной услуги от заявителя, оценки документов,их полноты, достаточности, определения права на муниципальную услугуне должно превышать 20 минут. Поступление документов для предоставления муниципальной услуги поэл. почте и почтовой связи фиксируется в журнале регистрации выдачиархивных справок, копий, выписок из документов с указанием даты ихполучения. Специалист, ответственный за прием документов для предоставлениямуниципальной услуги, передает поступившие заявления (запросы) нарассмотрение начальнику архива, который после ознакомления с нимипоручает специалистам архива подготовить необходимую информацию. 3. Административные процедуры Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующиеадминистративные процедуры: прием документов для предоставления муниципальной услуги; исполнение заявлений (запросов) о предоставлении муниципальнойуслуги; направление заявителям результатов оказания муниципальной услуги. 3.1. Прием документов для предоставления муниципальной услуги Основанием для начала предоставления муниципальной услугиявляется личное обращение заявителя (его представителя) в архив скомплектом документов, необходимых для предоставления муниципальнойуслуги, либо поступление указанного комплекта документов поэлектронной почте или средствами связи. Ответственным за выполнение данной административной процедурыявляется специалист архива, отвечающий за прием документов отзаявителей. Для получения муниципальной услуги заявители или лица,уполномоченные ими на основании доверенности, оформленной всоответствии с законодательством Российской Федерации, представляютследующие документы: заявление (запрос) о предоставлении муниципальной услуги; документ, удостоверяющий личность заявителя; доверенность, оформленную в соответствии с законодательствомРоссийской Федерации, и ее копию в случае обращения в архивдоверенного лица заявителя. Документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги,могут быть представлены как в подлинниках, так и в копиях, заверенныхнотариально или уполномоченным органом, предоставляющим услугу. 3.2. Исполнение заявлений (запросов) о предоставлениимуниципальной услуги Ответственным за выполнение данной административной процедурыявляется специалист архива, получивший от начальника архива служебноезадание подготовить необходимую информацию по каждому заявлению(запросу). Основанием для начала административной процедуры являетсяполучение служебного задания. Специалист осуществляет поиск необходимой информации дляисполнения заявления (запроса). Для составления архивной справки, выписки или копии специалистведет поиск необходимой информации в следующей последовательности: 1) по паспорту архива выбирает конкретный фонд; 2) по описям фонда уточняет крайние даты дел, находящихся нахранении в архиве; 3) по описи найденного фонда отмечает номера дел, необходимых дляисполнения данного заявления (запроса); 4) в архивохранилище осуществляет поиск дел; 5) в найденных делах ведет поиск необходимых листов; 6) на обороте бланка заявления (запроса) пишет от руки номерафонда, описи, дела и листов; 7) полученную информацию обрабатывает на компьютере. Архивная справка, архивная выписка и машинописная архивная копияоформляются на бланке архива с обозначением названия документа"Архивная справка", "Архивная выписка", "Архивная копия" и адресуютсянепосредственно заявителю. Текст в архивной справке дается в хронологическойпоследовательности событий с указанием видов архивных документов и ихдат. В архивной справке излагаются сведения, имеющиеся в названныхдокументах и относящиеся к вопросу заявления (запроса). Допускаетсяцитирование архивных документов. Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями,изложенными в заявлении (запросе), не является препятствием длявключения их в архивную справку при условии, если совпадение всехостальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица илифактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справкеэти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивныхдокументах, а расхождения, несовпадения и неточные названия,отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из нихоговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так втексте оригинала"). В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления,комментарии, собственные выводы исполнителя по содержаниюиспользованных документов. Архивная выписка из документа и архивная копия документа выдаютсяв соответствии с заявлением (запросом). Архивная выписка производится только из документа, в которомсодержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Вархивной выписке название архивного документа, его номер и датавоспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документовдолжны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конецкаждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документаотдельных слов обозначаются многоточием. В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующиеоговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных,исправленных, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста.Отдельные слова и выражения оригинала, а также исправления, подчистки,вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так вдокументе", "Так в тексте оригинала". Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивногодокумента копия. На обороте каждого листа архивной копии проставляютсяархивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа.Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяетсяпечатью и подписью начальника архивного документа. После текста архивной справки, выписки или копии указываютсяархивные шифры (номера фондов, описей и дел) и номера листов единицхранения документов, послуживших основанием для их составления. В архивной справке, выписке или копии, объем которой превышаетодин лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы. На оборотекаждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номералистов единиц хранения архивного документа. При отсутствии в отделе архивных документов, необходимых дляисполнения заявления (запроса), готовится отрицательный ответ набланке архива. В нем указывается факт отсутствия в документах архиваинтересующих заявителя сведений, и даются рекомендации, куда следуетобратиться за необходимой информацией. Специалист предоставляет начальнику архива подготовленные имдокументы или письменный отрицательный ответ. Начальник архива рассматривает подготовленные документы илиписьменный отрицательный ответ и подписывает их в течение 1 рабочегодня. Архивная справка, выписка или копия заверяются печатью архива. Рассмотрение заявления (запроса) считается законченным, еслиподготовлены необходимые документы или письменный ответ по существуобращения. 3.3. Направление заявителям результатов оказания муниципальнойуслуги Ответственным за выполнение административной процедуры являетсяспециалист архива, отвечающий за выдачу заявителям результатовоказания муниципальной услуги. Архивная справка, архивная выписка или архивная копия в случаеличного обращения заявителя или его доверенного лица в архив выдаютсяему под расписку при предъявлении паспорта или иного документа,удостоверяющего личность; доверенному лицу - при предъявлениизаверенной доверенности, оформленной в соответствии сзаконодательством Российской Федерации. Получатель архивной справки, выписки или копии расписывается навтором экземпляре получаемого документа, остающемся в делах архива, суказанием данных паспорта или другого документа, удостоверяющеголичность получателя, указывая дату их получения. С согласия заявителя архивная справка, выписка, копия и ответы назаявления (запросы) физических и юридических лиц высылаются по почтепростыми письмами или по эл. почте. Результат рассмотрения заявления (запроса) и дата его исполненияотмечаются в журнале регистрации выдачи архивных справок, копий,выписок из документов. Муниципальная услуга считается предоставленной, если заявителювыдана запрашиваемая документированная информация или данмотивированный ответ об ее отсутствии. 3.4. Результат предоставления муниципальной услуги Результатом предоставления муниципальной услуги являются: информационные письма; архивные справки; архивные копии; архивные выписки; ответы об отсутствии запрашиваемых сведений; рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации; уведомления о направлении соответствующих запросов на исполнениепо принадлежности в другие органы и организации 4. Порядок и формы контроля за предоставлением муниципальнойуслуги Текущий контроль за соблюдением последовательности действий,определенных административными процедурами по предоставлениюмуниципальной услуги, и принятием решений осуществляется начальникархивного управления администрации Мариинского муниципального района,путем проведения проверок соблюдения и исполнения положений настоящегоадминистративного регламента. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услугивключает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушенийправ граждан и организаций, рассмотрение, принятие решений иподготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы нарешения, действия (бездействие) должностных лиц архивного управленияадминистрации Мариинского муниципального района. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушенийправ граждан и организаций, осуществляется привлечение виновных лиц кответственности в соответствии с законодательством РоссийскойФедерации. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основаниигодовых планов работы администрации) и внеплановыми. Проверка можетпроводиться по конкретному обращению заявителя. - 5. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений,осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги 5.1. Действия (бездействие) и решения должностных лиц архивногоуправления осуществляемые (принятые) в ходе предоставлениямуниципальной услуги, могут быть обжалованы потребителем муниципальнойуслуги во внесудебном порядке и (или) в суде. В административном порядке граждане вправе обратиться с жалобойна решение или действие (бездействие), осуществляемое (принятое) входе предоставления муниципальной услуги на основании настоящегоадминистративного регламента (далее - обращение), к Главе Мариинскогорайона по установленной форме. Место обращения заявителя с жалобой - администрация Мариинскогомуниципального района. (ул. Ленина,38, г. Мариинск, Главе Мариинскогорайона) 5.2. Порядок судебного обжалования действий (бездействия) ирешений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальнойуслуги, определяется законодательством Российской Федерации огражданском судопроизводстве и судопроизводстве в арбитражных судах. Место нахождения Мариинского городского суда: ул. Ленина, 7 г.Мариинск Приложение к административному регламенту Анкета - заявителя на предоставление муниципальной услуги Начальнику архивного управления администрации Мариинскогомуниципального района ___________________________________ Ф.И.О. заявителя____________________________________ Домашний адрес: ____________________________________ ____________________________________________________ Паспорт серия ____________________ N _______________ Выдан ______________________________________________ Дата выдачи ________________________________________ Прошу выдать архивную выписку (архивную копию, архивную справку)об отводе земельного участка на гр. Ф.И.О. __________________________________________________________ Адрес земельного уч-ка __________________________________________ N распоряжения ________ дата распоряжения _______________________ Дата "___" _______________ 20__ г. Подпись